Услуги кадрового администрирования и кадровый учёт

Услуги кадрового администрирования нужны там, где есть хотя бы один наёмный работник: трудовой договор, приказ, табель, отпуск, больничный, воинский учёт и отчётность появляются в первый же месяц. «МК Аудит» ведёт кадровый учёт общественных организаций, благотворительных фондов, донорских проектов, ООО и представительств иностранных компаний в Киеве и по всей Украине с 2000 года. Мы берём на себя подготовку и оформление всех кадровых документов по законодательству Украины, а руководитель получает порядок в документах и спокойные проверки инспекции труда.

Кадровый учёт мы обычно ведём вместе с расчётом заработной платы, поэтому приказы, табели и расчёты не противоречат друг другу. Для НКО оформляем работников по проектам и готовим документы, которые запрашивают доноры во время аудита гранта: договоры, табели, должностные инструкции, распределение рабочего времени между проектами.

Что такое кадровое администрирование и чем оно отличается от HR

Кадровое администрирование это документальная сторона трудовых отношений: оформление приёма, переводов, отпусков и увольнений, табельный учёт, воинский учёт, ответы на запросы государственных органов и хранение личных дел. HR занимается подбором, адаптацией и мотивацией людей, а администрирование делает так, чтобы каждое кадровое решение было оформлено правильно и в срок. Именно эту часть чаще всего передают на аутсорсинг: она регламентирована законом, требует внимания к деталям и не зависит от того, есть ли в компании HR-менеджер.

Что входит в услуги кадрового администрирования

• Приём на работу: трудовые договоры, приказы, уведомление налоговой до начала работы, личные карточки, ознакомление с внутренними документами.
• Штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда.
• Изменение условий труда, переводы, совмещение, неполное рабочее время, дистанционная и надомная работа.
• Табели учёта рабочего времени, графики отпусков, оформление ежегодных, дополнительных и социальных отпусков, отпусков без сохранения зарплаты.
• Электронные больничные: проверка, регистрация в табеле, передача данных для расчёта.
• Командировки, работа в выходные и праздничные дни, сверхурочная работа.
• Премирование, дисциплинарные взыскания, служебные расследования.
• Увольнение работников и сокращение штата с соблюдением сроков предупреждения и выплат.
• Гражданско-правовые договоры с физическими лицами и контроль, чтобы они не имели признаков трудовых отношений.
• Воинский учёт работников: списки, уведомления в ТЦК, ответственное лицо, ответы на запросы.
• Сопровождение проверок инспекции труда и трудовых споров вместе с юристами фирмы.

В зависимости от состояния ваших документов работа может быть разовой или постоянной.

Кому нужно

• Общественным организациям и благотворительным фондам, где работники оформлены по нескольким проектам и доноры требуют подтверждения рабочего времени.
• Донорским проектам и представительствам международных организаций, которые нанимают персонал в Украине и должны соблюдать украинское трудовое законодательство.
• ООО, где кадрами занимается бухгалтер или офис-менеджер без соответствующего опыта.
• Представительствам иностранных компаний, где руководитель не всегда находится в Украине и документы нужно оформлять дистанционно.
• Компаниям с дистанционными работниками, в том числе теми, кто работает из-за границы.
• Руководителям, которые хотят быть уверенными, что проверка инспекции труда не закончится штрафами.

Воинский учёт работодателя в 2026 году

Это та часть кадрового администрирования, где ошибки стоят дороже всего. Работодатель обязан вести воинский учёт призывников, военнообязанных и резервистов, назначить ответственное лицо, вести списки и в течение семи дней уведомлять территориальный центр комплектования о приёме и увольнении таких работников. С 13 августа 2026 года уведомление подаётся в электронном виде через портал Дія, бумажный вариант остаётся запасным. Мы ведём списки, готовим уведомления и ответы на запросы, а руководителю объясняем, что именно нужно подписать и когда. Отдельно можно передать только воинский учёт, если остальные кадры ведёт ваш сотрудник.

Дистанционная работа и работники за границей

После 2022 года часть работников многих организаций работает из других городов и стран. Для них оформляется дистанционная работа: дополнительное соглашение или приказ, порядок учёта рабочего времени, правила связи и отчётности. Трудовой договор, зарплата и налоги остаются украинскими. Когда работник живёт за границей дольше полугода, у него и у работодателя могут появиться обязанности в другой стране; мы отмечаем такие случаи и при необходимости привлекаем фирму DFK International в соответствующей стране.

Как проходит работа

1. Заявка и предложение. Вы сообщаете количество работников и состояние кадровых документов. В течение одного рабочего дня отправляем коммерческое предложение.
2. Договор и чек-лист. Подписываем договор с обязательством о конфиденциальности, передаём перечень документов для передачи.
3. Выполнение. Проверяем имеющиеся документы, восстанавливаем отсутствующие, далее оформляем все кадровые события по заявкам руководителя.
4. Результат и поддержка. Вы получаете упорядоченные кадровые дела, а специалист отвечает на вопросы по трудовому законодательству.

Документы, которые понадобятся

• устав и приказ о назначении руководителя;
• штатное расписание, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка;
• трудовые договоры, приказы и личные карточки имеющихся работников;
• табели и графики отпусков за текущий год;
• гражданско-правовые договоры с физическими лицами;
• списки работников для воинского учёта и приказ о назначении ответственного лица;
• для НКО: перечень проектов и распределение работников по ним.

Сроки

Кадровый аудит и наведение порядка в документах занимают от одной до трёх недель в зависимости от численности штата. Постоянное обслуживание начинается со следующего месяца после подписания договора, документы по кадровым событиям готовим в течение одного-двух рабочих дней после заявки, уведомления в ТЦК в установленный законом срок.

Стоимость услуг кадрового администрирования

Цена зависит от численности работников, текучести кадров, количества проектов у НКО, наличия воинского учёта и того, ведём ли мы одновременно зарплату. Коммерческое предложение готовим после ознакомления с заданием: оставьте заявку в форме ниже, ответ в течение одного рабочего дня.