Подготовка неприбыльной организации к аудиту
Отдельная работа перед аудитом: мы смотрим учёт, документы и процедуры глазами аудитора и говорим, что донор снимет или о чём напишет в письме руководству. Разница в том, что на этом этапе всё ещё можно исправить: донести документ, согласовать отклонение, переделать протокол закупки. После начала аудита такой возможности уже нет.
Подготовка к аудиту это предпроверка своими силами или с внешним консультантом. Цель одна: найти проблемные места до того, как их найдёт аудитор донора, пока их ещё можно закрыть. Занимает от одной до двух недель и стоит существенно меньше, чем снятая донором сумма расходов.
Что стоит организации неподготовленный аудит
Донор не принимает расход без документа или вне правил закупок и требует вернуть сумму. Это самое дорогое последствие и самое частое.
Даже если деньги не снимают, замечание остаётся в отчёте и переходит в следующий цикл оценки партнёра. В следующем году его вспомнят.
Аудитор ждёт документы, сроки сдвигаются, отчёт донору подаётся с опозданием. Иногда это влияет на следующий транш.
Что мы проверяем
Учётные политики и внутренние процедуры
Есть ли письменная учётная политика, положение о закупках, порядок оплаты труда и командировок. Соответствуют ли они тому, что фактически делается. Отсутствие письменных правил это первое, что фиксирует любой проверяющий.
Сверка отчёта донору с учётом
Берём поданный отчёт и оборотно-сальдовую ведомость по проекту и сводим их до копейки. Расхождение между отчётом и учётом это худшее замечание, потому что оно ставит под сомнение все цифры.
Закупки
Проверяем пороги донора, наличие предложений, протоколы выбора, договоры и декларации о конфликте интересов. Смотрим, не раздроблена ли закупка, чтобы обойти порог.
Персонал и таймшиты
Договоры с долей в проекте, таймшиты с подписями, сверка сумм в таймшитах с ведомостями начисления. Таймшиты, подписанные задним числом одним днём, снимают доверие ко всей статье расходов.
Налоговые риски
Где может возникнуть НДФЛ и военный сбор, когда компенсация работнику становится доходом, не создают ли операции объекта обложения НДС, нет ли риска потерять признак неприбыльности. Подробнее: признак неприбыльности.
Общие расходы и активы
Утверждён ли ключ распределения аренды и административного персонала между проектами. Есть ли перечень оборудования с инвентарными номерами и понятно ли, где оно физически.
Три шага за одну или две недели
Вы передаёте соглашение, бюджет, отчёты донору, оборотные ведомости по проекту и папку первичных документов. Работаем дистанционно через защищённый обмен.
Проходим шесть блоков выше. Каждую находку формулируем так, как её напишет аудитор, и рядом кладём способ закрыть: донести документ, оформить приказ, согласовать отклонение с донором.
Отвечаем на вопросы, пока вы закрываете пункты, и при необходимости проверяем повторно перед приходом аудитора.
Кто делает подготовку и кто аудит
Если аудит вашего проекта проводим мы, подготовку делает другая фирма, и наоборот. Аудитор не может проверять результат собственной работы. Поэтому подготовка это услуга для тех, у кого аудитор уже определён или назначен донором. Мы говорим об этом на первой встрече, чтобы потом не пришлось переигрывать. Что именно проверяет аудитор, описано на страницах аудит гранта и требования доноров к аудиту. Полный чек-лист документов есть в статье как подготовиться к аудиту гранта.
Что спрашивают чаще всего
Когда начинать подготовку к аудиту?
Оптимально за полтора или два месяца до прихода аудитора. Тогда остаётся время донести документы и, если нужно, согласовать отклонение с донором. За неделю до аудита успеть можно далеко не всё.
Сколько стоит подготовка к аудиту НКО?
Зависит от количества проектов, объёма операций и состояния документов. Предложение отправляем после ознакомления с задачей, обычно в течение одного рабочего дня. В большинстве случаев сумма меньше расходов, которые обычно снимает донор.
Вы можете сделать и подготовку, и аудит?
Нет, это нарушает независимость. Если аудит делаем мы, подготовку должна делать другая фирма. Мы сразу говорим, что из этого доступно в вашей ситуации.
Что на выходе?
Перечень находок с формулировками, как их напишет аудитор, оценкой риска по каждой и конкретным способом закрыть. Плюс короткое заключение для правления или директора.
Работаете ли дистанционно?
Да, почти всегда. Выезд нужен только для проверки наличия оборудования, и то не в каждом случае.
Получить предложение
Напишите, какой донор и когда планируется аудит. Отвечаем в течение 1 рабочего дня.