Як вести облік НПО протягом року, щоб пройти будь-який аудит без зауважень

Більшість зауважень, які аудитори записують у звіти неприбуткових організацій, виникають не через складні облікові питання, а через те, що документи збиралися постфактум. Первинні документи не вимагали вчасно, витрату не позначили проєктом, таймшити підписали за рік одразу, інвентаризацію не проводили. Кожна з цих речей займає кілька хвилин у момент операції і кілька днів через рік.

Нижче, річний цикл роботи, який робить організацію готовою до перевірки в будь-який момент: аудиту річної звітності, аудиту гранту, spot check донора чи оцінки спроможності.

Що робиться щомісяця

• усі витрати проведені в обліку з аналітикою проєкту і статті бюджету, без «розберемось пізніше»;
• первинні документи зібрані за місяць: договір, рахунок, акт або накладна, платіж;
• підзвітні суми закриті авансовими звітами, залишки повернуті;
• таймшити заповнені та підписані працівниками і керівником;
• зарплата нарахована, податки і єдиний внесок сплачені, розподіл між проєктами розрахований;
• банківські виписки завантажені та звірені із залишками в обліку;
• папка проєкту поповнена документами місяця.

Ключове правило місяця: витрата без документа не проводиться, документ без витрати не залишається без обліку. Якщо документ затримується, у програмі створюється відмітка з очікуваною датою, а не порожнє місце.

Що робиться щокварталу

• звірка залишків цільового фінансування за кожним проєктом з бюджетами і фактично отриманими траншами;
• порівняння факту з бюджетом за статтями і фіксація відхилень, які потребують погодження донора;
• перерахунок курсових різниць за валютними рахунками і залишками;
• перевірка, що адміністративні витрати розподілені за затвердженою методикою;
• звірка розрахунків з основними постачальниками і партнерами;
• підготовка проміжного звіту донору з даних обліку, а не з окремої таблиці.

Квартальна звірка, це момент, коли видно проблему, поки її ще можна виправити: зайва витрата за статтею, невикористаний залишок, помилковий проєкт в аналітиці. Для організацій з кількома грантами саме цей ритм рятує від авралу наприкінці.

Що робиться раз на рік

Період	Дії
Грудень	Інвентаризація основних засобів, запасів, розрахунків, каси; перевірка договорів, що завершуються
Січень	Закриття року в обліку, звірка рахунку цільового фінансування, аналіз незакритих авансів
Лютий	Фінансова звітність, звіт про використання доходів, звірка двох документів між собою
Березень	Аудит річної звітності, робота із запитами аудитора
Квітень	Виправлення за листом керівництва, оновлення політик, публікація річного звіту

Інвентаризація, це пункт, який пропускають найчастіше і за який отримують зауваження майже завжди. Для НПО вона критична через обладнання, куплене за кошти грантів: аудитор перевіряє його наявність фізично.

Папка проєкту: що в ній має бути

Окрема папка на кожен проєкт, у паперовому або електронному вигляді, з однаковою структурою:

• угода з донором, бюджет, усі додатки і письмові зміни;
• реєстраційні документи, якщо проєкт зареєстровано як технічну допомогу;
• закупівлі: запити, пропозиції, порівняння, декларації про конфлікт інтересів, договори;
• витрати за статтями бюджету, а не за датами;
• персонал: договори, накази, таймшити, розрахунки розподілу;
• активи: прибуткові документи, картки, інвентаризація, акти передачі;
• звіти донору і листування щодо погоджень.

Коли папка побудована за статтями бюджету, аудитор і донор знаходять потрібне самостійно, а кількість запитів до бухгалтера падає в рази.

Що має бути затверджено правлінням

Документи, відсутність яких псує враження навіть при бездоганних цифрах: облікова політика, положення про закупівлі з порогами, положення про оплату праці, порядок відрядження і підзвіту, політика конфлікту інтересів, антикорупційна політика, порядок роботи зі скаргами. Це саме той набір, який перевіряють під час оцінки спроможності організації донором.

Скільки часу це забирає насправді

Найчастіше заперечення бухгалтера звучить так: на це немає часу. Практика показує зворотне. Щомісячний блок, це приблизно один робочий день на організацію з трьома-чотирма проєктами: більшість дій виконуються паралельно зі звичайним проведенням документів. Квартальна звірка забирає ще півдня. Разом це близько 15 днів на рік.

Альтернатива, це два-три тижні авралу перед аудитом, коли бухгалтер відновлює документи за минулі періоди, а керівник пояснює донору, чому звіт затримується. При цьому частину документів відновити вже неможливо, і вони перетворюються на зауваження в аудиторському звіті, а іноді на суми, які донор просить повернути.

Ознаки, що облік не витримає перевірки

• витрати проєктів визначаються за випискою наприкінці періоду, а не в обліку;
• звіт донору складається в окремій таблиці і не звіряється з бухгалтерськими даними;
• первинні документи зберігаються в різних місцях і в різних людей;
• таймшити з’являються лише перед аудитом;
• залишок цільового фінансування ніхто не перевіряв з початку проєкту;
• обладнання з грантів немає в обліку основних засобів;
• бухгалтер не бачив грантову угоду і не знає правил донора.

Останній пункт, найпоширеніший. Бухгалтер, який не читав угоду, не може вести облік відповідно до її вимог, і жодна акуратність не компенсує цього.

МК Аудит працює з неприбутковими організаціями з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Ми проводимо аудит звітності та проєктів, а також ведемо бухгалтерський облік НПО з проєктною аналітикою і звітністю донорам, як описано на сторінці бухгалтерія для НПО і бізнесу. Якщо потрібно підготувати організацію до аудиту або навести лад в обліку грантів, залиште заявку: комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.