Облікова політика неприбуткової організації: що в ній має бути

Що таке облікова політика неприбуткової організації

Облікова політика громадської організації чи благодійного фонду це внутрішній документ, у якому організація фіксує, як саме веде бухгалтерський облік: за якими стандартами складає звітність, коли визнає гранти і пожертви доходом, як ділить спільні витрати між проєктами і за яким курсом рахує валюту. Її затверджує наказом керівник, і вона діє, доки її не змінять тим самим порядком. Донори та аудитори просять її першою, бо без неї неможливо перевірити, чи облік ведеться послідовно і чи цифри у звіті донору взялися з обліку, а не з окремої таблиці.

Право самостійно визначати облікову політику дає Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а рекомендації щодо її змісту затвердив Мінфін. Ці рекомендації написані для підприємств, тому неприбутковій організації загальний зразок доводиться доповнювати розділами, яких у бізнесу немає: цільове фінансування, аналітика за проєктами і донорами, розподіл спільних витрат.

Загальні положення і звітність

Стандарти. Громадські організації і благодійні фонди ведуть облік за національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку. У політиці варто прямо назвати, яку форму фінансової звітності складає організація: повну чи спрощену, якщо за показниками вона належить до мікро- або малих суб’єктів.
Робочий план рахунків. Перелік рахунків і субрахунків, якими користується організація, з окремими субрахунками для цільового фінансування.
Хто веде облік. Штатний бухгалтер, головний бухгалтер чи зовнішня організація за договором. Якщо бухгалтерський облік неприбуткової організації передано на аутсорсинг, це теж записується.
Зв’язок з податковою звітністю. Звіт про використання доходів неприбуткової організації складається з тих самих даних обліку, тому класифікація доходів і витрат у політиці має дозволяти його заповнити без перерахунків.

Доходи: що і коли визнавати

Членські внески. Порядок і момент визнання: у періоді, за який внесок сплачено, або в момент надходження. Якщо внески мають цільове призначення, вони обліковуються як цільові надходження.
Благодійні пожертви. Окремо грошові і натуральні. Для натуральних вказується, як визначається їхня вартість і хто підписує акт приймання.
Гранти і цільове фінансування. Надходження за грантом спочатку відображається як цільове фінансування (зобов’язання) і стає доходом у тих періодах, коли здійснено витрати, на які воно призначене. Частина гранту, спрямована на придбання основних засобів, визнається доходом поступово, пропорційно нарахованій амортизації.
Доходи від пасивних операцій. Відсотки на залишок рахунку, курсові різниці. Політика має визначити, чи належать вони організації, чи проєкту, якщо угода з донором вимагає звітувати про відсотки або повертати їх.

Аналітика за проєктами і розподіл спільних витрат

Кожна операція має ознаку проєкту, донора і джерела фінансування з моменту відображення в обліку. Як це налаштувати, ми описали окремо у статті про облік грантів по проєктах. Для витрат, які обслуговують кілька проєктів одночасно, політика містить письмову методику розподілу:

Оренда і комунальні. За площею, яку займає проєкт, або за кількістю робочих місць.
Адміністративні витрати. За кількістю працівників проєкту або пропорційно прямим витратам.
Зарплата спільних працівників. За щомісячними табелями обліку часу, де сума по всіх проєктах не перевищує повної зайнятості.

База розподілу не змінюється протягом року без наказу. Без такої методики організація не може пояснити, чому витрата віднесена саме на цей проєкт, і саме тут виникає ризик подвійного фінансування.

Валюта і курс

У бухгалтерському обліку операції в іноземній валюті перераховуються за офіційним курсом НБУ на дату операції, а курсові різниці визначаються за правилами національного стандарту. Звіт донору часто вимагає іншого підходу: фактичний курс продажу валюти, середньозважений курс або курс кожного траншу. Політика має описати обидва: як рахуємо в обліку і як перераховуємо для донорського звіту, щоб розбіжність між ними можна було пояснити. Деталі в статті про курсові різниці у грантовому проєкті.

