Закриття грантового проєкту: 7 речей, які зробити до приходу аудитора
До приходу аудитора на закритті грантового проєкту треба зробити сім речей: відсікти витрати за строком проєкту, закрити зобов’язання, звірити фінальний звіт з обліком і бюджетом, визначити залишок коштів, провести інвентаризацію обладнання, завершити розрахунки з персоналом і впорядкувати архів. Кожна з них закриває окреме запитання, яке аудитор поставить на фінальній перевірці.
Як готуватися до фінального аудиту за три місяці, ми розповідали в статті фінальний аудит проєкту. Тут коротший практичний список на останні тижні проєкту і пояснення, чому кожен пункт важливий з погляду правил донора.
Що кажуть правила
Для грантів з бюджету ЄС загальні правила встановлює Регламент (ЄС, Євратом) 2024/2509 від 23 вересня 2024 року. Текст: EUR-Lex. Для закриття проєкту важливі такі норми.
- Стаття 189(3)(a). Фактичні витрати прийнятні, якщо понесені протягом строку дії проєкту. Виняток зроблено для витрат на фінальні звіти та аудиторські висновки.
- Стаття 189(4)(b). Витрати на висновки щодо фінансових звітів і звіти про перевірку можуть бути прийнятними, якщо донор їх вимагає і оголосив прийнятними в умовах конкурсу.
- Стаття 205(1). Сума гранту стає остаточною лише після затвердження фінальних звітів, і подальші аудити, перевірки та розслідування після цього все одно можливі.
- Стаття 129. Отримувач коштів ЄС надає права доступу для перевірок Комісії, OLAF, Рахунковій палаті ЄС і, де доречно, національним органам.
Українське законодавство додає вимогу до архіву: за статтею 8 Закону про бухоблік (zakon.rada.gov.ua) документи, регістри і звітність зберігаються протягом встановленого строку, але не менше трьох років. Інші донори мають власні правила, але логіка однакова: витрати в межах строку, звіт збігається з обліком, документи доступні після закриття.
Кого стосується
- громадських організацій і фондів, у яких грантовий проєкт завершується в найближчі місяці;
- партнерів консорціуму і субгрантерів, які звітують головному бенефіціару;
- бухгалтерів, які готують фінальний фінансовий звіт і пакет для аудитора;
- керівників, які підписують фінальний звіт і погоджують з донором передачу майна та повернення залишку.
7 речей до приходу аудитора
- Відсічка витрат за датами. Перегляньте всі витрати останніх тижнів і перші платежі після завершення. Послуга, надана після дати закінчення, зазвичай неприйнятна, навіть якщо договір підписано раніше. Винятки шукайте в угоді, зокрема для фінального звіту і аудиту.
- Закриття зобов’язань. Складіть перелік неоплачених рахунків і виданих авансів. Аванс постачальнику без акта на дату закриття не підтверджує витрату проєкту.
- Звірка фінального звіту з обліком і бюджетом. Кожна стаття звіту має збігатися з аналітикою по проєкту. Відхилення понад дозволені угодою межі мають бути погоджені з донором письмово.
- Залишок коштів. Визначте залишок на рахунку проєкту, отримані відсотки і курсові різниці, якщо вони є, і з’ясуйте за угодою, що з ними робити. Детальніше в статті залишок коштів гранту.
- Інвентаризація обладнання. Проведіть інвентаризацію купленого за грантом майна. Стаття 10 Закону про бухоблік зобов’язує проводити інвентаризацію, а донор зазвичай визначає в угоді, кому переходить майно після проєкту. Оформіть передачу документально.
- Розрахунки з персоналом і виконавцями. Закрийте таймшити за останній місяць, остаточні нарахування, договори з консультантами. Перевірте, що відсоток зайнятості в проєкті збігається з таймшитами.
- Архів проєкту. Зберіть в одному місці угоду і зміни, бюджети, звіти, первинку, закупівельні досьє, листування з донором. Визначте строк зберігання: щонайменше три роки за законом, а якщо угода вимагає довше, то за угодою.
| Пункт | Запитання аудитора | Документ-відповідь |
|---|---|---|
| Відсічка витрат | Чи всі витрати понесено в строк проєкту? | Реєстр витрат з датами актів і платежів |
| Зобов’язання | Чи немає авансів без підтвердження? | Акти звірки, перелік відкритих позицій |
| Фінальний звіт | Чи збігається звіт з обліком і бюджетом? | Звірка звіту з аналітикою, погодження відхилень |
| Залишок | Скільки коштів не використано і що з ними зроблено? | Банківська виписка, лист донору, платіж повернення |
| Обладнання | Де майно, куплене за грантом? | Акт інвентаризації, акт передачі |
| Персонал | Чи підтверджено час роботи над проєктом? | Таймшити, накази, розрахункові відомості |
| Архів | Чи доступні документи для подальших перевірок? | Опис архіву, наказ про строк зберігання |
Типові ризики на закритті
- Купівля «щоб не повертати». Масові закупівлі в останні тижні без зв’язку з діяльністю проєкту аудитор перевіряє з особливою увагою: витрата має бути потрібною для проєкту, а не для освоєння залишку.
- Платіж після закінчення за послугу, надану після закінчення. Дата акта важить більше, ніж дата договору.
- Фінальний звіт складено з кошторису, а не з обліку. Тоді суми звіту не підтверджуються регістрами.
- Майно залишилося без рішення. Обладнання стоїть в офісі, але немає ні передачі, ні погодження донора залишити його організації.
- Документи розійшлися по людях. Після закінчення проєкту менеджер звільняється, і частина листування з донором зникає разом з його поштою.
Почніть цей список щонайменше за місяць до кінцевої дати проєкту. Тоді відсічку витрат і закриття зобов’язань можна зробити ще в межах строку, а не пояснювати аудитору, чому послугу отримали на тиждень пізніше. Пункти 4 і 5 потребують листування з донором, тож запит про залишок коштів і майно краще надіслати заздалегідь і зберегти відповідь в архіві проєкту.
Часті запитання
Чи можна оплатити витрату гранту після закінчення проєкту?
Правила ЄС вимагають, щоб витрату було понесено протягом строку проєкту, з винятком для фінальних звітів і аудиторських висновків. Чи дозволяє ваша угода оплату вже понесених витрат після кінцевої дати і в який строк, перевірте в її умовах.
Скільки зберігати документи грантового проєкту?
Закон про бухоблік встановлює мінімум три роки. Грантова угода може вимагати довше, а за статтею 205(1) Регламенту ЄС після затвердження фінальних звітів можливі подальші аудити, тому орієнтуйтеся на найдовший строк.
Чи входить вартість фінального аудиту до бюджету гранту?
За статтею 189(4)(b) Регламенту 2024/2509 такі витрати можуть бути прийнятними, якщо донор вимагає висновок або звіт і оголосив ці витрати прийнятними. Перевірте, чи є окрема стаття на аудит у вашому бюджеті.
Як ми допомагаємо
Ми проводимо фінальні аудити і перевірки витрат грантових проєктів, а до них допомагаємо пройти закриття: звірити звіт з обліком, перевірити відсічку витрат і архів. Дивіться аудит гранту, аудит НПО і облік НПО. Для бухгалтерів і менеджерів проєктів ми проводимо безкоштовні вебінари для НПО. Напишіть нам через контакти.
Підготувала Команда МК Аудит