Кадровий аудит: перевірка кадрової документації та кадрового обліку
Незалежний кадровий аудит підприємства: перевіряємо трудові договори, накази, штатний розпис, табелі, відпустки, військовий облік і персональні дані. Ви отримуєте перелік порушень із посиланнями на норму закону, оцінку суми можливих штрафів і покроковий план виправлення. Аудиторська фірма з 2000 року, реєстр ОСНАД №4624, член DFK International.
- Аудит кадрової документації: договори, накази, особові справи, трудові книжки
- Перевірка кадрового обліку: штатний розпис, табелі, графік відпусток
- Оплата праці: індексація, доплати, надурочні, розрахунок при звільненні
- Військовий облік і бронювання, персональні дані працівників
- Звіт із переліком порушень, оцінкою штрафів і планом виправлення
П’ять ситуацій, коли потрібен аудит кадрової документації
Очікується перевірка Держпраці або податкової
Штрафи за порушення трудового законодавства рахуються за кожного працівника окремо і швидко перетворюються на суттєву суму. Перевірка кадрових документів заздалегідь дозволяє виправити те, що ще можна виправити.
Зміна відповідального за кадри
Кадровий аудит на підприємстві фіксує стан документів на дату передачі справ. Новий співробітник не успадковує чужі помилки, а старий не відповідає за те, що зроблять після нього.
Перевірка перед аудитом проєкту
У донорських проєктах витрати на персонал перевіряють особливо ретельно: договори, таймшити, розподіл зарплати між проєктами. Аудит кадрового обліку знімає ці питання до приходу аудитора проєкту.
Конфлікт із працівником або суд
У спорі про звільнення чи оплату праці все вирішують документи. Незалежна перевірка показує, наскільки міцна позиція компанії, ще до того, як позов подано.
Due diligence перед угодою
Приховані зобов’язання перед працівниками і накопичені штрафні ризики впливають на ціну компанії. Кадровий блок входить у перевірку бізнесу перед покупкою.
Штат виріс, а документи ні
Коли компанія швидко наймає людей, кадрове діловодство відстає. Аудит показує, що саме треба привести в порядок у першу чергу, а що зачекає.
Сім блоків аудиту кадрового обліку
Заяви, накази, трудові договори і контракти, повідомлення податкової про прийняття, ознайомлення з посадовою інструкцією і правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Комплектність особових справ, ведення трудових книжок і записів в електронному реєстрі, зберігання копій документів працівників.
Чинний штатний розпис, накази про зміни, переведення, суміщення, зміну істотних умов праці та строки попередження працівників.
Табелі обліку робочого часу, графік відпусток, накази на відпустки, облік невикористаних днів, надурочні та робота у вихідні.
Відповідність окладів штатному розпису, індексація, доплати і надбавки, розрахунок відпускних і лікарняних, остаточний розрахунок при звільненні.
Підстави, дотримання процедури і строків, накази, розрахунок, видача документів. Найбільш ризикований блок з погляду судових спорів.
Списки військовозобов’язаних, повідомлення ТЦК, документи на бронювання, згоди на обробку персональних даних і порядок їх зберігання.
Звіт, з яким можна працювати, а не просто читати
Кожне зауваження супроводжується посиланням на статтю Кодексу законів про працю або іншого акта, щоб юрист і кадровик бачили підставу, а не думку аудитора.
Для кожного порушення показуємо, який штраф передбачено і на скільки працівників він може бути нарахований. Це дозволяє визначити черговість виправлень.
Що зробити цього тижня, що до кінця місяця, а що вимагає зміни внутрішніх документів. За потреби готуємо зразки наказів і положень.
Чотири кроки без сюрпризів у кінці
Уточнюємо кількість працівників, наявність філій і особливості діяльності, надсилаємо комерційну пропозицію і план перевірки.
Перелік документів за кожним блоком. Захищений обмін файлами, перевірка дистанційно по всій Україні.
Питання ставимо по ходу, щоб ви встигли донести документи. Про критичні порушення повідомляємо одразу, не чекаючи звіту.
Звіт із порушеннями, оцінкою штрафів і планом виправлення. Відповідаємо на питання під час виправлення документів.
Що запитують найчастіше
Скільки коштує кадровий аудит?
Ціна залежить від кількості працівників, наявності філій і глибини перевірки: суцільна чи вибіркова. Комерційну пропозицію надсилаємо після ознайомлення із завданням, зазвичай протягом одного робочого дня.
Скільки триває перевірка кадрових документів?
Для компанії до 50 працівників зазвичай 5-10 робочих днів після отримання документів. Для великих компаній із філіями строк узгоджуємо після ознайомлення з обсягом.
Які документи потрібні для аудиту кадрової документації?
Штатний розпис, накази з кадрових питань, трудові договори, особові справи, табелі обліку робочого часу, графік відпусток, положення про оплату праці, правила внутрішнього трудового розпорядку, документи військового обліку. Повний перелік надсилаємо разом із договором.
Чи перевіряєте ви всіх працівників чи вибірково?
Залежить від завдання. Для компанії до 30 працівників зазвичай робимо суцільну перевірку. Для більших компаній формуємо вибірку за категоріями ризику: звільнені, сумісники, працівники з надурочними, керівники.
Чи можна зробити кадровий аудит дистанційно?
Так, більшість перевірок проходить через захищений обмін сканами документів. Виїзд потрібен лише тоді, коли треба переглянути оригінали трудових книжок або документи, які не можна виносити з приміщення.
Отримати пропозицію
Напишіть кількість працівників і що саме турбує. Відповімо протягом 1 робочого дня.