Новая общественная организация: учет и отчетность в первый год

Нужен ли учет, если денег еще нет

Да. Общественная организация ведет бухгалтерский учет и подает отчетность со дня государственной регистрации, даже если счет пустой и ни одной операции не было. В первый месяц нужно включиться в Реестр неприбыльных учреждений и организаций, открыть счет, утвердить учетную политику приказом руководителя и решить, кто ведет учет. В течение первого года главное следить, чтобы средства шли только на уставные цели и у каждой операции был документ.

Ниже порядок действий для новой общественной организации, перечень отчетов и ошибки, которые мы чаще всего видим в организациях в первый год работы.

Первый месяц после регистрации

Признак неприбыльности. Заявление о включении в Реестр неприбыльных учреждений и организаций можно подать вместе с регистрационными документами или отдельно в налоговую. Устав должен прямо запрещать распределение доходов между учредителями, членами и работниками и предусматривать передачу активов другой неприбыльной организации или в бюджет при ликвидации. Без этих положений ГНС откажет. Подробнее о том, как получить и сохранить признак неприбыльности.
Банковский счет. Банк попросит устав, выписку из ЕГР, документы руководителя и сведения о структуре организации. Отдельный счет нужен с первой гривны: личные карты учредителей для средств организации не подходят.
Кто подписывает. Право подписи определяют устав и решение органа управления. Руководителю и бухгалтеру понадобится квалифицированная электронная подпись для банка, электронного кабинета плательщика и подачи отчетов.
Учетная политика. Утверждается приказом руководителя. В ней фиксируют рабочий план счетов, порядок учета членских взносов, пожертвований и грантов, аналитику по источникам финансирования, а также кто составляет и подписывает отчетность.
Кто ведет учет. Закон о бухгалтерском учете позволяет руководителю вести учет лично, назначить штатного бухгалтера или заключить договор с бухгалтерской фирмой или ФЛП. Ответственность за организацию учета в любом случае остается на руководителе.

Какие отчеты подает типичная общественная организация

Годовая финансовая отчетность. Баланс и отчет о финансовых результатах, для большинства новых организаций по упрощенным формам. Подается после окончания года, как правило до конца февраля.
Отчет об использовании доходов неприбыльной организации. Подается в налоговую раз в год в сроки, установленные для годовой налоговой отчетности. Подается и тогда, когда доходов не было. Как его заполнить, объясняем в материале об отчете об использовании доходов неприбыльной организации.
Налоговый расчет по НДФЛ и ЕСВ. Появляется, когда организация начисляет зарплату или платит физическим лицам по гражданско-правовым договорам. Расчет подается ежеквартально, а налоги и взносы уплачиваются ежемесячно или при каждой выплате.
Статистическая отчетность. Нужна, если организация включена в выборку Госстата. Перечень обязательных форм для конкретной организации стоит проверить в начале года.

Если в организации есть хотя бы один работник, добавляются кадровые документы и воинский учет. Это обязанность любого работодателя, в том числе общественной организации.

Как правильно принять первые деньги

Членские взносы. Размер и порядок уплаты устанавливает устав или решение общего собрания. Взносы поступают на счет организации с назначением платежа «членский взнос» и учитываются отдельно от пожертвований.
Благотворительные пожертвования. От физических лиц и компаний, с назначением «благотворительное пожертвование» или с указанием цели. Если пожертвование целевое, его использование показывают отдельно, чтобы при необходимости подтвердить расходы жертвователю.
Первый грант. Сначала подписанное грантовое соглашение и утвержденный бюджет, потом поступление. В учете для гранта открывается отдельная аналитика: каждый расход привязывается к проекту и статье бюджета с первого дня. Как это настроить, описано в материале об учете грантов по проектам.
Грант в иностранной валюте. Поступает на валютный счет и отражается в учете по курсу НБУ на дату операции. Курс, по которому донор принимает финансовый отчет, может отличаться от учетного, поэтому порядок пересчета стоит согласовать с донором и закрепить в учетной политике.

Как платить людям

Есть три основных варианта. Трудовой договор: человек в штате, организация удерживает НДФЛ и военный сбор, начисляет ЕСВ и ведет кадровый учет. Гражданско-правовой договор с физическим лицом: оплата за конкретную работу или услугу на основании акта, налоги удерживаются так же, как с зарплаты, и ЕСВ тоже начисляется. Договор с ФЛП: налоги ФЛП платит сам, организация платит по счету и акту.

