Залишок коштів гранту: що робити наприкінці проєкту

Коротка відповідь

Що робити із залишком коштів гранту наприкінці проєкту

Залишком донор вважає не лише гроші на рахунку, а й відсотки банку, курсовий дохід, повернення від постачальників і невикористані матеріали та обладнання. Законні варіанти: повернути донору (зазвичай 30-60 днів після завершення за договором), продовжити проєкт без додаткового фінансування (no-cost extension), перерозподілити між статтями або перенести в наступну фазу; усе, крім повернення, погоджується письмово до дати завершення. Не можна авансувати оренду чи підписки на наступний рік і закуповувати те, що буде спожите після проєкту.

Що робити з грошима, які лишилися наприкінці проєкту

Проєкт закінчується, на рахунку залишок. Спокуса витратити його за останній тиждень на щось корисне велика, і саме так виникає більшість знятих витрат у фінальному звіті. Нижче що входить у залишок, які є законні варіанти, у які строки і які документи потрібні.

Залишок це не тільки гроші на рахунку

Донор рахує залишком усе, що лишилося від проєкту, а не лише цифру у виписці:

Невитрачені кошти на проєктному рахунку і в касі.
Відсотки, нараховані банком на залишок проєктних коштів.
Курсовий дохід, якщо курс зіграв на користь проєкту.
Повернення від постачальників: переплати, кошти за ненадані послуги, повернені аванси.
Невикористані матеріали й обладнання, куплені за кошти проєкту.

Усе це показується у фінальному звіті окремо. Пропустити відсотки або курсовий дохід найлегше, і саме їх аудитор знаходить найшвидше: їх видно у виписці.

Чотири законні варіанти

Повернути донору. Базовий сценарій. Строк зазвичай від тридцяти до шістдесяти днів після дати завершення, точний строк у договорі. Переказ робиться на реквізити, вказані донором письмово, з призначенням платежу, яке посилається на номер угоди.
Продовжити проєкт без додаткового фінансування. Англійською це no-cost extension. Строк зсувається, бюджет лишається, залишок витрачається за тим самим бюджетом. Погоджується письмово до дати завершення, а не після.
Перерозподілити між статтями. Якщо економія виникла в одній статті, а в іншій бракує, донор може дозволити перенесення. Більшість угод дозволяє рух у межах певного відсотка без окремого дозволу, решту тільки з письмовим погодженням.
Перенести в наступну фазу. Можливо, якщо донор продовжує фінансування і прямо дозволив це в рішенні. Усно не рахується.

Спільне в усіх трьох варіантах, крім повернення: рішення має бути письмовим і датованим раніше, ніж закінчився проєкт.

Чого робити не можна

Витрачати залишок на статті, яких немає в бюджеті. Навіть якщо витрата корисна і пов’язана з проєктом.
Закуповувати наперед матеріали чи послуги, які будуть спожиті після завершення проєкту. Донор дивиться на дату отримання, а не на дату оплати.
Платити авансом за наступний рік оренду, зв’язок, підписки. Класична спроба освоїти залишок, яку знімають завжди.
Залишати відсотки собі без письмового дозволу.
Повертати коштами організації з іншого рахунку, не показавши рух по проєктному. Донор має бачити ланцюжок.

Що робити з обладнанням

Обладнання, куплене за кошти проєкту, не є автоматично власністю організації. Доля визначається угодою і підтверджується письмовим рішенням донора: передати організації, передати бенефіціарам, повернути, продати з поверненням коштів. Без такого рішення обладнання у фінальному звіті лишається відкритим питанням.

Потрібні: перелік з інвентарними номерами, вартістю і місцем зберігання, акт приймання-передачі, рішення донора. Якщо обладнання передано бенефіціарам, потрібні акти з кожним отримувачем.

Що перевіряє аудитор

Звірку: отримано від донора мінус витрачено мінус повернено, і чи дорівнює результат нулю.
Виписку з проєктного рахунку за останній місяць і платіжку про повернення.
Дати: чи всі витрати останнього місяця стосуються періоду проєкту.
Відсотки за весь період і те, як організація ними розпорядилася.
Листування з донором про продовження, перерозподіл або долю обладнання.
Чи немає передоплат за періоди після завершення проєкту.

План останнього місяця

За тридцять днів до завершення порахувати очікуваний залишок і написати донору, якщо потрібне продовження або перерозподіл.
Зупинити нові закупівлі, якщо товар чи послуга не будуть отримані до дати завершення.
Зібрати всі акти й накладні за останній місяць одразу, не чекаючи звіту.
Запросити в банку довідку про нараховані відсотки за весь період проєкту.
Зробити звірку і повернути залишок у строк, зберігши платіжне доручення.

Чи можна витратити залишок в останній тиждень проєкту

Можна, якщо витрата передбачена бюджетом, товар чи послуга фактично отримані до дати завершення і є підтвердні документи з відповідними датами. Усе інше донор знімає, навіть якщо гроші пішли вчасно.

Що робити з відсотками, нарахованими банком

Показати у фінальному звіті окремим рядком за весь період проєкту. Більшість донорів вимагає повернути їх разом із залишком, деякі дозволяють витратити на бюджетні статті. Правило шукати в угоді, за відсутності пункту писати донору.

У який строк повертати невикористані кошти

Зазвичай від тридцяти до шістдесяти днів після дати завершення проєкту, точний строк у договорі. Прострочення фіксується в аудиторському звіті і псує історію організації перед наступною заявкою.

Кому належить обладнання після завершення проєкту

Тому, кого вказав донор письмовим рішенням. За замовчуванням воно не стає власністю організації. Потрібні перелік обладнання, акт приймання-передачі і саме рішення донора, інакше питання лишається відкритим у фінальному звіті.

Якщо потрібна перевірка

Ми з 2000 року перевіряємо проєкти міжнародної технічної допомоги і бачимо, що більшість проблем фінального звіту народжується в останній місяць. Напишіть, коли закінчується проєкт і який приблизно залишок, і ми скажемо, що встигнути зробити до дати завершення. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.

Залишок і повернення коштів аудитор звіряє наприкінці проєкту. Як проходить фінальна перевірка: аудит гранту.