Основні засоби і безоплатно отримане майно

Оцінка. Безоплатно отримані основні засоби оцінюються за справедливою вартістю на дату отримання. Політика називає, хто її визначає і на підставі чого.
Амортизація. Метод нарахування (найчастіше прямолінійний) і строки корисного використання за групами.
Малоцінні необоротні активи. Вартісну межу організація встановлює сама. Також обирається спосіб амортизації: 100 відсотків у першому місяці використання або 50 на 50.
Майно, куплене за грант. Як позначається належність до проєкту і що відбувається з ним після закінчення гранту згідно з угодою.

Інвентаризація, документообіг, зберігання

Графік інвентаризації. Обов’язково перед річною звітністю, а також при зміні матеріально відповідальної особи і на завершення проєкту, якщо цього вимагає донор.
Документообіг. Хто готує, хто перевіряє і хто підписує первинні документи, банківські платежі, акти та табелі. Хто має право першого і другого підпису.
Зберігання. Строки зберігання первинних документів і звітності. Угоди з донорами часто вимагають зберігати документи довше, ніж законодавчий мінімум, тому в політиці фіксується довший строк.

Типові помилки

Шаблон, скопійований з комерційного підприємства. У ньому є собівартість і податок на прибуток, але немає цільового фінансування і проєктної аналітики.
Політика суперечить правилам донора. Наприклад, межа малоцінних активів чи метод курсу не узгоджені з угодою, і звіт донору не сходиться з обліком.
Немає методики розподілу. Спільні витрати ділять щоразу по-різному.
Політику ніхто не оновлював роками. Вона описує організацію з одним проєктом, хоча зараз їх п’ять.

Як часто і як її змінювати

Облікову політику змінюють лише з поважних підстав: змінилися вимоги законодавства або органу, що регулює облік, або нова методика дає достовірніше відображення операцій. Зручніше вносити зміни з початку року, новим наказом із зазначенням дати набрання чинності. Новий вид надходжень чи новий донор зі специфічними вимогами зазвичай потребує доповнення, а не нової редакції всього документа. Зміни розкриваються у примітках до фінансової звітності.

Що перевіряє аудитор

Чи є наказ, хто його підписав і з якої дати діє політика.
Чи облік у перевіреному періоді справді ведеться так, як написано.
Чи відповідає методика розподілу витрат табелям і фактичним проводкам.
Чи не суперечить політика угоді з донором у питаннях курсу, обліку майна і зберігання документів.
Чи визнається дохід від гранту в міру витрат, а не в момент надходження коштів.

Про те, як побудувати облік, з яким організація спокійно проходить будь-яку перевірку, ми писали в статті облік НПО, щоб пройти аудит.

Облік у громадській організації: що читати

Чи обов’язкова облікова політика для громадської організації

Так. Закон про бухгалтерський облік поширюється на всіх юридичних осіб, включно з неприбутковими. Організація зобов’язана визначити облікову політику розпорядчим документом, зазвичай наказом керівника.

Чи можна використати облікову політику іншої організації

Як основу можна, але документ має описувати ваші проєкти, ваших донорів і ваш спосіб розподілу витрат. Аудитор перевіряє відповідність політики фактичному обліку, і чужий шаблон це видно одразу.

Чи потрібна окрема облікова політика для кожного гранту

Ні. Політика одна на організацію. Особливі вимоги конкретного донора оформлюються додатком або окремим наказом щодо проєкту, якщо вони не суперечать загальним правилам.

Коли грант стає доходом організації

У тих періодах, коли здійснено витрати, на які він призначений. Отримані, але не витрачені кошти залишаються цільовим фінансуванням. Частина гранту на основні засоби стає доходом пропорційно амортизації.

Хто має підписувати наказ про облікову політику

Керівник організації, який за статутом має відповідні повноваження. Якщо статут передбачає погодження з правлінням, це варто оформити до підписання наказу.

Якщо потрібна допомога

Ми з 2000 року ведемо облік і проводимо аудит громадських організацій і благодійних фондів. Можемо переглянути вашу чинну облікову політику на відповідність угодам з донорами або підготувати нову під ваші проєкти. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.