Как вести учёт НКО в течение года, чтобы пройти любой аудит без замечаний

Большинство замечаний, которые аудиторы записывают в отчёты неприбыльных организаций, возникают не из-за сложных учётных вопросов, а из-за того, что документы собирались постфактум. Первичные документы не требовали вовремя, расход не отметили проектом, таймшиты подписали за год сразу, инвентаризацию не проводили. Каждая из этих вещей занимает несколько минут в момент операции и несколько дней через год.

Ниже, годовой цикл работы, который делает организацию готовой к проверке в любой момент: аудиту годовой отчётности, аудиту гранта, spot check донора или оценке способности.

Что делается ежемесячно

• все расходы проведены в учёте с аналитикой проекта и статьи бюджета, без «разберёмся позже»;
• первичные документы собраны за месяц: договор, счёт, акт или накладная, платёж;
• подотчётные суммы закрыты авансовыми отчётами, остатки возвращены;
• таймшиты заполнены и подписаны работниками и руководителем;
• зарплата начислена, налоги и единый взнос уплачены, распределение между проектами рассчитано;
• банковские выписки загружены и сверены с остатками в учёте;
• папка проекта пополнена документами месяца.

Ключевое правило месяца: расход без документа не проводится, документ без расхода не остаётся без учёта. Если документ задерживается, в программе создаётся отметка с ожидаемой датой, а не пустое место.

Что делается ежеквартально

• сверка остатков целевого финансирования по каждому проекту с бюджетами и фактически полученными траншами;
• сравнение факта с бюджетом по статьям и фиксация отклонений, требующих согласования донора;
• пересчёт курсовых разниц по валютным счетам и остаткам;
• проверка, что административные расходы распределены по утверждённой методике;
• сверка расчётов с основными поставщиками и партнёрами;
• подготовка промежуточного отчёта донору из данных учёта, а не из отдельной таблицы.

Квартальная сверка, это момент, когда видна проблема, пока её ещё можно исправить: лишний расход по статье, неиспользованный остаток, ошибочный проект в аналитике. Для организаций с несколькими грантами именно этот ритм спасает от аврала в конце.

Что делается раз в год

Период	Действия
Декабрь	Инвентаризация основных средств, запасов, расчётов, кассы; проверка завершающихся договоров
Январь	Закрытие года в учёте, сверка счёта целевого финансирования, анализ незакрытых авансов
Февраль	Финансовая отчётность, отчёт об использовании доходов, сверка двух документов между собой
Март	Аудит годовой отчётности, работа с запросами аудитора
Апрель	Исправления по письму руководству, обновление политик, публикация годового отчёта

Инвентаризация, это пункт, который пропускают чаще всего и за который получают замечания почти всегда. Для НКО она критична из-за оборудования, купленного за средства грантов: аудитор проверяет его наличие физически.

Папка проекта: что в ней должно быть

Отдельная папка на каждый проект, в бумажном или электронном виде, с одинаковой структурой:

• соглашение с донором, бюджет, все приложения и письменные изменения;
• регистрационные документы, если проект зарегистрирован как техническая помощь;
• закупки: запросы, предложения, сравнение, декларации о конфликте интересов, договоры;
• расходы по статьям бюджета, а не по датам;
• персонал: договоры, приказы, таймшиты, расчёты распределения;
• активы: приходные документы, карточки, инвентаризация, акты передачи;
• отчёты донору и переписка о согласованиях.

Когда папка построена по статьям бюджета, аудитор и донор находят нужное самостоятельно, а количество запросов к бухгалтеру падает в разы.

Что должно быть утверждено правлением

Документы, отсутствие которых портит впечатление даже при безупречных цифрах: учётная политика, положение о закупках с порогами, положение об оплате труда, порядок командировок и подотчёта, политика конфликта интересов, антикоррупционная политика, порядок работы с жалобами. Это именно тот набор, который проверяют во время оценки способности организации донором.

Признаки, что учёт не выдержит проверки

• расходы проектов определяются по выписке в конце периода, а не в учёте;
• отчёт донору составляется в отдельной таблице и не сверяется с бухгалтерскими данными;
• первичные документы хранятся в разных местах и у разных людей;
• таймшиты появляются только перед аудитом;
• остаток целевого финансирования никто не проверял с начала проекта;
• оборудования из грантов нет в учёте основных средств;
• бухгалтер не видел грантовое соглашение и не знает правил донора.

Последний пункт, самый распространённый. Бухгалтер, не читавший соглашение, не может вести учёт в соответствии с его требованиями, и никакая аккуратность этого не компенсирует.

МК Аудит работает с неприбыльными организациями с 2000 года, входит в реестр аудиторов ОСНАД (№4624) и в сеть DFK International. Мы проводим аудит отчётности и проектов, а также ведём бухгалтерский учёт НКО с проектной аналитикой и отчётностью донорам, как описано на странице бухгалтерия для НПО и бизнеса. Если нужно подготовить организацию к аудиту или навести порядок в учёте грантов, оставьте заявку: коммерческое предложение после ознакомления с заданием, ответ в течение 1 дня.