Аудит проектов агентств ООН: подход HACT, микрооценка, spot check и плановый аудит

Агентства системы ООН, в частности UNDP, UNICEF, UNFPA и Всемирная продовольственная программа (ВПП), входят в число крупнейших источников финансирования украинских общественных и благотворительных организаций. Все они работают с партнёрами-исполнителями по общим правилам, которые называются HACT (Harmonized Approach to Cash Transfers, согласованный подход к денежным переводам). Если ваша организация получает или планирует получить средства от любого из этих агентств, вам предстоит пройти микрооценку, выборочные проверки spot check, а при определённом объёме финансирования и плановый аудит.

В этой статье объясняем, как устроена система HACT, что именно проверяют на каждом этапе, какие документы нужно держать наготове и как подготовиться, чтобы проверка не закончилась возвратом средств. Материал подготовили специалисты «МК Аудит»: мы работаем с донорскими проектами более 20 лет, входим в международную сеть DFK International и выдаём отчёты на украинском и английском языках.

Что такое HACT и как он работает

Подход HACT был введён агентствами ООН в 2005 году и обновлён в 2014 году. Его логика проста: вместо того чтобы каждое агентство отдельно проверяло партнёра по своим правилам, UNDP, UNICEF, UNFPA и ВПП используют единую методику оценки рисков и могут совместно планировать проверки. Уровень контроля зависит от двух факторов: рейтинга риска партнёра и объёма переведённых ему средств. Чем выше риск и больше сумма, тем чаще и глубже проверяют.

Система состоит из трёх блоков:

• Оценка. Макрооценка системы управления государственными финансами страны и микрооценка каждого партнёра-исполнителя.
• Меры обеспечения уверенности (assurance activities). Выборочные проверки spot check, программный мониторинг, плановые и специальные аудиты.
• Развитие потенциала. Обучение партнёра и план устранения выявленных недостатков.

Средства партнёру поступают тремя способами: прямой перевод аванса (Direct Cash Transfer), прямые платежи агентства поставщикам партнёра (Direct Payment) и возмещение уже понесённых расходов (Reimbursement). Ключевой документ во всех случаях: форма FACE (Funding Authorization and Certificate of Expenditures). Ею партнёр запрашивает аванс и одновременно отчитывается о потраченных средствах. Именно данные FACE становятся объектом проверки при spot check и аудите.

Микрооценка: с чего всё начинается

Микрооценка (micro-assessment) проводится до начала сотрудничества или в начале программного цикла, как правило, для партнёров, которые ожидают получить от агентств ООН существенный объём средств в течение года. Точный финансовый порог установлен рамочным документом HACT, актуальное значение уточняйте в агентстве. Оценку выполняет независимая аудиторская фирма, привлечённая агентством, по стандартной анкете. Результат: рейтинг риска партнёра, который может быть низким, умеренным, значительным или высоким.

Анкета микрооценки охватывает семь сфер:

1. Общая информация о партнёре: правовой статус, учредительные документы, история деятельности, опыт работы с агентствами ООН.
2. Управление программами: планирование проектов, мониторинг результатов, подготовка отчётов.
3. Организационная структура и персонал: распределение обязанностей, квалификация бухгалтерии, текучесть кадров, должностные инструкции.
4. Учётная политика и процедуры: ведение учёта, банковские и кассовые операции, авансовые отчёты, разграничение полномочий при утверждении платежей.
5. Основные средства и запасы: учёт, инвентаризация, сохранность имущества, купленного за средства доноров.
6. Финансовая отчётность и мониторинг: своевременность отчётов, бюджетный контроль, результаты предыдущих аудитов.
7. Закупки и администрирование договоров: письменные процедуры закупок, конкурсный отбор поставщиков, предотвращение конфликта интересов.

Итоговый балл определяет рейтинг, а рейтинг определяет, как часто вас будут проверять и согласится ли агентство на крупные авансы. Поэтому к микрооценке стоит готовиться так же серьёзно, как к аудиту: подготовить письменные политики (учётную, закупочную, антикоррупционную), должностные инструкции и подтверждение предыдущего опыта.

Spot check: выборочная проверка расходов

Spot check означает проверку на месте, во время которой представитель агентства или привлечённый аудитор выборочно сверяет расходы, заявленные в формах FACE, с первичными документами и бухгалтерскими записями. Цель: убедиться, что средства использованы по назначению, в пределах бюджета и подтверждены документально. Частота зависит от рейтинга риска: партнёра с высоким риском могут проверять после каждого транша, с низким, как правило, раз в год.

