Учётная политика неприбыльной организации: что в ней должно быть

Что такое учётная политика неприбыльной организации

Учётная политика общественной организации или благотворительного фонда это внутренний документ, в котором организация фиксирует, как именно ведёт бухгалтерский учёт: по каким стандартам составляет отчётность, когда признаёт гранты и пожертвования доходом, как делит общие расходы между проектами и по какому курсу считает валюту. Её утверждает приказом руководитель, и она действует, пока её не изменят тем же порядком. Доноры и аудиторы просят её первой, потому что без неё невозможно проверить, ведётся ли учёт последовательно и взялись ли цифры в отчёте донору из учёта, а не из отдельной таблицы.

Право самостоятельно определять учётную политику даёт Закон «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине», а рекомендации по её содержанию утвердил Минфин. Эти рекомендации написаны для предприятий, поэтому неприбыльной организации общий образец приходится дополнять разделами, которых у бизнеса нет: целевое финансирование, аналитика по проектам и донорам, распределение общих расходов.

Общие положения и отчётность

Стандарты. Общественные организации и благотворительные фонды ведут учёт по национальным положениям (стандартам) бухгалтерского учёта. В политике стоит прямо указать, какую форму финансовой отчётности составляет организация: полную или упрощённую, если по показателям она относится к микро- или малым субъектам.
Рабочий план счетов. Перечень счетов и субсчетов, которыми пользуется организация, с отдельными субсчетами для целевого финансирования.
Кто ведёт учёт. Штатный бухгалтер, главный бухгалтер или внешняя организация по договору. Если бухгалтерский учёт неприбыльной организации передан на аутсорсинг, это тоже записывается.
Связь с налоговой отчётностью. Отчёт об использовании доходов неприбыльной организации составляется из тех же данных учёта, поэтому классификация доходов и расходов в политике должна позволять заполнить его без пересчётов.

Доходы: что и когда признавать

Членские взносы. Порядок и момент признания: в периоде, за который взнос уплачен, или в момент поступления. Если взносы имеют целевое назначение, они учитываются как целевые поступления.
Благотворительные пожертвования. Отдельно денежные и натуральные. Для натуральных указывается, как определяется их стоимость и кто подписывает акт приёмки.
Гранты и целевое финансирование. Поступление по гранту сначала отражается как целевое финансирование (обязательство) и становится доходом в тех периодах, когда осуществлены расходы, на которые оно предназначено. Часть гранта, направленная на приобретение основных средств, признаётся доходом постепенно, пропорционально начисленной амортизации.
Доходы от пассивных операций. Проценты на остаток счёта, курсовые разницы. Политика должна определить, принадлежат ли они организации или проекту, если соглашение с донором требует отчитываться о процентах или возвращать их.

Аналитика по проектам и распределение общих расходов

Каждая операция имеет признак проекта, донора и источника финансирования с момента отражения в учёте. Как это настроить, мы описали отдельно в статье об учёте грантов по проектам. Для расходов, которые обслуживают несколько проектов одновременно, политика содержит письменную методику распределения:

Аренда и коммунальные. По площади, которую занимает проект, или по количеству рабочих мест.
Административные расходы. По количеству работников проекта или пропорционально прямым расходам.
Зарплата общих работников. По ежемесячным табелям учёта времени, где сумма по всем проектам не превышает полной занятости.

База распределения не меняется в течение года без приказа. Без такой методики организация не может объяснить, почему расход отнесён именно на этот проект, и именно здесь возникает риск двойного финансирования.

Валюта и курс

В бухгалтерском учёте операции в иностранной валюте пересчитываются по официальному курсу НБУ на дату операции, а курсовые разницы определяются по правилам национального стандарта. Отчёт донору часто требует другого подхода: фактический курс продажи валюты, средневзвешенный курс или курс каждого транша. Политика должна описать оба: как считаем в учёте и как пересчитываем для донорского отчёта, чтобы расхождение между ними можно было объяснить. Подробнее в статье о курсовых разницах в грантовом проекте.

