Відновлення обліку громадської організації, якщо бухгалтера не було

Що означає відновлення обліку в громадській організації

Відновлення обліку це побудова бухгалтерії організації з дати її реєстрації за банківськими виписками і первинними документами, так ніби облік вели від початку. Громадській організації чи благодійному фонду його треба зробити до подання річної звітності і до будь-якого аудиту гранту, бо обидва спираються на облікові регістри, яких без бухгалтера просто немає.

Типова ситуація виглядає так. Організацію зареєстрували кілька місяців тому, вона отримала ознаку неприбутковості 0032, операцій небагато: членські внески, кілька пожертв, перший грант у валюті. Бухгалтера не було з самого початку, виписки банку і договори зібрані в одній папці. Тепер треба привести все до ладу і закрити рік. Таке звернення ми отримуємо часто, і що раніше починається робота, то менше потім уточнюючих звітів і перерахунків.

Чому відновлювати треба до річної звітності і до аудиту гранту

Річна фінансова звітність і звіт про використання доходів неприбуткової організації складаються на основі облікових регістрів. Якщо регістрів немає, цифри у звітах нічим не підтверджені, а податкова, перевіряючи неприбутковий статус, дивиться саме на них.

З донором так само. Аудитор гранту починає з оборотно-сальдової відомості в розрізі проєкту і звірки надходжень з банком. Коли облік відновлюють паралельно з аудитом, строки зсуваються, а у звіті аудитора з’являються зауваження, яких можна було уникнути.

Які ризики, якщо облік не відновити

Втрата ознаки неприбутковості. Якщо податкова виявить використання доходів не на статутні цілі, організацію можуть виключити з Реєстру неприбуткових установ і організацій, і вона стане платником податку на прибуток. Надходження, яких немає у звітності і походження яких організація не може пояснити, теж стають приводом для питань. Докладніше в матеріалі про ознаку неприбутковості у 2026 році.
Штрафи за неподані звіти. Частину звітів подають навіть тоді, коли операцій не було. Окремий штраф невеликий, але за повторні порушення суми зростають, а пропущені звіти накопичуються з кожним кварталом.
Питання донора. Донор хоче бачити, що кошти гранту обліковані окремо і кожна витрата має документ. Якщо облік складають заднім числом під час звітування, донор може попросити додаткові пояснення або відкласти наступний транш.
Відповідальність керівника. За Законом про бухгалтерський облік і фінансову звітність організацію обліку забезпечує керівник або уповноважений орган. Відсутність бухгалтера цього обов’язку не знімає.

Як відбувається відновлення: крок за кроком

Послідовність однакова для громадської організації і благодійного фонду, відрізняється обсяг. У молодої організації з одним грантом це кілька десятків операцій, у фонду з кількома проєктами за кілька років це тисячі. Так ми проводимо відновлення бухгалтерського обліку для неприбуткових організацій.

Збір виписок і документів. Банківські виписки по всіх рахунках з дати відкриття, зокрема валютних, договори, акти, накладні, видаткові документи, грантова угода з бюджетом, статут і рішення органів управління.
Розподіл надходжень за видами. Кожне надходження відносимо до однієї з груп: членські внески, благодійні пожертви, гранти, цільове фінансування, інші доходи. Від цього залежать бухгалтерські проводки, податковий статус і звіт про використання доходів.
Облікова політика. Готуємо наказ про облікову політику з дати реєстрації: які рахунки застосовуються, як ведеться аналітика за проєктами, як визнається дохід від цільових надходжень, як розподіляються спільні витрати між проєктами, який поріг для малоцінних необоротних активів.
План рахунків і аналітика. Цільові надходження обліковуємо на рахунку 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» з аналітикою за кожним джерелом і проєктом. Тоді залишок невикористаних коштів гранту видно на будь-яку дату.
Грант у валюті. Залишки на валютному рахунку перераховуються за курсом НБУ, тому виникають курсові різниці. Їх треба показати так, як вимагають НП(С)БО, і водночас так, як очікує донор, а ці підходи не завжди збігаються. Окремо про це в статті курсові різниці у грантовому проєкті.
Майно, отримане безоплатно. Техніку, меблі і матеріали, отримані як благодійна допомога, оприбутковуємо за справедливою вартістю на підставі актів приймання. Для необоротних активів дохід визнається поступово, разом з нарахуванням амортизації.
Зарплата і цивільно-правові договори. Перевіряємо трудові договори, накази, табелі, нарахування ПДФО, військового збору і ЄСВ, подання зарплатної звітності. Договори ЦПХ дивимося окремо: чи немає в них ознак трудових відносин.
Відновлення регістрів. Проводимо всі операції в обліковій програмі, формуємо оборотно-сальдові відомості, звіряємо залишки з банком і контрагентами, проводимо інвентаризацію майна.
Пропущені й нульові звіти. Визначаємо, які звіти організація мала подавати за період, і подаємо пропущені. Якщо в раніше поданих звітах є помилки, готуємо уточнюючі.
Річна звітність. Складаємо фінансову звітність за рік і звіт про використання доходів неприбуткової організації, які подаються до податкової разом.

