Аудит гуманітарної допомоги
Гуманітарна допомога живе за власними правилами: вона приходить у натуральній формі, проходить митницю, оприбутковується за оцінкою, а потім розподіляється між людьми, кожен з яких має бути в реєстрі. Донор перевіряє весь цей ланцюг, а держава дивиться на цільове використання. Ми перевіряємо його так само і видаємо звіт, який приймають обидві сторони.
Аудит гуманітарної допомоги підтверджує весь ланцюг: отримання і митне оформлення, оприбуткування за оцінкою, зберігання, розподіл між отримувачами і звітність. Відрізняється від звичайного аудиту гранту тим, що більшість операцій негрошові, а доказом є акти, накладні та реєстри людей.
Що перевіряється на кожному етапі
Отримання і статус
Рішення про визнання вантажу гуманітарною допомогою, документи відправника, декларації, товаросупровідні документи, підтвердження отримувача. Тут же перевіряємо, чи організація має право приймати такі вантажі.
Оприбуткування і оцінка
Як допомога поставлена на облік, за якою вартістю і на підставі чого. Для натуральної форми це найчутливіше місце: оцінка має бути обґрунтована документом, а не поставлена приблизно.
Зберігання
Склад, матеріально відповідальні особи, інвентаризація, списання зіпсованого або простроченого. Дивимося, чи збігаються залишки на складі з обліком.
Розподіл між отримувачами
Реєстри видачі, підписи або інші підтвердження отримання, критерії відбору отримувачів і їх дотримання. Це головний предмет перевірки донора: він хоче бачити, що допомога дійшла до тих, для кого призначалась.
Персональні дані
Реєстри містять дані людей, тому дивимося і на те, як вони зберігаються і хто має доступ. Донори дедалі частіше включають це в технічне завдання.
Звітність
Звіт донору, звітність до державних органів щодо гуманітарної допомоги, відображення у фінансовій звітності організації. Усі три мають сходитись між собою.
Що знаходимо найчастіше
Товар оприбуткований за сумою, взятою з голови або з чужого прайсу. Правильно спиратися на документи відправника або на обґрунтовану оцінку з посиланням на джерело.
Список отримувачів є, а підписів або інших доказів видачі немає. Донор у такому разі ставить під сумнів увесь обсяг розподілу.
Інвентаризація не проводилась або її результати не відображені. Різниця між фактичними залишками і обліком виявляється вже під час аудиту.
Немає письмових правил, кому і скільки видається. Тоді будь-який розподіл виглядає довільним, навіть якщо він був справедливим.
Зіпсоване або прострочене списано наказом без акта і без комісії. Це класичне зауваження і в донора, і в перевіряльника з боку держави.
Натуральна допомога і грошова частина проєкту ведуться в одному потоці без розділення, тому звіт донору неможливо звірити з обліком.
Про облік гуманітарної допомоги докладно, з проводками і документами, ми писали в статті облік гуманітарної допомоги в неприбутковій організації.
Чотири кроки
Угода з донором і технічне завдання визначають формат звіту: аудит, перевірка витрат чи окремий звіт про розподіл. Кажемо, що саме потрібно, до договору.
Митні документи, акти приймання, складський облік, реєстри видачі, накази і положення, звіти донору і державі.
Перевіряємо ланцюг від вантажу до конкретного отримувача на вибірці. Зауваження повідомляємо по ходу, щоб ви встигли донести документи.
Звіт українською і англійською у форматі донора, за потреби з окремим розділом про розподіл і про систему внутрішнього контролю.
Що запитують найчастіше
Чим аудит гуманітарної допомоги відрізняється від аудиту гранту?
Більшість операцій негрошові. Замість платіжних доручень доказами є митні документи, акти, складський облік і реєстри видачі. Додається питання оцінки натуральної допомоги, якого в грошовому проєкті просто немає.
Скільки коштує такий аудит?
Залежить від обсягу вантажів, кількості отримувачів і періоду. Пропозицію надсилаємо після ознайомлення із завданням, зазвичай протягом одного робочого дня.
Чи потрібні підписи кожного отримувача?
Формат підтвердження визначає донор. Частіше це відомість із підписами, іноді фотофіксація або електронне підтвердження. Головне, щоб спосіб був описаний у внутрішньому положенні і застосовувався однаково.
Ми роздавали допомогу без реєстрів на початку. Що робити?
Не приховувати. Опишіть ситуацію, зберіть усе, що є: накази, фото, свідчення відповідальних, і повідомте донора. Чесно описане відхилення закривається значно легше, ніж знайдене аудитором.
Чи перевіряєте ви разом із грошовою частиною проєкту?
Так, зазвичай це один аудит. Звіт при цьому розділяє натуральну і грошову частини, бо донор дивиться на них окремо.
Отримати пропозицію
Напишіть, який донор і за який період потрібна перевірка. Відповідаємо протягом 1 робочого дня.