Аудит гуманитарной помощи
Гуманитарная помощь живёт по своим правилам: она приходит в натуральной форме, проходит таможню, приходуется по оценке, а затем распределяется между людьми, каждый из которых должен быть в реестре. Донор проверяет всю эту цепочку, а государство смотрит на целевое использование. Мы проверяем её так же и выдаём отчёт, который принимают обе стороны.
Аудит гуманитарной помощи подтверждает всю цепочку: получение и таможенное оформление, оприходование по оценке, хранение, распределение между получателями и отчётность. Отличается от обычного аудита гранта тем, что большинство операций неденежные, а доказательством служат акты, накладные и реестры людей.
Что проверяется на каждом этапе
Получение и статус
Решение о признании груза гуманитарной помощью, документы отправителя, декларации, товаросопроводительные документы, подтверждение получателя. Здесь же проверяем, имеет ли организация право принимать такие грузы.
Оприходование и оценка
Как помощь поставлена на учёт, по какой стоимости и на основании чего. Для натуральной формы это самое чувствительное место: оценка должна быть обоснована документом, а не поставлена приблизительно.
Хранение
Склад, материально ответственные лица, инвентаризация, списание испорченного или просроченного. Смотрим, совпадают ли остатки на складе с учётом.
Распределение между получателями
Реестры выдачи, подписи или другие подтверждения получения, критерии отбора получателей и их соблюдение. Это главный предмет проверки донора: он хочет видеть, что помощь дошла до тех, для кого предназначалась.
Персональные данные
Реестры содержат данные людей, поэтому смотрим и на то, как они хранятся и у кого есть доступ. Доноры всё чаще включают это в техническое задание.
Отчётность
Отчёт донору, отчётность в государственные органы по гуманитарной помощи, отражение в финансовой отчётности организации. Все три должны сходиться между собой.
Что находим чаще всего
Товар оприходован по сумме, взятой из головы или из чужого прайса. Правильно опираться на документы отправителя или на обоснованную оценку со ссылкой на источник.
Список получателей есть, а подписей или других доказательств выдачи нет. Донор в таком случае ставит под сомнение весь объём распределения.
Инвентаризация не проводилась или её результаты не отражены. Разница между фактическими остатками и учётом обнаруживается уже во время аудита.
Нет письменных правил, кому и сколько выдаётся. Тогда любое распределение выглядит произвольным, даже если оно было справедливым.
Испорченное или просроченное списано приказом без акта и без комиссии. Это классическое замечание и у донора, и у проверяющего со стороны государства.
Натуральная помощь и денежная часть проекта ведутся в одном потоке без разделения, поэтому отчёт донору невозможно сверить с учётом.
Об учёте гуманитарной помощи подробно, с проводками и документами, мы писали в статье учёт гуманитарной помощи в неприбыльной организации.
Четыре шага
Соглашение с донором и техническое задание определяют формат отчёта: аудит, проверка расходов или отдельный отчёт о распределении. Говорим, что именно нужно, до договора.
Таможенные документы, акты приёмки, складской учёт, реестры выдачи, приказы и положения, отчёты донору и государству.
Проверяем цепочку от груза до конкретного получателя на выборке. Замечания сообщаем по ходу, чтобы вы успели донести документы.
Отчёт на украинском и английском в формате донора, при необходимости с отдельным разделом о распределении и о системе внутреннего контроля.
Что спрашивают чаще всего
Чем аудит гуманитарной помощи отличается от аудита гранта?
Большинство операций неденежные. Вместо платёжных поручений доказательствами служат таможенные документы, акты, складской учёт и реестры выдачи. Добавляется вопрос оценки натуральной помощи, которого в денежном проекте просто нет.
Сколько стоит такой аудит?
Зависит от объёма грузов, количества получателей и периода. Предложение отправляем после ознакомления с задачей, обычно в течение одного рабочего дня.
Нужны ли подписи каждого получателя?
Формат подтверждения определяет донор. Чаще это ведомость с подписями, иногда фотофиксация или электронное подтверждение. Главное, чтобы способ был описан во внутреннем положении и применялся одинаково.
Мы раздавали помощь без реестров в начале. Что делать?
Не скрывать. Опишите ситуацию, соберите всё, что есть: приказы, фото, свидетельства ответственных, и сообщите донору. Честно описанное отклонение закрывается значительно легче, чем найденное аудитором.
Проверяете ли вы вместе с денежной частью проекта?
Да, обычно это один аудит. Отчёт при этом разделяет натуральную и денежную части, потому что донор смотрит на них отдельно.
Получить предложение
Напишите, какой донор и за какой период нужна проверка. Отвечаем в течение 1 рабочего дня.