Бухгалтер для громадської організації: штатний, фрилансер чи аутсорсинг

Хто має вести бухгалтерію громадської організації

Громадська організація чи благодійний фонд зобов’язані вести бухгалтерський облік з дня державної реєстрації, навіть якщо доходів і працівників ще немає. Вести його може сам керівник, штатний бухгалтер, бухгалтер-фрилансер за договором або бухгалтерська фірма: закон допускає всі чотири варіанти, а вибір залежить від кількості операцій, грантів і працівників. Відповідальність за організацію обліку в будь-якому разі лишається на керівникові.

Чи потрібен бухгалтер маленькій ГО

Окрема посада бухгалтера не обов’язкова. Обов’язкові облік і звітність. З моменту реєстрації організація має:

Вести облік за Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: облікова політика, первинні документи, регістри, навіть коли операцій за місяць дві-три.
Подавати фінансову звітність за рік, а також звіт про використання доходів неприбуткової організації. Якщо руху коштів не було, звітність усе одно подається, з нульовими показниками.
Зберігати ознаку неприбутковості: статут, що відповідає вимогам пункту 133.4 Податкового кодексу, і використання доходів лише на мету організації.
Мати кваліфікований електронний підпис керівника і доступ до електронного кабінету платника, бо звітність подається в електронному вигляді.

Щойно з’являється перший працівник, додаються нарахування зарплати, утримання ПДФО і військового збору, нарахування ЄСВ, щоквартальний податковий розрахунок, кадрові накази і військовий облік. Для організації без працівників і з одним-двома надходженнями на рік облік може вести і сам керівник. Для організації з грантом і командою це вже окрема робота.

Чотири варіанти і коли кожен підходить

Керівник веде облік сам

Закон це дозволяє. Підходить для нової організації без працівників, без грантів і з кількома операціями на рік. Слабке місце: керівник рідко знає, як заповнити звіт про використання доходів і чим для організації обернеться втрата ознаки неприбутковості. Помилки зазвичай виявляються пізно: коли приходить перший грант, а облік за попередні роки доводиться приводити до ладу.

Штатний бухгалтер

Підходить, коли в організації кілька проєктів одночасно, постійний потік платежів, своя команда і бухгалтер потрібен щодня на місці. Переваги: швидка реакція, знання процесів організації, контроль первинних документів у момент операції. Недоліки: витрати на зарплату і ЄСВ незалежно від обсягу роботи, залежність від однієї людини (відпустка, лікарняний, звільнення), і на ринку небагато бухгалтерів, які знають саме облік неприбуткових організацій і вимоги донорів.

Бухгалтер-фрилансер

Підходить невеликій організації з одним грантом або з регулярними, але нечисленними надходженнями. Зазвичай обходиться дешевше за штатну посаду. Ризики: фрилансер веде багато клієнтів одночасно, підміни на час його відсутності немає, бази і доступи часто лишаються на його комп’ютері. Більшість фрилансерів працюють із ФОП і ТОВ, а специфіку громадських організацій і фондів знають поверхово.

Бухгалтерська фірма (аутсорсинг)

Підходить організаціям із кількома грантами, працівниками і майбутнім аудитом проєкту. Над обліком працює команда, є підміна і внутрішня перевірка, бази і звіти належать організації за договором. Недоліки: фірма не сидить у вашому офісі, тому потрібна дисципліна з передачею документів, а для зовсім малого обсягу операцій це може бути більше, ніж потрібно. Частий робочий варіант: координатор або фінансовий менеджер проєкту в штаті збирає документи, а бухгалтерський супровід громадської організації веде фірма.

Що бухгалтер ГО має знати понад звичайний облік

Бухгалтер, який роками вів ТОВ, може допускати в громадській організації помилки, яких у бізнесі не буває. Перевірте, чи знайомі йому ці теми:

