Оценка способности организации донором: что проверяют перед подписанием гранта

Перед подписанием соглашения донор хочет знать не только то, что организация умеет делать проекты, но и то, способна ли она правильно распоряжаться средствами. Для этого используется оценка способности, она же capacity assessment или due diligence: проверка систем управления, финансов, закупок и кадров.

Результат оценки, это не просто «да» или «нет». Чаще всего это уровень риска, от которого зависят условия работы: размер траншей, частота отчётности, необходимость предварительного согласования закупок и количество проверок в течение проекта. Поэтому подготовка к оценке, это инвестиция, которая окупается на весь срок сотрудничества.

Кто и когда проводит оценку

Форматы различаются в зависимости от донора. Агентства ООН применяют микрооценку в рамках подхода HACT, о котором мы пишем в статье об аудите проектов ООН по HACT. Европейские программы используют проверку операционной и финансовой способности. Частные фонды и посольства чаще всего применяют собственную анкету с просьбой приложить документы.

Оценку проводит либо сам донор, либо независимая аудиторская фирма по его заказу. Периодичность обычно составляет несколько лет, а повторная оценка проводится при существенном увеличении объёма финансирования или смене руководства.

Что именно проверяют

Управление и уставные документы

Устав, состав правления, протоколы заседаний, разграничение полномочий между руководителем и наблюдательным органом, порядок принятия решений о расходах. Донор смотрит, существует ли контроль над директором, все ли решения принимает один человек.

Финансовая система

Учётная политика, программное обеспечение, план счетов с аналитикой по проектам, порядок закрытия периода, наличие финансовой отчётности за предыдущие годы и аудиторских отчётов. Здесь же проверяется, ведёт ли организация учёт грантов по проектам, как описано в соответствующей статье.

Внутренний контроль

Разделение обязанностей: один человек не должен одновременно готовить платёж, подписывать его и отражать в учёте. Проверяются лимиты полномочий, порядок авторизации расходов, работа с наличными, контроль подотчётных сумм.

Закупки

Наличие внутреннего положения с порогами и процедурами, примеры проведённых закупок, документирование выбора поставщика. Подробнее о требованиях, это статья о закупках в грантовом проекте.

Кадры и оплата труда

Штатное расписание, трудовые договоры, положение об оплате труда, таймшиты, порядок распределения зарплаты между проектами, соблюдение налогового законодательства.

Политики и этика

Политика предотвращения конфликта интересов, антикоррупционная политика, политика защиты от сексуальной эксплуатации и злоупотреблений, механизм подачи жалоб, защита персональных данных. Для многих доноров отсутствие этих документов, это отдельный фактор риска независимо от качества финансов.

Документы, которые стоит иметь готовыми

Блок	Документы
Юридический	Устав, выписка из реестра, выписка из Реестра неприбыльных учреждений, протоколы правления
Финансовый	Отчётность за 2-3 года, аудиторские отчёты, учётная политика, оборотно-сальдовые ведомости
Проектный	Перечень проектов с бюджетами и донорами, образцы отчётов, рекомендательные письма
Процедурный	Положение о закупках, об оплате труда, о командировках, лимиты полномочий
Политики	Конфликт интересов, антикоррупционная, защита от злоупотреблений, жалобы, персональные данные
Кадровый	Штатное расписание, должностные инструкции ключевых лиц, резюме команды

Как формируется уровень риска

Оценщик заполняет структурированную анкету и выставляет баллы по каждому блоку, после чего организация получает уровень: низкий, умеренный, значительный или высокий. Последствия прямые:

• низкий риск: более крупные транши, отчётность реже, меньше проверок;
• умеренный: стандартные условия, плановые проверки;
• значительный: меньшие транши, частые отчёты, предварительное согласование закупок, обязательные spot checks;
• высокий: прямая оплата поставщикам донором или отказ от прямого финансирования.

Важно, что уровень риска не является оценкой честности организации. Это оценка систем. Небольшая организация с безупречной репутацией, но без письменных процедур, получит худший результат, чем организация такого же размера с описанными процессами.

Самые частые причины низкой оценки

• нет письменных процедур: закупки, расходы и зарплата регулируются устными договорённостями;
• функции не разделены: руководитель единолично инициирует, согласовывает и контролирует платежи;
• учёт ведётся в таблицах без аналитики по проектам;
• нет аудированной отчётности за предыдущие годы;
• отсутствуют базовые политики, которых требует донор;
• не сформированы папки проектов, документы хранятся без системы;
• ключевые процессы завязаны на одного человека без замены.

Как подготовиться за два месяца

Реалистичный план: первый месяц, это аудит собственных процессов и документов, подготовка учётной политики, положения о закупках и базовых политик, утверждение их правлением. Второй месяц, это наведение порядка в учёте: аналитика по проектам, сверка остатков целевого финансирования, формирование папок по каждому проекту.

Если организация никогда не проходила аудит, полезно заказать аудит годовой финансовой отчётности: аудиторский отчёт за последний год снимает часть вопросов оценщика и даёт письменный перечень того, что стоит исправить.

МК Аудит работает с неприбыльными организациями и донорскими проектами с 2000 года, входит в реестр аудиторов ОСНАД (№4624) и в сеть DFK International. Мы проводим аудит отчётности, проверку расходов проектов и готовим организации к оценке способности. Если вам предстоит due diligence донора, оставьте заявку: коммерческое предложение после ознакомления с заданием, ответ в течение 1 дня.