Оцінка спроможності організації донором: що перевіряють перед підписанням гранту

Перед підписанням угоди донор хоче знати не лише те, що організація вміє робити проєкти, а й те, чи здатна вона правильно розпоряджатися коштами. Для цього використовується оцінка спроможності, вона ж capacity assessment або due diligence: перевірка систем управління, фінансів, закупівель і кадрів.

Результат оцінки, це не просто «так» або «ні». Найчастіше це рівень ризику, від якого залежать умови роботи: розмір траншів, частота звітності, необхідність попереднього погодження закупівель і кількість перевірок протягом проєкту. Тому підготовка до оцінки, це інвестиція, яка окуповується на весь строк співпраці.

Хто і коли проводить оцінку

Формати різняться залежно від донора. Агенції ООН застосовують мікрооцінку в межах підходу HACT, про який ми пишемо у статті про аудит проєктів ООН за HACT. Європейські програми використовують перевірку операційної та фінансової спроможності. Приватні фонди і посольства найчастіше застосовують власну анкету з проханням додати документи.

Оцінку проводить або сам донор, або незалежна аудиторська фірма на його замовлення. Періодичність зазвичай становить кілька років, а повторна оцінка проводиться при суттєвому збільшенні обсягу фінансування або зміні керівництва.

Що саме перевіряють

Управління і статутні документи

Статут, склад правління, протоколи засідань, розмежування повноважень між керівником і наглядовим органом, порядок ухвалення рішень про витрати. Донор дивиться, чи існує контроль над директором, чи всі рішення ухвалює одна людина.

Фінансова система

Облікова політика, програмне забезпечення, план рахунків з аналітикою за проєктами, порядок закриття періоду, наявність фінансової звітності за попередні роки і аудиторських звітів. Тут же перевіряється, чи веде організація облік грантів по проєктах, як описано у відповідній статті.

Внутрішній контроль

Розподіл обов’язків: одна людина не має одночасно готувати платіж, підписувати його і відображати в обліку. Перевіряються ліміти повноважень, порядок авторизації витрат, робота з готівкою, контроль підзвітних сум.

Закупівлі

Наявність внутрішнього положення з порогами і процедурами, приклади проведених закупівель, документування вибору постачальника. Детальніше про вимоги, це стаття про закупівлі у грантовому проєкті.

Кадри і оплата праці

Штатний розпис, трудові договори, положення про оплату праці, таймшити, порядок розподілу зарплати між проєктами, дотримання податкового законодавства.

Політики та етика

Політика запобігання конфлікту інтересів, антикорупційна політика, політика захисту від сексуальної експлуатації і зловживань, механізм подання скарг, захист персональних даних. Для багатьох донорів відсутність цих документів, це окремий фактор ризику незалежно від якості фінансів.

Документи, які варто мати готовими

Блок	Документи
Юридичний	Статут, витяг з реєстру, витяг з Реєстру неприбуткових установ, протоколи правління
Фінансовий	Звітність за 2-3 роки, аудиторські звіти, облікова політика, оборотно-сальдові відомості
Проєктний	Перелік проєктів з бюджетами і донорами, зразки звітів, рекомендаційні листи
Процедурний	Положення про закупівлі, про оплату праці, про відрядження, ліміти повноважень
Політики	Конфлікт інтересів, антикорупційна, захист від зловживань, скарги, персональні дані
Кадровий	Штатний розпис, посадові інструкції ключових осіб, резюме команди

Як формується рівень ризику

Оцінювач заповнює структуровану анкету і виставляє бали за кожним блоком, після чого організація отримує рівень: низький, помірний, значний або високий. Наслідки прямі:

• низький ризик: більші транші, звітність рідше, менше перевірок;
• помірний: стандартні умови, планові перевірки;
• значний: менші транші, часті звіти, попереднє погодження закупівель, обов’язкові spot checks;
• високий: пряма оплата постачальникам донором або відмова від прямого фінансування.

Важливо, що рівень ризику не є оцінкою чесності організації. Це оцінка систем. Невелика організація з бездоганною репутацією, але без письмових процедур, отримає гірший результат, ніж організація такого ж розміру з описаними процесами.

Найчастіші причини низької оцінки

• немає письмових процедур: закупівлі, витрати і зарплата регулюються усними домовленостями;
• функції не розділені: керівник одноосібно ініціює, погоджує і контролює платежі;
• облік ведеться в таблицях без аналітики за проєктами;
• немає аудійованої звітності за попередні роки;
• відсутні базові політики, яких вимагає донор;
• не сформовані папки проєктів, документи зберігаються без системи;
• ключові процеси зав’язані на одну людину без заміни.

Як підготуватися за два місяці

Реалістичний план: перший місяць, це аудит власних процесів і документів, підготовка облікової політики, положення про закупівлі та базових політик, затвердження їх правлінням. Другий місяць, це наведення ладу в обліку: аналітика за проєктами, звірка залишків цільового фінансування, формування папок за кожним проєктом.

Якщо організація ніколи не проходила аудит, корисно замовити аудит річної фінансової звітності: аудиторський звіт за останній рік знімає частину питань оцінювача і дає письмовий перелік того, що варто виправити.

МК Аудит працює з неприбутковими організаціями і донорськими проєктами з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Ми проводимо аудит звітності, перевірку витрат проєктів і готуємо організації до оцінки спроможності. Якщо на вас чекає due diligence донора, залиште заявку: комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.