Ознака неприбутковості. Що робить організацію неприбутковою, що може призвести до виключення з Реєстру неприбуткових установ та організацій і як зберегти ознаку неприбутковості. Після виключення організація стає платником податку на прибуток.
Цільове використання доходів. Доходи організації можна витрачати лише на її утримання і статутну мету. Розподіл доходів між засновниками, членами чи працівниками (крім оплати праці та ЄСВ) заборонений. Нецільові витрати податкова розглядає як прибуток.
Благодійні надходження. Облік пожертв за призначенням, якщо благодійник його визначив, документи на допомогу в натуральній формі, податкові наслідки виплат фізичним особам. Для благодійних організацій діє ще й обмеження адміністративних витрат.
Гранти по проєктах. Окрема аналітика на кожен грант, розподіл спільних витрат, курсові різниці, залишки на кінець періоду. Без цього облік грантів по проєктах доводиться відновлювати перед кожним звітом донору.
Звіт про використання доходів неприбуткової організації. Річний звіт до податкової, з якого видно, на що пішли доходи.
Звітність донору. Фінансовий звіт за формою і у валюті донора, звірений із бухгалтерським обліком. Податковий облік і донорський звіт мають сходитися.
Зарплата і кадри. ПДФО, військовий збір, ЄСВ, табелі, особливо коли одна людина працює на кількох проєктах.
Військовий облік. Якщо є працівники, організація веде військовий облік і призначає відповідальну особу.

Ознаки, що поточна схема не працює

Звітність подається в останній день або із запізненням, у кабінеті платника є листи і вимоги, на які ніхто не відповів.
На питання «скільки лишилося коштів по кожному гранту» бухгалтер відповідає не одразу, а через кілька днів.
Фінансовий звіт донору готується окремо від обліку і не сходиться з ним.
Первинні документи по проєкту збираються тільки перед аудитом.
Бази, ключі електронного підпису і доступи є лише в однієї людини, і без неї організація не може подати звітність.
Бухгалтер звільнився, а новий не може зрозуміти, що було зроблено до нього.

Якщо збігаються два-три пункти, перед зміною бухгалтера варто подумати про відновлення бухгалтерського обліку: новій людині чи фірмі значно простіше приймати облік, коли залишки підтверджені.

Що запитати в кандидата чи фірми

Скільки громадських організацій і фондів ви ведете зараз і з якими донорами доводилося працювати?
Як ви ведете облік по проєктах і розподіляєте спільні витрати?
Хто готує фінансовий звіт донору і як він звіряється з обліком?
Як ви стежите за ознакою неприбутковості і що перевіряєте перед звітом про використання доходів?
Хто підміняє вас на час відпустки чи хвороби?
Де зберігаються бази і як вони передаються нам, якщо співпраця завершиться?
Які документи і в які строки ми маємо передавати щомісяця?
Чи готові ви супроводжувати аудит проєкту і відповідати на запитання аудитора?

Облік у громадській організації: що читати

Чи потрібен бухгалтер, якщо ГО не має доходів і працівників

Окрема посада не потрібна, але облік і звітність потрібні. Річна фінансова звітність і звіт про використання доходів подаються і з нульовими показниками. Цю роботу керівник може виконати сам або доручити бухгалтеру за договором.

Чи може директор громадської організації сам вести бухгалтерію

Так, закон дозволяє вести облік особисто керівнику. Це розумно, поки операцій мало, немає працівників і грантів. З появою першого гранту чи першого працівника обсяг роботи і ризик помилок помітно зростають.

Чи можна оплачувати бухгалтера з коштів гранту

Так, якщо ця витрата передбачена бюджетом проєкту. Якщо бухгалтер обслуговує кілька проєктів, його вартість розподіляється між ними за затвердженою методикою, наприклад за табелем. Віднести повну вартість на кожен проєкт не можна: донор розцінить це як подвійне фінансування.

Що краще для фонду з одним грантом: фрилансер чи фірма

Це залежить від умов гранту. Якщо донор вимагає аудит проєкту, звітність у валюті і перевіряє розподіл витрат, важливіші досвід саме донорського обліку і наявність підміни. Якщо грант невеликий і короткий, досвідченого фрилансера може вистачити.

Як змінити бухгалтера без втрат

Отримати від попереднього бухгалтера бази, оборотно-сальдові відомості, копії поданих звітів і доступи, оформити акт передачі і звірити залишки на дату передачі. Якщо залишки не підтверджуються, спочатку відновлюється облік, а вже потім новий бухгалтер веде поточний період.

Якщо ви обираєте бухгалтера

МК Аудит з 2000 року веде бухгалтерію і перевіряє проєкти громадських організацій і благодійних фондів, тому ми знаємо, що донор і податкова запитають в обліку. Напишіть, скільки у вас грантів, працівників і операцій на місяць, і ми скажемо, який варіант вам підходить. Вартість залежить від обсягу операцій, кількості проєктів і працівників. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.