Курсовые разницы в грантовом проекте: какой курс брать

Почему курсовая разница в гранте возникает всегда

Донор перечисляет средства в евро или долларах, организация тратит их в гривне, а между днём поступления и днём оплаты проходит время. Курс за это время меняется, и в учёте появляется разница, которой нет в бюджете проекта. В грантовом соглашении о ней обычно полстроки или вообще ничего, поэтому каждая организация решает этот вопрос впервые и часто неправильно.

Ниже разбор: в какие моменты разница возникает, какой курс берёт украинский учёт и какой берёт донор, кто покрывает разрыв и что мы проверяем на аудите.

Три момента, когда возникает разница

• Поступление транша. Валюта заходит на валютный счёт по курсу НБУ на дату зачисления. Если часть продали на межбанке, разница между курсом НБУ и курсом продажи это уже не курсовая разница, а результат операции по продаже валюты, и показывать её нужно отдельно.
• Расходование средств. Платёж поставщику идёт в гривне по курсу дня оплаты. Между датой поступления транша и датой оплаты курс обычно другой, и именно здесь возникает основная масса разниц.
• Остаток на отчётную дату. Валютный остаток на счёте переоценивается на конец каждого месяца и на дату баланса. Это требование НП(С)БУ 21, и оно действует независимо от того, что написано в грантовом соглашении.

Какой курс берёт украинский учёт

Для учёта правило одно: официальный курс НБУ на дату операции, а для остатков на дату баланса курс НБУ на эту дату. Монетарные статьи, то есть деньги на счёте и задолженность, которая будет погашена деньгами, переоцениваются. Немонетарные, например предоплаченные услуги или приобретённое оборудование, остаются по курсу на дату первоначального признания и не переоцениваются.

Эта разница между монетарными и немонетарными статьями даёт половину ошибок, которые мы видим: организация переоценивает аванс поставщику, хотя переоценивать его нельзя.

Какой курс берёт донор

Здесь единого правила нет, и смотреть надо в соглашение. На практике встречаются четыре подхода:

• Курс дня фактической операции. Самый частый вариант, совпадает с украинским учётом, проблем нет.
• Фиксированный курс проекта. Донор закрепляет курс на дату подписания соглашения или на дату первого транша, и весь отчёт пересчитывается по нему. Разница между ним и фактическим курсом становится отдельной строкой.
• Среднемесячный курс. Используют некоторые европейские программы. Для отчёта придётся вести параллельный расчёт.
• Курс конвертации организации. Донор принимает тот курс, по которому организация реально продала валюту, но тогда нужна выписка банка на каждую конвертацию.

Важно: украинский учёт ведётся по НБУ в любом случае. Если донор требует другой курс, отчёт донору готовится отдельным расчётом, а не вместо учёта.

Кто покрывает разницу

Если курс сыграл в пользу организации, в проекте появляются дополнительные гривни. Большинство доноров считает их средствами проекта: потратить их можно только на бюджетные статьи и только в пределах срока проекта, а неиспользованный остаток возвращается вместе с остальным.

Если курс сыграл против, бюджет в гривне сжимается. Донор обычно не компенсирует эту разницу дополнительным траншем. Вариантов два: пересмотреть бюджет и уменьшить объём мероприятий или покрыть разрыв собственными либо софинансируемыми средствами. Оба варианта требуют письменного согласования с донором до того, как деньги потрачены, а не в отчёте в конце.

Что проверяет аудитор

• Совпадает ли курс в проводке с официальным курсом НБУ на эту дату. Проверяется выборочно, но по каждому крупному платежу.
• Переоценены ли валютные остатки на каждую отчётную дату и не переоценены ли немонетарные статьи.
• Отделён ли результат от продажи валюты от курсовых разниц. Это разные вещи, и доноры спрашивают о них отдельно.
• Показан ли курсовой доход в отчёте донору и как организация им распорядилась.
• Есть ли письменное согласование донора, если бюджет пересматривали из-за курса.

Пять ошибок, которые встречаются чаще всего

• Весь отчёт пересчитали по курсу на дату отчёта. Выглядит аккуратно, но не соответствует ни учёту, ни большинству соглашений. Донор просит переделать.
• Курсовой доход потрактовали как собственные средства организации. Самая дорогая ошибка: донор требует возврата.
• Переоценили аванс поставщику. Немонетарная статья, переоценке не подлежит.
• Курсовую разницу списали на административные расходы проекта. Она не административный расход и не входит в лимит админрасходов.
• Нет банковских выписок на конвертацию. Без них аудитор не может подтвердить курс, и расход становится неподтверждённым.

Что сделать до того, как придёт транш

1. Найти в соглашении пункт о курсе. Если его нет, написать донору и получить ответ письмом.
2. Закрепить в учётной политике, как организация считает курсовые разницы по проектам.
3. Открыть отдельный аналитический счёт на проект, чтобы разницы не смешивались между грантами.
4. Хранить выписку на каждую конвертацию сразу, а не собирать их перед аудитом.

Если нужна проверка

Мы с 2000 года проверяем проекты международной технической помощи и видим курсовые разницы в каждом втором отчёте. Напишите, какого донора и какой период нужно проверить, и мы скажем, что именно смотреть и какие документы готовить. Коммерческое предложение после ознакомления с заданием.