Що робити, якщо документів не вистачає

Неповний пакет документів це звичайна ситуація для організації без бухгалтера. З ним працюють так.

Банк. Виписки і копії платіжних інструкцій банк надає на запит за будь-який період. Виписка підтверджує рух коштів, але не замінює первинний документ на витрату.
Контрагенти. Постачальникам і виконавцям надсилаємо запити на копії актів і накладних, а також акти звірки взаєморозрахунків.
Донор. Підписана грантова угода, затверджений бюджет і листування щодо змін бюджету теж є підставою для облікових записів.
Внутрішні документи. Якщо операція відбулася, а документ отримати неможливо, складаємо акт або пояснювальну записку за підписом керівника з описом операції і посиланням на банківську виписку.
Втрачені документи. Якщо документи існували, але були втрачені чи знищені, Податковий кодекс передбачає окремий порядок дій з повідомленням податкової. Це інша ситуація, ніж документи, яких не складали взагалі.

Витрати без первинних документів донор оцінює окремо, і частину з них може визнати неприйнятними. Тому документи по коштах гранту збираємо в першу чергу.

Скільки часу це займає і від чого залежить

Строк і вартість залежать від кількості місяців, які треба відновити, кількості операцій і рахунків, числа проєктів і донорів, наявності валютних операцій і найманих працівників, а також від стану документів. Організація, зареєстрована кілька місяців тому, з одним грантом і повним пакетом виписок, зазвичай потребує кількох тижнів роботи. Кілька років діяльності і проєкти різних донорів займають більше. Точний обсяг ми називаємо після того, як побачимо виписки і перелік договорів.

Що організація отримує в результаті

Облікову політику, затверджену з дати реєстрації.
Відновлені регістри з аналітикою за джерелами фінансування і проєктами.
Звірені залишки на рахунках, з контрагентами і з донором.
Подані пропущені звіти і календар того, що і коли подавати далі.
Річну фінансову звітність і звіт про використання доходів, готові до подання.
Перелік зауважень: де бракує документів, які ризики залишилися і що з ними робити.

З таким обліком організація може йти на аудит гранту і подавати заявки новим донорам, які на етапі оцінки просять фінансову звітність.

Як не допустити цього знову

Бухгалтер з першого дня. Штатний, на аутсорсингу або на частину ставки, але з дати реєстрації. Відновлювати облік зазвичай довше і дорожче, ніж вести його поточно.
Документ на кожну операцію. Правило для всієї команди: жодної оплати без договору, рахунку і акта або накладної.
Окремий облік кожного гранту з першого надходження, за статтями бюджету донора.
Календар звітності з датами податкових, зарплатних і донорських звітів.
Щомісячна звірка банківських виписок з обліком.

Якщо штатного бухгалтера організація поки не планує, облік можна передати зовнішній команді. Ми ведемо бухгалтерський супровід після відновлення для громадських організацій, фондів і бізнесу.

Облік у громадській організації: що читати

Чи обов’язково вести облік, якщо операцій було кілька

Так. Закон про бухгалтерський облік і фінансову звітність не встановлює мінімального обсягу операцій. Неприбуткова організація подає річну фінансову звітність і звіт про використання доходів незалежно від того, скільки операцій було за рік.

Що робити, якщо організація вже подавала нульову звітність

Після відновлення порівнюємо подані звіти з даними обліку. Помилки в податковій звітності виправляються уточнюючими розрахунками, помилки фінансової звітності виправляються у звітності наступного періоду за правилами НП(С)БО.

Чи може відновлення обліку вплинути на ознаку неприбутковості

Саме відновлення статус не змінює. Воно показує, чи використовувалися доходи на статутні цілі. Якщо проблема є, організація дізнається про неї раніше за податкову і має час її виправити.

Хто підписує відновлену звітність, якщо бухгалтера не було

Керівник організації і особа, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку. Якщо облік передано за договором зовнішній фірмі, це фіксується в договорі і в наказі про облікову політику.

Чи можна відновлювати облік паралельно з аудитом гранту

Технічно так, але аудитор не почне перевірку без оборотно-сальдової відомості за проєктом. Тому відновлення варто завершити хоча б у частині коштів гранту. Якщо облік відновлюємо ми, аудит того самого гранту проводить інший аудитор: цього вимагають правила незалежності.

Якщо облік треба відновити

Ми з 2000 року ведемо бухгалтерію і проводимо аудит громадських організацій, благодійних фондів і грантових проєктів. Напишіть дату реєстрації організації, кількість рахунків і грантів та чи є наймані працівники, і ми скажемо, з чого почати. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.