Підготовка неприбуткової організації до аудиту
Окрема робота перед аудитом: ми дивимося облік, документи і процедури очима аудитора і кажемо, що донор зніме або про що напише в листі керівництву. Різниця в тому, що на цьому етапі все ще можна виправити: донести документ, погодити відхилення, переробити протокол закупівлі. Після початку аудиту такої можливості вже немає.
Підготовка до аудиту це передперевірка власними силами або із зовнішнім консультантом. Мета одна: знайти проблемні місця до того, як їх знайде аудитор донора, поки їх ще можна закрити. Займає від одного до двох тижнів і коштує суттєво менше, ніж знята донором сума витрат.
Що коштує організації непідготовлений аудит
Донор не приймає витрату без документа або поза правилами закупівель і вимагає повернути суму. Це найдорожчий наслідок і найчастіший.
Навіть якщо гроші не знімають, зауваження лишається у звіті й переходить до наступного циклу оцінки партнера. Наступного року його згадають.
Аудитор чекає документи, строки зсуваються, звіт донору подається з запізненням. Іноді це впливає на наступний транш.
Що ми перевіряємо
Облікові політики і внутрішні процедури
Чи є письмова облікова політика, положення про закупівлі, порядок оплати праці та відряджень. Чи відповідають вони тому, що фактично робиться. Відсутність письмових правил це перше, що фіксує будь-який перевіряльник.
Звірка звіту донору з обліком
Беремо поданий звіт і оборотно-сальдову відомість за проєктом і зводимо їх до копійки. Розбіжність між звітом і обліком це найгірше зауваження, бо воно ставить під сумнів усі цифри.
Закупівлі
Перевіряємо пороги донора, наявність пропозицій, протоколи вибору, договори і декларації про конфлікт інтересів. Дивимося, чи не роздроблена закупівля, щоб уникнути порогу.
Персонал і таймшити
Договори з часткою в проєкті, таймшити з підписами, звірка сум у таймшитах із відомостями нарахування. Таймшити, підписані заднім числом одним днем, знімають довіру до всієї статті витрат.
Податкові ризики
Де може виникнути ПДФО і військовий збір, коли компенсація працівнику стає доходом, чи не створюють операції об’єкта оподаткування ПДВ, чи немає ризику втратити ознаку неприбутковості. Докладніше: ознака неприбутковості.
Спільні витрати і активи
Чи затверджений ключ розподілу оренди і адміністративного персоналу між проєктами. Чи є перелік обладнання з інвентарними номерами і чи зрозуміло, де воно фізично.
Три кроки за один або два тижні
Ви передаєте угоду, бюджет, звіти донору, оборотні відомості за проєктом і папку первинних документів. Працюємо дистанційно через захищений обмін.
Проходимо шість блоків вище. Кожну знахідку формулюємо так, як її напише аудитор, і поруч кладемо спосіб закрити: донести документ, оформити наказ, погодити відхилення з донором.
Відповідаємо на питання, поки ви закриваєте пункти, і за потреби перевіряємо повторно перед приходом аудитора.
Хто робить підготовку і хто аудит
Якщо аудит вашого проєкту проводимо ми, підготовку робить інша фірма, і навпаки. Аудитор не може перевіряти результат власної роботи. Тому підготовка це послуга для тих, у кого аудитор уже визначений або призначений донором. Ми кажемо про це на першій зустрічі, щоб потім не довелося переграватися. Що саме перевіряє аудитор, описано на сторінках аудит гранту і вимоги донорів до аудиту. Повний чек-лист документів є у статті як підготуватися до аудиту гранту.
Що запитують найчастіше
Коли починати підготовку до аудиту?
Оптимально за півтора або два місяці до приходу аудитора. Тоді лишається час донести документи і, якщо потрібно, погодити відхилення з донором. За тиждень до аудиту встигнути можна далеко не все.
Скільки коштує підготовка до аудиту НПО?
Залежить від кількості проєктів, обсягу операцій і стану документів. Пропозицію надсилаємо після ознайомлення із завданням, зазвичай протягом одного робочого дня. У більшості випадків сума менша за витрати, які зазвичай знімає донор.
Ви можете зробити і підготовку, і аудит?
Ні, це порушує незалежність. Якщо аудит робимо ми, підготовку має робити інша фірма. Ми одразу говоримо, що з цього доступне у вашій ситуації.
Що на виході?
Перелік знахідок з формулюваннями, як їх напише аудитор, оцінкою ризику по кожній і конкретним способом закрити. Плюс короткий висновок для правління чи директора.
Чи працюєте дистанційно?
Так, майже завжди. Виїзд потрібен лише для перевірки наявності обладнання, і то не в кожному випадку.
Отримати пропозицію
Напишіть, який донор і коли планується аудит. Відповідаємо протягом 1 робочого дня.