Основные средства и безвозмездно полученное имущество

Оценка. Безвозмездно полученные основные средства оцениваются по справедливой стоимости на дату получения. Политика называет, кто её определяет и на каком основании.
Амортизация. Метод начисления (чаще всего прямолинейный) и сроки полезного использования по группам.
Малоценные необоротные активы. Стоимостной порог организация устанавливает сама. Также выбирается способ амортизации: 100 процентов в первом месяце использования или 50 на 50.
Имущество, купленное за счёт гранта. Как обозначается принадлежность к проекту и что происходит с ним после окончания гранта согласно соглашению.

Инвентаризация, документооборот, хранение

График инвентаризации. Обязательно перед годовой отчётностью, а также при смене материально ответственного лица и по завершении проекта, если этого требует донор.
Документооборот. Кто готовит, кто проверяет и кто подписывает первичные документы, банковские платежи, акты и табели. Кто имеет право первой и второй подписи.
Хранение. Сроки хранения первичных документов и отчётности. Соглашения с донорами часто требуют хранить документы дольше законодательного минимума, поэтому в политике фиксируется более длинный срок.

Типичные ошибки

Шаблон, скопированный с коммерческого предприятия. В нём есть себестоимость и налог на прибыль, но нет целевого финансирования и проектной аналитики.
Политика противоречит правилам донора. Например, порог малоценных активов или метод курса не согласованы с соглашением, и отчёт донору не сходится с учётом.
Нет методики распределения. Общие расходы делят каждый раз по-разному.
Политику годами никто не обновлял. Она описывает организацию с одним проектом, хотя сейчас их пять.

Как часто и как её менять

Учётную политику меняют только по уважительным причинам: изменились требования законодательства или органа, регулирующего учёт, либо новая методика даёт более достоверное отражение операций. Удобнее вносить изменения с начала года, новым приказом с указанием даты вступления в силу. Новый вид поступлений или новый донор со специфическими требованиями обычно требует дополнения, а не новой редакции всего документа. Изменения раскрываются в примечаниях к финансовой отчётности.

Что проверяет аудитор

Есть ли приказ, кто его подписал и с какой даты действует политика.
Ведётся ли учёт в проверяемом периоде действительно так, как написано.
Соответствует ли методика распределения расходов табелям и фактическим проводкам.
Не противоречит ли политика соглашению с донором в вопросах курса, учёта имущества и хранения документов.
Признаётся ли доход от гранта по мере расходов, а не в момент поступления средств.

О том, как построить учёт, с которым организация спокойно проходит любую проверку, мы писали в статье учёт НКО, чтобы пройти аудит.

Учёт в общественной организации: что читать

Обязательна ли учётная политика для общественной организации

Да. Закон о бухгалтерском учёте распространяется на всех юридических лиц, включая неприбыльные. Организация обязана определить учётную политику распорядительным документом, обычно приказом руководителя.

Можно ли использовать учётную политику другой организации

Как основу можно, но документ должен описывать ваши проекты, ваших доноров и ваш способ распределения расходов. Аудитор проверяет соответствие политики фактическому учёту, и чужой шаблон видно сразу.

Нужна ли отдельная учётная политика для каждого гранта

Нет. Политика одна на организацию. Особые требования конкретного донора оформляются приложением или отдельным приказом по проекту, если они не противоречат общим правилам.

Когда грант становится доходом организации

В тех периодах, когда осуществлены расходы, на которые он предназначен. Полученные, но не потраченные средства остаются целевым финансированием. Часть гранта на основные средства становится доходом пропорционально амортизации.

Кто должен подписывать приказ об учётной политике

Руководитель организации, который по уставу имеет соответствующие полномочия. Если устав предусматривает согласование с правлением, это стоит оформить до подписания приказа.

Если нужна помощь

Мы с 2000 года ведём учёт и проводим аудит общественных организаций и благотворительных фондов. Можем проверить вашу действующую учётную политику на соответствие соглашениям с донорами или подготовить новую под ваши проекты. Коммерческое предложение после ознакомления с задачей.