Кадровый учёт и кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство кажется второстепенным, пока не приходит инспекция труда или не возникает спор с работником. «МК Аудит» ведёт кадровый учёт общественных организаций, благотворительных фондов, донорских проектов, ООО и представительств иностранных компаний в Киеве и по всей Украине более 20 лет. Мы берём на себя подготовку и оформление всех кадровых документов в соответствии с законодательством Украины, а руководитель получает порядок в документах и защиту от штрафов.
Кадровый учёт мы обычно ведём вместе с расчётом заработной платы, поэтому приказы, табели и расчёты не противоречат друг другу. Для НКО оформляем работников по проектам и готовим документы, которые запрашивают доноры во время аудита гранта: договоры, табели, должностные инструкции.
Что входит
- Приём на работу: трудовые договоры, приказы, уведомления налоговой, личные карточки.
- Штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.
- Изменение условий труда, переводы, совмещение, установление неполного рабочего времени.
- Табели учёта рабочего времени, графики отпусков, оформление отпусков и отсутствия по разным основаниям.
- Командировки, работа в выходные и праздничные дни, дистанционная работа.
- Премирование, дисциплинарные взыскания.
- Увольнение работников и сокращение штата с соблюдением процедуры.
- Гражданско-правовые договоры с физическими лицами и контроль, чтобы они не имели признаков трудовых.
- Воинский учёт работников: списки, уведомления, взаимодействие с территориальными центрами комплектования.
- Сопровождение проверок инспекции труда и трудовых споров вместе с юристами фирмы.
В зависимости от состояния ваших документов работа может быть разовой или постоянной.
| Формат | Что делаем | Кому подходит |
|---|---|---|
| Кадровый аудит и наведение порядка | Проверка имеющихся документов, перечень недостатков, восстановление отсутствующих приказов и договоров | Организациям перед проверкой, аудитом донора или сменой руководителя |
| Постоянное ведение кадрового учёта | Оформление всех кадровых событий ежемесячно, табели, отпуска, воинский учёт | Организациям без штатного кадровика |
| Кадры вместе с зарплатой | Кадровое делопроизводство плюс расчёт зарплаты и отчётность | НКО, ООО и представительствам, которые передают функцию полностью |
| Кадры в рамках полного учёта | Кадры как часть бухгалтерского обслуживания | Организациям, которые передают учёт полностью |
Кому нужно
- Общественным организациям и благотворительным фондам, где работники оформлены по нескольким проектам и доноры требуют подтверждения рабочего времени.
- Донорским проектам и представительствам международных организаций, которые нанимают персонал в Украине и должны соблюдать украинское трудовое законодательство.
- ООО, где кадрами занимается бухгалтер или офис-менеджер без соответствующего опыта.
- Представительствам иностранных компаний, где руководитель не всегда находится в Украине и документы нужно оформлять дистанционно.
- Руководителям, которые хотят быть уверенными, что проверка инспекции труда не закончится штрафами.
Как проходит работа
- Заявка и предложение. Вы сообщаете количество работников и состояние кадровых документов. В течение 1 дня отправляем коммерческое предложение.
- Договор и чек-лист. Подписываем договор с обязательством о конфиденциальности, передаём перечень документов для передачи.
- Выполнение. Проверяем имеющиеся документы, восстанавливаем отсутствующие, далее оформляем все кадровые события по заявкам руководителя.
- Результат и поддержка. Вы получаете упорядоченные кадровые дела, а специалист отвечает на вопросы по трудовому законодательству.
Документы, которые понадобятся
- устав и приказ о назначении руководителя;
- штатное расписание, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка;
- трудовые договоры, приказы и личные карточки имеющихся работников;
- табели и графики отпусков за текущий год;
- гражданско-правовые договоры с физическими лицами;
- списки работников для воинского учёта;
- для НКО: перечень проектов и распределение работников по ним.
Сроки
Кадровый аудит и наведение порядка в документах занимают от одной до трёх недель в зависимости от численности штата. Постоянное обслуживание начинается со следующего месяца после подписания договора, документы по кадровым событиям готовим в течение одного-двух рабочих дней после заявки.
Оставьте заявку в форме ниже: коммерческое предложение после ознакомления с заданием, ответ в течение 1 дня.
Ведёте ли вы воинский учёт работников?
Да. Ведём списки военнообязанных, готовим уведомления и ответы на запросы, консультируем руководителя об обязанностях работодателя.
Кто подписывает кадровые документы?
Документы готовим мы, подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Обмен документами можно организовать в электронном виде.
Что делать, если кадровых документов за прошлые годы нет?
Сначала проводим кадровый аудит, составляем перечень того, чего не хватает, и восстанавливаем документы, которые можно восстановить. Далее ведём учёт с чистого листа.
Помогаете ли вы в спорах с работниками?
Да. Кадровики работают вместе с юристами фирмы: готовим документы, сопровождаем переговоры и представляем организацию в инспекции труда и суде.