Двойное финансирование в грантах: как донор его обнаруживает

Что донор называет двойным финансированием

Двойное финансирование это когда один и тот же расход попал в отчёты двум донорам. Доноры относятся к этому жёстко: в большинстве соглашений это не техническая ошибка, а нарушение, и следствием может быть возврат средств и отказ в следующих заявках.

Самое важное: в девяти случаях из десяти это происходит не намеренно. Организация ведёт три проекта, бухгалтер один, офис один, координатор работает на двух грантах. Расход дублируется сам, если нет системы распределения.

Где это возникает чаще всего

Зарплата общих сотрудников. Бухгалтер, директор, координатор. Если в табелях каждого проекта стоит по 100 процентов времени, сумма превышает реальную занятость человека.
Аренда и коммунальные. Один офис, три проекта, и каждый отчитывается за полную аренду.
Техника и связь. Один ноутбук куплен в двух проектах, один тариф мобильного в трёх.
Аудит и бухгалтерское сопровождение. Расход на аудит самой организации попадает в несколько проектных отчётов.
Мероприятия на стыке периодов. Тренинг в конце одного проекта и в начале другого, оплаченный один раз, показанный дважды.

Как донор это выявляет

Сравнение табелей. Аудитор складывает время одного человека по всем проектам за месяц. Если вышло больше ста процентов, вопрос возникает сразу.
Номера документов. Один и тот же номер накладной или акта в двух отчётах виден за минуту.
Обмен между донорами. Крупные доноры сверяют перечни профинансированных организаций и иногда сами перечни расходов.
Полный перечень проектов. Аудитор обычно просит список всех действующих грантов организации и смотрит на пересечения периодов.
Выписка по счёту. Если у проекта отдельный счёт, видно, откуда реально прошла оплата.

Что должно быть, чтобы этого не случилось

Аналитика по проектам в учёте. У каждого расхода есть признак проекта с первого дня, а не разносится в конце квартала.
Письменная методика распределения. Короткий документ: как распределяется аренда (по площади, по количеству людей, поровну), как зарплата (по табелю), как связь. Утверждена приказом и неизменна в течение года.
Табели на общих сотрудников. Ежемесячно, с подписью сотрудника и руководителя, с суммой по всем проектам не более ста процентов.
Отметка на первичном документе. На оригинале накладной или акта указывается проект и доля, отнесённая на него.
Реестр всех грантов организации. Периоды, доноры, бюджеты. Его просит почти каждый аудитор.

Что проверяет аудитор

Перечень всех проектов организации за проверяемый период и пересечения их периодов.
Суммарное время каждого общего сотрудника за месяц по всем проектам.
Наличие и последовательность методики распределения: считали ли одинаково в январе и в сентябре.
Уникальность первичных документов: не встречается ли один и тот же номер дважды.
Соответствие доли расхода в отчёте той, что зафиксирована в учёте.

Пять ошибок

Табель заполняется в конце проекта за весь период. Выглядит как подгонка и проверяется придирчиво.
Методика распределения изменилась посреди года без приказа. Донор видит, что в разные месяцы считали по-разному.
Аренда распределена поровну между проектами, хотя один из них занимает весь офис. Пропорция должна быть обоснована.
Расходы на аудит организации отнесены на несколько проектов полностью. Отнести можно только долю.
В отчёте нет ни одного общего расхода. Тоже подозрительно: аудитор знает, что офис и бухгалтер в организации одни.

Если дублирование уже произошло

Исправлять лучше самим и до аудита. Порядок: пересчитать доли, подготовить корректирующий отчёт, написать донору с объяснением причины и расчётом, вернуть разницу, если она возникла. Самостоятельное исправление воспринимается как рабочая ситуация. То же самое, найденное аудитором, воспринимается иначе.

Можно ли одного сотрудника оформить на двух грантах

Можно, если суммарное время не превышает полной занятости и есть табель, который это показывает. Например 60 процентов на одном проекте и 40 на другом. Сто процентов в каждом из двух табелей это уже двойное финансирование.

Как правильно распределить аренду между проектами

По обоснованной базе: площадь, количество рабочих мест, количество сотрудников проекта. База фиксируется письменной методикой и не меняется в течение года без приказа. Равное деление допустимо, только если проекты действительно сопоставимы по использованию помещения.

Считается ли двойным финансированием взнос натурой из другого гранта

Да. Софинансирование должно поступать из собственных средств организации или из источника, не связанного с другим донорским проектом. Показать расход одного гранта как свой взнос в другой это классическая форма двойного финансирования.

Что делать, если у доноров разные правила распределения

Вести учёт по самому строгому правилу и готовить отчёты каждому донору по его форме из одних и тех же данных учёта. Два параллельных учёта с разной логикой рано или поздно разойдутся, и расхождение найдут.

Если нужна проверка

Мы с 2000 года проверяем проекты международной технической помощи и начинаем именно с перечня всех грантов организации. Напишите, сколько у вас действующих проектов и есть ли общие сотрудники, и мы скажем, где вероятнее всего пересечение. Коммерческое предложение после ознакомления с заданием.