Нова громадська організація: облік і звітність у перший рік

Чи потрібен облік, якщо грошей ще немає

Так. Громадська організація веде бухгалтерський облік і подає звітність з дня державної реєстрації, навіть якщо рахунок порожній і жодної операції не було. У перший місяць треба включитися до Реєстру неприбуткових установ і організацій, відкрити рахунок, затвердити облікову політику наказом керівника і вирішити, хто веде облік. Протягом першого року головне стежити, щоб кошти йшли лише на статутні цілі і кожна операція мала документ.

Нижче порядок дій для нової ГО, перелік звітів і помилки, які ми найчастіше бачимо в організаціях на першому році роботи.

Перший місяць після реєстрації

Ознака неприбутковості. Заяву про включення до Реєстру неприбуткових установ і організацій можна подати разом із реєстраційними документами або окремо до податкової. Статут має прямо забороняти розподіл доходів між засновниками, членами і працівниками та передбачати передачу активів іншій неприбутковій організації або до бюджету в разі ліквідації. Без цих положень ДПС відмовить. Детальніше про те, як отримати і зберегти ознаку неприбутковості.
Банківський рахунок. Банк попросить статут, виписку з ЄДР, документи керівника і відомості про структуру організації. Окремий рахунок потрібен з першої гривні: особисті картки засновників для коштів організації не підходять.
Хто підписує. Право підпису визначають статут і рішення органу управління. Керівнику і бухгалтеру знадобиться кваліфікований електронний підпис для банку, електронного кабінету платника і подання звітів.
Облікова політика. Затверджується наказом керівника. У ній фіксують робочий план рахунків, порядок обліку членських внесків, пожертв і грантів, аналітику за джерелами фінансування, а також хто складає і підписує звітність.
Хто веде облік. Закон про бухгалтерський облік дозволяє керівнику вести облік особисто, призначити штатного бухгалтера або укласти договір з бухгалтерською фірмою чи ФОП. Відповідальність за організацію обліку в будь-якому разі залишається на керівнику.

Які звіти подає типова ГО

Річна фінансова звітність. Баланс і звіт про фінансові результати, для більшості нових ГО за спрощеними формами. Подається після закінчення року, як правило до кінця лютого.
Звіт про використання доходів неприбуткової організації. Подається до податкової раз на рік у строки, встановлені для річної податкової звітності. Подається і тоді, коли доходів не було. Як його заповнити, пояснюємо в матеріалі про звіт про використання доходів неприбуткової організації.
Податковий розрахунок з ПДФО і ЄСВ. З’являється, коли організація нараховує зарплату або платить фізичним особам за цивільно-правовими договорами. Розрахунок подається щокварталу, а податки і внески сплачуються щомісяця або під час кожної виплати.
Статистична звітність. Потрібна, якщо організацію включено до вибірки Держстату. Перелік обов’язкових форм для конкретної організації варто перевірити на початку року.

Якщо в організації є хоча б один працівник, додаються кадрові документи і військовий облік. Це обов’язок для будь-якого роботодавця, зокрема для громадської організації.

Як правильно прийняти перші гроші

Членські внески. Розмір і порядок сплати встановлює статут або рішення загальних зборів. Внески надходять на рахунок організації з призначенням платежу «членський внесок» і обліковуються окремо від пожертв.
Благодійні пожертви. Від фізичних осіб і компаній, з призначенням «благодійна пожертва» або з указанням мети. Якщо пожертва цільова, її використання показують окремо, щоб за потреби підтвердити витрати жертводавцю.
Перший грант. Спочатку підписана грантова угода і затверджений бюджет, потім надходження. В обліку для гранту відкривається окрема аналітика: кожна витрата прив’язується до проєкту і статті бюджету з першого дня. Як це налаштувати, описано в матеріалі про облік грантів по проєктах.
Грант в іноземній валюті. Надходить на валютний рахунок і відображається в обліку за курсом НБУ на дату операції. Курс, за яким донор приймає фінансовий звіт, може відрізнятися від облікового, тому порядок перерахунку варто погодити з донором і закріпити в обліковій політиці.

Як платити людям

Є три основні варіанти. Трудовий договір: людина у штаті, організація утримує ПДФО і військовий збір, нараховує ЄСВ і веде кадровий облік. Цивільно-правовий договір з фізичною особою: оплата за конкретну роботу чи послугу на підставі акта, податки утримуються так само, як із зарплати, і ЄСВ теж нараховується. Договір з ФОП: податки ФОП сплачує сам, організація платить за рахунком і актом.

