Мікрооцінка партнера за методикою HACT
Перед тим як переказати організації значні кошти, агенція ООН оцінює її здатність ними керувати. Це не аудит звітності, а перевірка систем: обліку, закупівель, внутрішнього контролю, управління коштами і звітності. Результат визначає рівень ризику партнера, а від нього залежить форма переказу, розмір траншів і кількість перевірок протягом року.
Мікрооцінка за HACT це оцінка спроможності партнера, яку агенції ООН проводять до великих переказів. Перевіряються п’ять сфер: облік, закупівлі, внутрішній контроль, управління коштами і звітність. За підсумком партнер отримує рівень ризику, який визначає форму фінансування і частоту подальших перевірок.
Навіщо агенції ООН мікрооцінка
HACT це узгоджений підхід агенцій ООН до переказу коштів партнерам, які реалізують проєкти. Замість того щоб перевіряти всіх однаково, агенція спочатку оцінює кожного партнера, а потім вибудовує під нього режим роботи. Організація з низьким ризиком отримує кошти авансом і рідше перевіряється. Організація з високим ризиком отримує відшкодування за фактом витрат, менші транші і більше перевірок протягом року.
Громадські організації, благодійні фонди і державні установи, які отримують від агенції ООН кошти понад визначений поріг за рік.
До початку співпраці або до першого великого переказу. Повторюється, коли змінюється обсяг фінансування або структура організації.
Незалежна аудиторська фірма, яку залучає агенція або сам партнер за погодженням. Оцінювач не може бути тим, хто веде облік організації.
П’ять сфер, які перевіряють
Управління організацією
Статут, структура, повноваження правління і виконавчого директора, розподіл обов’язків, кадрова політика, наявність письмових процедур і того, хто за що відповідає.
Бухгалтерський облік
Облікова політика, програмне забезпечення, план рахунків, облік за проєктами, розподіл спільних витрат, збереження первинних документів, закриття періодів.
Закупівлі
Письмова процедура, пороги, кількість пропозицій, протоколи вибору, конфлікт інтересів, договори, приймання робіт і товарів.
Управління коштами
Банківські рахунки, право підпису, розділення обов’язків між тим, хто ініціює і хто підтверджує платіж, каса, планування грошових потоків, валютні операції.
Звітність і аудит
Як складаються звіти донорам, хто їх перевіряє перед подачею, чи звірені вони з обліком, які висновки давали попередні аудитори і що з ними зробили.
Рівень ризику і план дій
За кожною сферою оцінювач фіксує знахідки і дає рекомендації. Разом вони складаються в рівень ризику і перелік того, що організації варто виправити до наступної оцінки.
Що підготувати заздалегідь
Облікова політика, положення про закупівлі, положення про оплату праці, порядок відряджень. Відсутність письмових правил знижує оцінку найсильніше.
Статут, витяг з реєстру, рішення про склад правління, накази про призначення, ознака неприбутковості, штатний розпис.
Оборотно-сальдові відомості, облік за проєктами, звіти донорам за останні періоди, фінансова і податкова звітність.
Звіти аудиторів і листи керівництву за попередні роки разом із підтвердженням того, що зауваження виправлені.
Що найчастіше знижує оцінку
Правила є в головах, але не на папері. Оцінювач фіксує це як слабкий контроль, навіть якщо на практиці все робиться правильно.
Той самий працівник готує платіж, підписує і відображає в обліку. Розділення обов’язків це базова вимога.
Витрати за грантами не відокремлені в обліку, а звіт донору складається вручну в таблиці. Звірка стає неможливою.
Немає порогів і протоколів, постачальник обраний без пропозицій. Найчастіша знахідка після відсутності письмових правил.
Оренда і адміністративний персонал розподілені між проєктами без затвердженої методики розподілу.
Попередній аудитор написав ті самі проблеми, і нічого не змінилося. Для оцінювача це сигнал про ставлення керівництва.
Якщо оцінка попереду, а більшість пунктів вище про вас, має сенс спочатку привести систему в порядок. Ми робимо це окремою роботою: дивимося облік, документи і процедури і даємо перелік того, що виправити, ще до приходу оцінювача. Дивіться також оцінка спроможності організації донором і аудит проєктів ООН за HACT.
Що запитують найчастіше
Чим мікрооцінка відрізняється від аудиту проєкту?
Аудит перевіряє, чи правильно витрачені кошти за минулий період. Мікрооцінка дивиться вперед: чи здатна організація правильно керувати коштами, які їй тільки збираються переказати. Предмет перевірки різний, і звіти теж різні.
Хто замовляє мікрооцінку, агенція чи ми?
Буває по-різному. Часто агенція залучає оцінювача сама, іноді просить партнера організувати оцінку за погодженим переліком вимог. У другому випадку звертайтеся до нас із листом агенції.
Чи можна підготуватися до мікрооцінки?
Так, і це найдешевший спосіб отримати кращий рівень ризику. Більшість знахідок стосується відсутніх письмових процедур і розподілу обов’язків, а це виправляється за кілька тижнів.
Скільки триває мікрооцінка?
Зазвичай від двох до трьох тижнів залежно від кількості проєктів і стану документів. Значну частину роботи можна зробити дистанційно.
Ви робите оцінку і аудит тієї самої організації?
Це вирішує агенція: в окремих випадках оцінювач і аудитор мають бути різними. Ми питаємо про це на старті, щоб потім не довелося переробляти.
Отримати пропозицію
Напишіть, яка агенція проводить оцінку і в які строки. Відповідаємо протягом 1 робочого дня.