Аутсорсинг кадрового обліку і кадрове адміністрування

Кадрове діловодство здається другорядним, поки не приходить інспекція праці або не виникає спір із працівником. «МК Аудит» веде кадровий облік громадських організацій, благодійних фондів, донорських проєктів, ТОВ і представництв іноземних компаній у Києві та по всій Україні з 2000 року. Ми беремо на себе підготовку та оформлення всіх кадрових документів відповідно до законодавства України, а керівник отримує порядок у документах і захист від штрафів.

Кадровий облік ми зазвичай ведемо разом із розрахунком заробітної плати, тому накази, табелі та розрахунки не суперечать одне одному. Для НПО оформлюємо працівників за проєктами і готуємо документи, які запитують донори під час аудиту гранту: договори, табелі, посадові інструкції.

Що таке кадрове адміністрування і чим воно відрізняється від HR

Кадрове адміністрування це документальний бік трудових відносин: оформлення прийняття, переведень, відпусток і звільнень, табельний облік, військовий облік, відповіді на запити державних органів і зберігання особових справ. HR займається підбором, адаптацією та мотивацією людей, а адміністрування робить так, щоб кожне кадрове рішення було оформлене правильно і вчасно. Саме цю частину найчастіше передають на аутсорсинг: вона регламентована законом, вимагає уваги до деталей і не залежить від того, чи є в компанії HR-менеджер.

Що входить

• Прийняття на роботу: трудові договори, накази, повідомлення податкової до початку роботи, особові картки, ознайомлення з внутрішніми документами.
• Штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці.
• Зміна умов праці, переведення, суміщення, встановлення неповного робочого часу, дистанційна і надомна робота.
• Табелі обліку робочого часу, графіки відпусток, оформлення щорічних, додаткових і соціальних відпусток, відпусток без збереження зарплати.
• Електронні лікарняні: перевірка, відображення в табелі, передавання даних для розрахунку.
• Відрядження, робота у вихідні та святкові дні, надурочна робота.
• Преміювання, дисциплінарні стягнення, службові розслідування.
• Звільнення працівників і скорочення штату з дотриманням строків попередження та виплат.
• Цивільно-правові договори з фізичними особами та контроль, щоб вони не мали ознак трудових відносин.
• Військовий облік працівників: списки, повідомлення до ТЦК, відповідальна особа, відповіді на запити.
• Супровід перевірок інспекції праці та трудових спорів разом із юристами фірми.

Залежно від стану ваших документів робота може бути разовою або постійною.

Кому потрібно

• Громадським організаціям і благодійним фондам, де працівники оформлені за кількома проєктами і донори вимагають підтвердження робочого часу.
• Донорським проєктам і представництвам міжнародних організацій, які наймають персонал в Україні і мають дотримуватися українського трудового законодавства.
• ТОВ, де кадрами займається бухгалтер або офіс-менеджер без відповідного досвіду.
• Представництвам іноземних компаній, де керівник не завжди перебуває в Україні і документи потрібно оформлювати дистанційно.
• Керівникам, які хочуть бути впевненими, що перевірка інспекції праці не завершиться штрафами.

Військовий облік роботодавця у 2026 році

Це та частина кадрового адміністрування, де помилки коштують найдорожче. Роботодавець зобов’язаний вести військовий облік призовників, військовозобов’язаних і резервістів, призначити відповідальну особу, вести списки і протягом семи днів повідомляти територіальний центр комплектування про прийняття та звільнення таких працівників. З 13 серпня 2026 року повідомлення подається в електронному вигляді через портал Дія, паперовий варіант лишається запасним. Ми ведемо списки, готуємо повідомлення та відповіді на запити, а керівникові пояснюємо, що саме потрібно підписати і коли. Окремо можна передати лише військовий облік, якщо решту кадрів веде ваш працівник.

Дистанційна робота і працівники за кордоном

Після 2022 року частина працівників багатьох організацій працює з інших міст і країн. Для них оформлюється дистанційна робота: додаткова угода або наказ, порядок обліку робочого часу, правила зв’язку і звітності. Трудовий договір, зарплата і податки лишаються українськими. Коли працівник живе за кордоном довше ніж пів року, у нього і в роботодавця можуть з’явитися обов’язки в іншій країні; ми позначаємо такі випадки і за потреби залучаємо фірму DFK International у відповідній країні.

Як проходить робота

1. Заявка і пропозиція. Ви повідомляєте кількість працівників і стан кадрових документів. Протягом 1 дня надсилаємо комерційну пропозицію.
2. Договір і чек-лист. Підписуємо договір із зобов’язанням про конфіденційність, передаємо перелік документів для передачі.
3. Виконання. Перевіряємо наявні документи, відновлюємо відсутні, далі оформлюємо всі кадрові події за заявками керівника.
4. Результат і підтримка. Ви отримуєте впорядковані кадрові справи, а фахівець відповідає на запитання щодо трудового законодавства.

Документи, які знадобляться

• статут і наказ про призначення керівника;
• штатний розпис, положення про оплату праці, правила внутрішнього трудового розпорядку;
• трудові договори, накази та особові картки наявних працівників;
• табелі і графіки відпусток за поточний рік;
• цивільно-правові договори з фізичними особами;
• списки працівників для військового обліку;
• для НПО: перелік проєктів і розподіл працівників за ними.

Строки

Кадровий аудит і наведення ладу в документах займають від одного до трьох тижнів залежно від чисельності штату. Постійне обслуговування починається з наступного місяця після підписання договору, документи за кадровими подіями готуємо протягом одного-двох робочих днів після заявки.

Вартість послуг кадрового обліку

Ціна залежить від чисельності працівників, плинності кадрів, кількості проєктів у НПО, наявності військового обліку і від того, чи ведемо ми водночас зарплату. Комерційну пропозицію готуємо після ознайомлення із завданням: залиште заявку у формі нижче, відповідь протягом 1 робочого дня.