Для неприбуткової організації ризик полягає в тому, щоб виплата не виглядала як розподіл доходу. Оплата праці працівникам дозволена. Але завищені винагороди засновникам, членам правління чи їхнім родичам, особливо через договори з ФОП без реального результату, податкова може розцінити як розподіл доходу. Наслідок: виключення з Реєстру і податок на прибуток. Кожна виплата має стосуватися статутної діяльності, відповідати ринковому рівню і підтверджуватися результатом роботи.

Майно, отримане безоплатно

Ноутбуки від донора, меблі від партнера, гуманітарні товари. Усе це оприбутковується на підставі акта приймання-передачі або накладної з оцінкою вартості. Для необоротних активів дохід в обліку визнається поступово, разом із нарахуванням амортизації. Майно, отримане в межах гранту, обліковується окремо по проєкту: після завершення проєкту донор може вимагати передати його іншій організації або погодити подальше використання.

Типові помилки першого року

Немає бухгалтера, «бо операцій мало». Облік починають відновлювати перед першим грантом або перевіркою, а частину документів уже неможливо знайти.
Витрати не за статутом. Оплата того, що не передбачено статутними цілями, навіть разова, може стати підставою для виключення з Реєстру і оподаткування цієї суми податком на прибуток.
Особисті гроші і кошти організації разом. Пожертви на картку голови, оплата витрат організації з власної картки без авансового звіту.
Пропущені нульові звіти. Фінансова звітність і звіт про використання доходів подаються і без операцій. Пропуск означає штрафи і зайві питання від податкової.
Готівка без документів. Видача під звіт без авансового звіту, закупівлі без чеків і накладних.

Ці помилки рідко помітні одразу. Вони спливають пізніше: під час податкової перевірки, коли ДПС приймає рішення про виключення з Реєстру, або під час першого аудиту від донора, коли аудитор не може підтвердити витрати і донор просить повернути кошти.

Чек-лист першого року

Перевірити, чи статут відповідає вимогам пункту 133.4 Податкового кодексу.
Отримати рішення про включення до Реєстру неприбуткових установ і організацій.
Відкрити рахунок, оформити КЕП керівнику і бухгалтеру, підключити електронний кабінет.
Затвердити облікову політику і визначити, хто веде облік.
Налаштувати аналітику за джерелами: членські внески, пожертви, кожен грант окремо.
Оформити кадрові документи і військовий облік, якщо з’явилися працівники.
Щомісяця збирати первинні документи і звіряти банківську виписку.
Щокварталу подавати розрахунок з ПДФО і ЄСВ, якщо були виплати фізичним особам.
Після закінчення року подати фінансову звітність і звіт про використання доходів, навіть нульові.
Перед першим донорським звітом перевірити, чи кожна витрата має документ і прив’язку до бюджету.

Часті запитання

Облік у громадській організації: що читати

Чи треба подавати звіти, якщо ГО не мала жодних надходжень

Так. Річна фінансова звітність і звіт про використання доходів неприбуткової організації подаються незалежно від того, чи були операції. Нульовий звіт складається за кілька хвилин, а пропуск тягне штраф і може привернути увагу податкової.

Чи може голова ГО сам вести бухгалтерію

Може, закон це дозволяє. На практиці це працює, поки операцій кілька на місяць і немає грантів. З першим грантом з’являються бюджет, аналітика по проєкту і звіти донору, і без бухгалтера помилки накопичуються швидко.

Що буде, якщо гроші надійшли до включення до Реєстру

До рішення ДПС організація не має ознаки неприбутковості, тому такі надходження можуть оподатковуватися на загальних підставах. Тому заяву краще подавати разом із реєстраційними документами, а перші надходження планувати після рішення податкової.

Чи можна платити зарплату голові ГО

Можна, якщо голова працює за трудовим договором і це передбачено статутом або рішенням органу управління. Оплата праці не є розподілом доходу. Ризик виникає, коли розмір виплати не відповідає обсягу роботи або ринковому рівню.

Чи потрібен новій ГО аудит

Закон, як правило, не вимагає від невеликої громадської організації обов’язкового аудиту фінансової звітності. Аудит з’являється, коли його передбачає грантова угода, і тоді донор перевіряє саме ті документи й аналітику, які мали бути налаштовані з першого дня.

Якщо потрібна допомога з першого дня

Ми з 2000 року ведемо облік громадських організацій і проводимо аудит грантових проєктів. Для щойно зареєстрованої ГО бухгалтерський супровід громадської організації зазвичай починається з облікової політики і аналітики під перший грант. Напишіть, скільки джерел фінансування ви плануєте і чи будуть працівники. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.