Подвійне фінансування у грантах: як донор його виявляє

Що донор називає подвійним фінансуванням

Подвійне фінансування це коли одна й та сама витрата потрапила у звіти двом донорам. Донори ставляться до цього жорстко: у більшості угод це не технічна помилка, а порушення, і наслідком може бути повернення коштів та відмова у наступних заявках.

Найважливіше: у дев’яти випадках із десяти це трапляється не навмисно. Організація веде три проєкти, бухгалтер один, офіс один, координатор працює на двох грантах. Витрата дублюється сама, якщо немає системи розподілу.

Де це виникає найчастіше

• Зарплата спільних працівників. Бухгалтер, директор, координатор. Якщо в табелях кожного проєкту стоїть по 100 відсотків часу, сума перевищує реальну зайнятість людини.
• Оренда і комунальні. Один офіс, три проєкти, і кожен звітує за повну оренду.
• Техніка і зв’язок. Один ноутбук куплений у двох проєктах, один тариф мобільного у трьох.
• Аудит і бухгалтерський супровід. Витрата на аудит самої організації потрапляє в кілька проєктних звітів.
• Заходи на стику періодів. Тренінг наприкінці одного проєкту і на початку іншого, оплачений один раз, показаний двічі.

Як донор це виявляє

• Порівняння табелів. Аудитор складає час однієї людини по всіх проєктах за місяць. Якщо вийшло більше ста відсотків, питання виникає одразу.
• Номери документів. Один і той самий номер накладної або акта у двох звітах видно за хвилину.
• Обмін між донорами. Великі донори звіряють переліки профінансованих організацій і іноді самі переліки витрат.
• Повний перелік проєктів. Аудитор зазвичай просить список усіх діючих грантів організації і дивиться на перетини періодів.
• Виписка по рахунку. Якщо проєкт має окремий рахунок, видно, звідки реально пішла оплата.

Що має бути, щоб цього не сталося

1. Аналітика по проєктах в обліку. Кожна витрата має ознаку проєкту з першого дня, а не розноситься наприкінці кварталу.
2. Письмова методика розподілу. Короткий документ: як розподіляється оренда (за площею, за кількістю людей, порівну), як зарплата (за табелем), як зв’язок. Затверджений наказом і незмінний протягом року.
3. Табелі на спільних працівників. Щомісяця, з підписом працівника і керівника, із сумою по всіх проєктах не більше ста відсотків.
4. Позначка на первинному документі. На оригіналі накладної чи акта вказується проєкт і частка, яка на нього віднесена.
5. Реєстр усіх грантів організації. Періоди, донори, бюджети. Його просить майже кожен аудитор.

Що перевіряє аудитор

• Перелік усіх проєктів організації за період, що перевіряється, і перетини їхніх періодів.
• Сумарний час кожного спільного працівника за місяць по всіх проєктах.
• Наявність і послідовність методики розподілу: чи рахували однаково в січні й у вересні.
• Унікальність первинних документів: чи не зустрічається той самий номер двічі.
• Відповідність частки витрати в звіті тій, що зафіксована в обліку.

П’ять помилок

• Табель заповнюється наприкінці проєкту за весь період. Виглядає як підгонка і перевіряється прискіпливо.
• Методика розподілу змінилася посеред року без наказу. Донор бачить, що в різні місяці рахували по-різному.
• Оренда розподілена порівну між проєктами, хоча один з них займає весь офіс. Пропорція має бути обґрунтована.
• Витрати на аудит організації віднесені на кілька проєктів повністю. Віднести можна лише частку.
• У звіті немає жодної спільної витрати. Теж підозріло: аудитор знає, що офіс і бухгалтер у організації одні.

Якщо дублювання вже сталося

Виправляти краще самим і до аудиту. Порядок: перерахувати частки, підготувати коригувальний звіт, написати донору з поясненням причини і розрахунком, повернути різницю, якщо вона виникла. Самостійне виправлення сприймається як робоча ситуація. Те саме, знайдене аудитором, сприймається інакше.

Якщо потрібна перевірка

Ми з 2000 року перевіряємо проєкти міжнародної технічної допомоги і починаємо саме з переліку всіх грантів організації. Напишіть, скільки у вас діючих проєктів і чи є спільні працівники, і ми скажемо, де найімовірніше перетин. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.