Для неприбыльной организации риск в том, чтобы выплата не выглядела как распределение дохода. Оплата труда работникам разрешена. Но завышенные вознаграждения учредителям, членам правления или их родственникам, особенно через договоры с ФЛП без реального результата, налоговая может расценить как распределение дохода. Последствие: исключение из Реестра и налог на прибыль. Каждая выплата должна относиться к уставной деятельности, соответствовать рыночному уровню и подтверждаться результатом работы.

Имущество, полученное бесплатно

Ноутбуки от донора, мебель от партнера, гуманитарные товары. Все это оприходуется на основании акта приема-передачи или накладной с оценкой стоимости. Для необоротных активов доход в учете признается постепенно, вместе с начислением амортизации. Имущество, полученное в рамках гранта, учитывается отдельно по проекту: после завершения проекта донор может потребовать передать его другой организации или согласовать дальнейшее использование.

Типичные ошибки первого года

Нет бухгалтера, «потому что операций мало». Учет начинают восстанавливать перед первым грантом или проверкой, а часть документов уже невозможно найти.
Расходы не по уставу. Оплата того, что не предусмотрено уставными целями, даже разовая, может стать основанием для исключения из Реестра и обложения этой суммы налогом на прибыль.
Личные деньги и средства организации вместе. Пожертвования на карту председателя, оплата расходов организации с личной карты без авансового отчета.
Пропущенные нулевые отчеты. Финансовая отчетность и отчет об использовании доходов подаются и без операций. Пропуск означает штрафы и лишние вопросы от налоговой.
Наличные без документов. Выдача под отчет без авансового отчета, закупки без чеков и накладных.

Эти ошибки редко заметны сразу. Они всплывают позже: во время налоговой проверки, когда ГНС принимает решение об исключении из Реестра, или во время первого аудита от донора, когда аудитор не может подтвердить расходы и донор просит вернуть средства.

Чек-лист первого года

Проверить, соответствует ли устав требованиям пункта 133.4 Налогового кодекса.
Получить решение о включении в Реестр неприбыльных учреждений и организаций.
Открыть счет, оформить КЭП руководителю и бухгалтеру, подключить электронный кабинет.
Утвердить учетную политику и определить, кто ведет учет.
Настроить аналитику по источникам: членские взносы, пожертвования, каждый грант отдельно.
Оформить кадровые документы и воинский учет, если появились работники.
Ежемесячно собирать первичные документы и сверять банковскую выписку.
Ежеквартально подавать расчет по НДФЛ и ЕСВ, если были выплаты физическим лицам.
После окончания года подать финансовую отчетность и отчет об использовании доходов, даже нулевые.
Перед первым отчетом донору проверить, есть ли у каждого расхода документ и привязка к бюджету.

Частые вопросы

Учёт в общественной организации: что читать

Нужно ли подавать отчеты, если у организации не было поступлений

Да. Годовая финансовая отчетность и отчет об использовании доходов неприбыльной организации подаются независимо от того, были ли операции. Нулевой отчет составляется за несколько минут, а пропуск влечет штраф и может привлечь внимание налоговой.

Может ли председатель общественной организации сам вести бухгалтерию

Может, закон это позволяет. На практике это работает, пока операций несколько в месяц и нет грантов. С первым грантом появляются бюджет, аналитика по проекту и отчеты донору, и без бухгалтера ошибки накапливаются быстро.

Что будет, если деньги поступили до включения в Реестр

До решения ГНС у организации нет признака неприбыльности, поэтому такие поступления могут облагаться налогом на общих основаниях. Поэтому заявление лучше подавать вместе с регистрационными документами, а первые поступления планировать после решения налоговой.

Можно ли платить зарплату председателю организации

Можно, если председатель работает по трудовому договору и это предусмотрено уставом или решением органа управления. Оплата труда не является распределением дохода. Риск возникает, когда размер выплаты не соответствует объему работы или рыночному уровню.

Нужен ли новой общественной организации аудит

Закон, как правило, не требует от небольшой общественной организации обязательного аудита финансовой отчетности. Аудит появляется, когда его предусматривает грантовое соглашение, и тогда донор проверяет именно те документы и аналитику, которые должны были быть настроены с первого дня.

Если нужна помощь с первого дня

Мы с 2000 года ведем учет общественных организаций и проводим аудит грантовых проектов. Для только что зарегистрированной организации бухгалтерское сопровождение общественной организации обычно начинается с учетной политики и аналитики под первый грант. Напишите, сколько источников финансирования вы планируете и будут ли работники. Коммерческое предложение после ознакомления с задачей.