Микрооценка партнёра по методике HACT
Перед тем как перевести организации значительные средства, агентство ООН оценивает её способность ими управлять. Это не аудит отчётности, а проверка систем: учёта, закупок, внутреннего контроля, управления средствами и отчётности. Результат определяет уровень риска партнёра, а от него зависят форма перевода, размер траншей и количество проверок в течение года.
Микрооценка по HACT это оценка способности партнёра, которую агентства ООН проводят до крупных переводов. Проверяются пять областей: учёт, закупки, внутренний контроль, управление средствами и отчётность. По итогу партнёр получает уровень риска, который определяет форму финансирования и частоту дальнейших проверок.
Зачем агентствам ООН микрооценка
HACT это согласованный подход агентств ООН к переводу средств партнёрам, реализующим проекты. Вместо того чтобы проверять всех одинаково, агентство сначала оценивает каждого партнёра, а затем выстраивает под него режим работы. Организация с низким риском получает средства авансом и реже проверяется. Организация с высоким риском получает возмещение по факту расходов, меньшие транши и больше проверок в течение года.
Общественные организации, благотворительные фонды и государственные учреждения, получающие от агентства ООН средства сверх определённого порога за год.
До начала сотрудничества или до первого крупного перевода. Повторяется, когда меняется объём финансирования или структура организации.
Независимая аудиторская фирма, которую привлекает агентство или сам партнёр по согласованию. Оценщик не может быть тем, кто ведёт учёт организации.
Пять областей, которые проверяют
Управление организацией
Устав, структура, полномочия правления и исполнительного директора, распределение обязанностей, кадровая политика, наличие письменных процедур и того, кто за что отвечает.
Бухгалтерский учёт
Учётная политика, программное обеспечение, план счетов, учёт по проектам, распределение общих расходов, хранение первичных документов, закрытие периодов.
Закупки
Письменная процедура, пороги, количество предложений, протоколы выбора, конфликт интересов, договоры, приёмка работ и товаров.
Управление средствами
Банковские счета, право подписи, разделение обязанностей между тем, кто инициирует и кто подтверждает платёж, касса, планирование денежных потоков, валютные операции.
Отчётность и аудит
Как составляются отчёты донорам, кто их проверяет перед подачей, сверены ли они с учётом, какие выводы давали предыдущие аудиторы и что с ними сделали.
Уровень риска и план действий
По каждой области оценщик фиксирует находки и даёт рекомендации. Вместе они складываются в уровень риска и перечень того, что организации стоит исправить до следующей оценки.
Что подготовить заранее
Учётная политика, положение о закупках, положение об оплате труда, порядок командировок. Отсутствие письменных правил снижает оценку сильнее всего.
Устав, выписка из реестра, решение о составе правления, приказы о назначении, признак неприбыльности, штатное расписание.
Оборотно-сальдовые ведомости, учёт по проектам, отчёты донорам за последние периоды, финансовая и налоговая отчётность.
Отчёты аудиторов и письма руководству за прошлые годы вместе с подтверждением того, что замечания исправлены.
Что чаще всего снижает оценку
Правила есть в головах, но не на бумаге. Оценщик фиксирует это как слабый контроль, даже если на практике всё делается правильно.
Тот же сотрудник готовит платёж, подписывает и отражает в учёте. Разделение обязанностей это базовое требование.
Расходы по грантам не отделены в учёте, а отчёт донору составляется вручную в таблице. Сверка становится невозможной.
Нет порогов и протоколов, поставщик выбран без предложений. Самая частая находка после отсутствия письменных правил.
Аренда и административный персонал распределены между проектами без утверждённой методики распределения.
Предыдущий аудитор написал те же проблемы, и ничего не изменилось. Для оценщика это сигнал об отношении руководства.
Если оценка впереди, а большинство пунктов выше про вас, имеет смысл сначала привести систему в порядок. Мы делаем это отдельной работой: смотрим учёт, документы и процедуры и даём перечень того, что исправить, ещё до прихода оценщика. Смотрите также оценка способности организации донором и аудит проектов ООН по HACT.
Что спрашивают чаще всего
Чем микрооценка отличается от аудита проекта?
Аудит проверяет, правильно ли потрачены средства за прошлый период. Микрооценка смотрит вперёд: способна ли организация правильно управлять средствами, которые ей только собираются перевести. Предмет проверки разный, и отчёты тоже разные.
Кто заказывает микрооценку, агентство или мы?
Бывает по-разному. Часто агентство привлекает оценщика само, иногда просит партнёра организовать оценку по согласованному перечню требований. Во втором случае обращайтесь к нам с письмом агентства.
Можно ли подготовиться к микрооценке?
Да, и это самый дешёвый способ получить лучший уровень риска. Большинство находок касается отсутствующих письменных процедур и распределения обязанностей, а это исправляется за несколько недель.
Сколько длится микрооценка?
Обычно от двух до трёх недель в зависимости от количества проектов и состояния документов. Значительную часть работы можно сделать дистанционно.
Вы делаете оценку и аудит одной и той же организации?
Это решает агентство: в отдельных случаях оценщик и аудитор должны быть разными. Мы спрашиваем об этом на старте, чтобы потом не пришлось переделывать.
Получить предложение
Напишите, какое агентство проводит оценку и в какие сроки. Отвечаем в течение 1 рабочего дня.