Во время spot check обычно смотрят:

• совпадают ли суммы в FACE с данными учёта и банковскими выписками;
• есть ли на каждую операцию договор, счёт, акт или накладная, платёжный документ;
• соответствуют ли расходы утверждённому бюджету и периоду;
• соблюдены ли процедуры закупок;
• правильно ли начислены зарплата и налоги по проектному персоналу;
• ведётся ли учёт активов, купленных за средства проекта.

По результатам составляется отчёт с перечнем замечаний. Расходы, которые не удалось подтвердить, агентство может признать непринимаемыми и потребовать их возврата или зачёта в следующем транше.

Плановый аудит проекта ООН

Плановый аудит (scheduled audit) назначается партнёрам, которые в течение программного цикла получили от агентств ООН средства сверх установленного порога, а также партнёрам с высоким рейтингом риска. Кроме того, агентство может назначить специальный аудит (special audit), если есть подозрение о нарушениях. Аудит проводит независимая аудиторская фирма по стандартному техническому заданию (terms of reference) агентства.

Плановый аудит обычно включает две составляющие: финансовый аудит расходов, задекларированных в формах FACE за период, и аудит внутреннего контроля с градацией замечаний по уровню риска. Аудитор работает по международным стандартам: аудит финансовой информации проводится по Международным стандартам аудита, а проверки по согласованным процедурам, включая многие spot check, по МССП 4400 (ISRS 4400). По итогам выдаётся аудиторский отчёт с мнением (немодифицированное, с оговоркой, отрицательное или отказ от выражения мнения) и письмо руководству с рекомендациями. На каждое замечание партнёр готовит план мероприятий, выполнение которого контролирует агентство.

Мероприятие	Кто проводит	Что проверяют	Результат
Микрооценка	Независимый аудитор, привлечённый агентством	Систему управления и контроля партнёра	Рейтинг риска
Spot check	Сотрудник агентства или аудитор	Выборку расходов по FACE	Отчёт с замечаниями
Плановый аудит	Независимая аудиторская фирма	Все расходы за период и внутренний контроль	Аудиторский отчёт с мнением
Специальный аудит	Независимая аудиторская фирма	Конкретные операции по запросу агентства	Отчёт о фактических результатах

Как подготовить документы к проверке

Лучшая подготовка к аудиту начинается в первый день проекта, а не за неделю до приезда аудитора. Вот что должно быть в порядке:

• соглашение с агентством, утверждённый бюджет и все письма о его изменении;
• все формы FACE с подписями и расчётами к ним;
• выписки по отдельному банковскому счёту проекта, кассовая книга;
• договоры, счета, акты, накладные, платёжные документы по каждой операции;
• кадровые документы: приказы, трудовые договоры, табели или таймшиты с распределением времени между проектами, расчётно-платёжные ведомости, подтверждение уплаты налогов;
• закупочные файлы: запросы ценовых предложений, полученные предложения, сравнительные таблицы, протоколы выбора;
• документы по командировкам, реестр активов проекта, акты инвентаризации;
• программные отчёты и подтверждение проведённых мероприятий (списки участников, фото, раздаточные материалы).

Отдельно советуем настроить аналитический учёт по каждому проекту и бюджетной линии, чтобы оборотно-сальдовая ведомость по проекту совпадала с FACE без ручных корректировок. Это самая частая причина расхождений, которую мы видим при аудите грантов. Если у вас нет бухгалтера с опытом донорских проектов, обратите внимание на бухгалтерское сопровождение некоммерческих организаций: мы ведём учёт так, чтобы он сразу соответствовал требованиям агентств.

Типичные замечания аудиторов

• расходы без подтверждающих документов или с документами без обязательных реквизитов;
• расходы вне бюджета, вне периода проекта или превышение бюджетной линии без письменного согласования;
• закупки без конкурсных процедур или без обоснования выбора поставщика;
• начисление зарплаты по проекту без таймшитов или суммарная нагрузка сотрудника более 100% по нескольким проектам;
• расхождения между FACE, бухгалтерским учётом и банковскими выписками;
• неверный пересчёт валютных операций или неотражённые курсовые разницы;
• отсутствие реестра активов и актов передачи оборудования после завершения проекта.

Большинство этих замечаний легко предупредить регулярной внутренней сверкой и ежеквартальным пересмотром документов. Если вы ожидаете spot check или плановый аудит, «МК Аудит» может провести предварительную проверку в формате, максимально приближённом к требованиям агентства, и указать на слабые места до прихода внешнего аудитора.

Нужен аудит проекта ООН или подготовка к микрооценке? Оставьте заявку: после ознакомления с задачей мы направим коммерческое предложение и ответим в течение 1 дня.