Аудит бенефіціара міжнародної технічної допомоги: реєстрація проєкту, пільги, перевірки

Міжнародна технічна допомога, це ресурси, які партнери-донори надають Україні безоплатно для досягнення цілей, визначених програмами співробітництва. Для організації, яка отримує таку допомогу, ключове поняття, це статус бенефіціара або реципієнта: він відкриває доступ до податкових пільг, але водночас додає окремий шар звітності та перевірок, якого немає у звичайному гранті.

Нижче пояснюємо, як влаштована реєстрація проєктів МТД, які пільги отримує бенефіціар, які документи підтверджують цільове використання коштів і що саме перевіряє аудитор такого проєкту.

Хто є реципієнтом, а хто бенефіціаром

У проєкті технічної допомоги розрізняють дві ролі. Реципієнт, це резидент України, який безпосередньо одержує допомогу за проєктом: громадська організація, фонд, підприємство, установа. Бенефіціар, це центральний або місцевий орган влади, зацікавлений у результатах проєкту і відповідальний за його впровадження в державній політиці.

Практичний наслідок для бухгалтера простий: пільги і зобов’язання зі звітності стосуються насамперед реципієнта, а бенефіціар підтверджує суспільну значущість проєкту при реєстрації. У документах донорів обидва терміни часто вживаються як синоніми, тому в договорі та в реєстраційній картці варто перевірити, ким саме записана ваша організація.

Реєстрація проєкту в Мінекономіки

Проєкт технічної допомоги реєструється в Міністерстві економіки України. Без реєстраційної картки податкові пільги не діють, а витрати за проєктом оподатковуються на загальних підставах. До пакета зазвичай входять:

• заявка встановленої форми та копія контракту або грантової угоди з донором;
• інформація про виконавця, реципієнта і бенефіціара з підтвердженням їхнього статусу;
• план закупівлі товарів, робіт і послуг, що придбаваються за кошти МТД;
• лист-підтримка від державного органу, що виступає бенефіціаром.

Реєстраційна картка видається на строк дії проєкту, а при зміні бюджету, переліку закупівель чи строків її потрібно перереєструвати. Найчастіша помилка: організація витрачає кошти за позиціями, яких немає в затвердженому плані закупівлі, і згодом не може підтвердити право на пільгу.

Які пільги дає статус

Основні пільги, передбачені для зареєстрованих проєктів МТД, такі:

• звільнення від ПДВ операцій з постачання товарів і послуг, що фінансуються за рахунок МТД, у межах затвердженого плану закупівлі;
• звільнення від оподаткування коштів допомоги в частині податку на прибуток для неприбуткових організацій, за умови використання за цільовим призначенням;
• звільнення від мита при ввезенні обладнання, передбаченого проєктом.

Кожна пільга працює лише разом з документами: реєстраційною карткою, планом закупівлі, договорами з посиланням на проєкт і первинними документами з відповідним записом. Постачальник, який виписує накладну без позначки про операцію за кошти МТД, фактично позбавляє реципієнта права на звільнення від ПДВ.

Що перевіряє аудитор проєкту МТД

Перевірка проєкту технічної допомоги поєднує звичайний аудит витрат донорського проєкту з перевіркою умов, за яких діють пільги. Аудитор дивиться на такі блоки.

Відповідність витрат бюджету і плану закупівлі

Звіряються фактичні витрати з бюджетом проєкту та із зареєстрованим планом закупівлі. Витрати поза планом не лише є питанням до донора, а й ризиком донарахування ПДВ.

Процедури закупівель

Перевіряється, чи дотримано порядок відбору постачальників, встановлений донором: збір цінових пропозицій, обґрунтування вибору, відсутність конфлікту інтересів, договори і акти. Детальніше про цей блок ми пишемо у статті про перевірку закупівель у грантовому проєкті.

Облік і аналітика

Кошти МТД мають обліковуватися відокремлено, з аналітикою за проєктом і статтями бюджету, зазвичай на рахунку 48. Аудитор перевіряє, що витрати проєкту не змішані з іншою діяльністю організації і що залишок невикористаних коштів на дату звіту підтверджений банківською випискою.

Персонал

Перевіряються трудові та цивільно-правові договори, табелі й таймшити, розподіл часу між проєктами, нарахування податків і єдиного внеску.

Обладнання і його подальша доля

Техніка, придбана за кошти проєкту, має бути оприбуткована, промаркована, інвентаризована, а після завершення проєкту передана згідно з умовами угоди. Відсутність акта передачі, це типове зауваження при закритті.

Документи, які варто мати в папці проєкту

Блок	Документи
Статус проєкту	Реєстраційна картка, план закупівлі, листування з Мінекономіки, зміни до картки
Угода	Контракт з донором, додатки, бюджет, зміни, схвалені донором
Витрати	Договори, рахунки, накладні, акти, платіжні документи, банківські виписки
Закупівлі	Запити пропозицій, отримані пропозиції, протоколи вибору, обґрунтування
Персонал	Договори, накази, табелі, таймшити, розрахункові відомості, звітність з ЄСВ і ПДФО
Активи	Прибуткові документи, картки обліку, інвентаризація, акти передачі
Звітність	Проміжні та фінальні звіти донору, звіт про виконання плану закупівлі

Типові проблеми реципієнтів

• витрати почалися до дати реєстрації проєкту, і пільга на них не поширюється;
• фактичні закупівлі відрізняються від зареєстрованого плану, зміни вчасно не внесені;
• постачальник виставив документи з ПДВ, податок сплачено з коштів гранту і не відшкодовано;
• немає окремої аналітики, витрати проєкту перемішані з іншою діяльністю;
• обладнання не передано після завершення проєкту або передано без акта;
• звіт донору складено у форматі бюджету, але не звіряється з даними бухгалтерського обліку.

Коли замовляти аудит

Донори зазвичай вимагають аудит за підсумками кожного року реалізації або при закритті проєкту. Практично корисніше провести проміжну перевірку на етапі, коли витрачено приблизно половину бюджету: тоді зауваження ще можна виправити, а не фіксувати у фінальному звіті. Про порядок дій наприкінці проєкту ми пишемо у статті про фінальний аудит проєкту при закритті, а загальний огляд форматів перевірки, це сторінка аудит проєктів.

МК Аудит працює з донорськими проєктами і проєктами технічної допомоги з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Ми готуємо звіти українською та англійською і за потреби у шаблоні донора. Якщо у вас є проєкт МТД і вимога донора щодо аудиту, залиште заявку: комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.