Бухгалтер для общественной организации: штат, фрилансер или аутсорсинг

Кто должен вести бухгалтерию общественной организации

Общественная организация или благотворительный фонд обязаны вести бухгалтерский учет со дня государственной регистрации, даже если доходов и работников еще нет. Вести его может сам руководитель, штатный бухгалтер, бухгалтер-фрилансер по договору или бухгалтерская фирма: закон допускает все четыре варианта, а выбор зависит от количества операций, грантов и работников. Ответственность за организацию учета в любом случае остается на руководителе.

Нужен ли бухгалтер небольшой общественной организации

Отдельная должность бухгалтера не обязательна. Обязательны учет и отчетность. С момента регистрации организация должна:

Вести учет по Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»: учетная политика, первичные документы, регистры, даже когда операций за месяц две-три.
Подавать финансовую отчетность за год, а также отчет об использовании доходов неприбыльной организации. Если движения средств не было, отчетность все равно подается, с нулевыми показателями.
Сохранять признак неприбыльности: устав, отвечающий требованиям пункта 133.4 Налогового кодекса, и использование доходов только на цели организации.
Иметь квалифицированную электронную подпись руководителя и доступ к электронному кабинету налогоплательщика, потому что отчетность подается в электронном виде.

Как только появляется первый работник, добавляются начисление зарплаты, удержание НДФЛ и военного сбора, начисление ЕСВ, ежеквартальный налоговый расчет, кадровые приказы и воинский учет. Для организации без работников и с одним-двумя поступлениями в год учет может вести и сам руководитель. Для организации с грантом и командой это уже отдельная работа.

Четыре варианта и когда подходит каждый

Руководитель ведет учет сам

Закон это разрешает. Подходит новой организации без работников, без грантов и с несколькими операциями в год. Слабое место: руководитель редко знает, как заполнить отчет об использовании доходов и чем для организации обернется потеря признака неприбыльности. Ошибки обычно обнаруживаются поздно: когда приходит первый грант, а учет за прошлые годы приходится приводить в порядок.

Штатный бухгалтер

Подходит, когда в организации несколько проектов одновременно, постоянный поток платежей, своя команда и бухгалтер нужен каждый день на месте. Преимущества: быстрая реакция, знание процессов организации, контроль первичных документов в момент операции. Недостатки: расходы на зарплату и ЕСВ независимо от объема работы, зависимость от одного человека (отпуск, больничный, увольнение), и на рынке немного бухгалтеров, которые знают именно учет неприбыльных организаций и требования доноров.

Бухгалтер-фрилансер

Подходит небольшой организации с одним грантом или с регулярными, но немногочисленными поступлениями. Обычно обходится дешевле штатной должности. Риски: фрилансер ведет много клиентов одновременно, замены на время его отсутствия нет, базы и доступы часто остаются на его компьютере. Большинство фрилансеров работают с ФЛП и ООО, а специфику общественных организаций и фондов знают поверхностно.

Бухгалтерская фирма (аутсорсинг)

Подходит организациям с несколькими грантами, работниками и предстоящим аудитом проекта. Над учетом работает команда, есть замена и внутренняя проверка, базы и отчеты принадлежат организации по договору. Недостатки: фирма не сидит в вашем офисе, поэтому нужна дисциплина в передаче документов, а при совсем небольшом объеме операций это может оказаться больше, чем нужно. Частый рабочий вариант: координатор или финансовый менеджер проекта в штате собирает документы, а бухгалтерское сопровождение общественной организации ведет фирма.

Что бухгалтер общественной организации должен знать сверх обычного учета

Бухгалтер, который годами вел ООО, может допускать в общественной организации ошибки, которых в бизнесе не бывает. Проверьте, знакомы ли ему эти темы:

Признак неприбыльности. Что делает организацию неприбыльной, что может привести к исключению из Реестра неприбыльных учреждений и организаций и как сохранить признак неприбыльности. После исключения организация становится плательщиком налога на прибыль.
Целевое использование доходов. Доходы организации можно тратить только на ее содержание и уставные цели. Распределение доходов между учредителями, членами или работниками (кроме оплаты труда и ЕСВ) запрещено. Нецелевые расходы налоговая рассматривает как прибыль.
Благотворительные поступления. Учет пожертвований по назначению, если благотворитель его определил, документы на помощь в натуральной форме, налоговые последствия выплат физическим лицам. Для благотворительных организаций действует еще и ограничение административных расходов.
Гранты по проектам. Отдельная аналитика по каждому гранту, распределение общих расходов, курсовые разницы, остатки на конец периода. Без этого учет грантов по проектам приходится восстанавливать перед каждым отчетом донору.
Отчет об использовании доходов неприбыльной организации. Годовой отчет в налоговую, из которого видно, на что ушли доходы.
Отчетность донору. Финансовый отчет по форме и в валюте донора, сверенный с бухгалтерским учетом. Налоговый учет и донорский отчет должны сходиться.
Зарплата и кадры. НДФЛ, военный сбор, ЕСВ, табели, особенно когда один человек работает на нескольких проектах.
Воинский учет. Если есть работники, организация ведет воинский учет и назначает ответственное лицо.

Признаки, что текущая схема не работает

Отчетность подается в последний день или с опозданием, в кабинете налогоплательщика есть письма и требования, на которые никто не ответил.
На вопрос «сколько осталось средств по каждому гранту» бухгалтер отвечает не сразу, а через несколько дней.
Финансовый отчет донору готовится отдельно от учета и не сходится с ним.
Первичные документы по проекту собираются только перед аудитом.
Базы, ключи электронной подписи и доступы есть только у одного человека, и без него организация не может подать отчетность.
Бухгалтер уволился, а новый не может понять, что было сделано до него.

Если совпадают два-три пункта, перед сменой бухгалтера стоит подумать о восстановлении бухгалтерского учета: новому человеку или фирме намного проще принимать учет, когда остатки подтверждены.

Что спросить у кандидата или фирмы

Сколько общественных организаций и фондов вы ведете сейчас и с какими донорами приходилось работать?
Как вы ведете учет по проектам и распределяете общие расходы?
Кто готовит финансовый отчет донору и как он сверяется с учетом?
Как вы следите за признаком неприбыльности и что проверяете перед отчетом об использовании доходов?
Кто замещает вас на время отпуска или болезни?
Где хранятся базы и как они передаются нам, если сотрудничество завершится?
Какие документы и в какие сроки мы должны передавать каждый месяц?
Готовы ли вы сопровождать аудит проекта и отвечать на вопросы аудитора?

Учёт в общественной организации: что читать

Нужен ли бухгалтер, если у общественной организации нет доходов и работников

Отдельная должность не нужна, но учет и отчетность нужны. Годовая финансовая отчетность и отчет об использовании доходов подаются и с нулевыми показателями. Эту работу руководитель может выполнить сам или поручить бухгалтеру по договору.

Может ли директор общественной организации сам вести бухгалтерию

Да, закон разрешает руководителю вести учет лично. Это разумно, пока операций мало, нет работников и грантов. С появлением первого гранта или первого работника объем работы и риск ошибок заметно растут.

Можно ли оплачивать бухгалтера из средств гранта

Да, если этот расход предусмотрен бюджетом проекта. Если бухгалтер обслуживает несколько проектов, его стоимость распределяется между ними по утвержденной методике, например по табелю. Отнести полную стоимость на каждый проект нельзя: донор расценит это как двойное финансирование.

Что лучше для фонда с одним грантом: фрилансер или фирма

Это зависит от условий гранта. Если донор требует аудит проекта, отчетность в валюте и проверяет распределение расходов, важнее опыт именно донорского учета и наличие замены. Если грант небольшой и короткий, опытного фрилансера может хватить.

Как сменить бухгалтера без потерь

Получить от прежнего бухгалтера базы, оборотно-сальдовые ведомости, копии поданных отчетов и доступы, оформить акт передачи и сверить остатки на дату передачи. Если остатки не подтверждаются, сначала восстанавливается учет, а уже потом новый бухгалтер ведет текущий период.

Если вы выбираете бухгалтера

МК Аудит с 2000 года ведет бухгалтерию и проверяет проекты общественных организаций и благотворительных фондов, поэтому мы знаем, что донор и налоговая спросят в учете. Напишите, сколько у вас грантов, работников и операций в месяц, и мы скажем, какой вариант вам подходит. Стоимость зависит от объема операций, количества проектов и работников. Коммерческое предложение после ознакомления с задачей.