Фінальний аудит проєкту при закритті гранту: що готувати за три місяці до кінця

Фінальний аудит, це остання перевірка перед тим, як донор визнає проєкт завершеним і закриє фінансові зобов’язання. Від його результату залежить, чи будуть визнані всі витрати, чи доведеться повертати частину коштів і чи отримає організація позитивну характеристику для наступних конкурсів.

Головна помилка більшості організацій, це починати підготовку тоді, коли проєкт уже закінчився. На той момент частину документів зібрати неможливо: постачальники не видають дублікати, працівники звільнилися, а неправильно оформлені закупівлі вже не переграти. Нижче, план підготовки, який варто запустити приблизно за три місяці до завершення.

Чим фінальний аудит відрізняється від проміжного

Проміжна перевірка охоплює частину періоду і має на меті виявити проблеми, поки їх ще можна виправити. Фінальний аудит охоплює весь строк проєкту, включно з періодами, які вже перевірялися, і завершується висновком, на підставі якого донор приймає фінальний фінансовий звіт.

Друга відмінність, це предмет перевірки. Крім витрат, аудитор оцінює закриття проєкту як процес: чи повернуто невикористані кошти, чи передано активи, чи закриті зобов’язання перед працівниками і підрядниками, чи завершено договори. Формат звіту визначає технічне завдання донора і може бути ISA 805, ISRS 4400 або шаблон донора; порівняння форматів є у статті про стандарти ISA 800, ISA 805 та ISAE 3000.

За три місяці: звірка бюджету

Перший крок, це побудувати таблицю «бюджет, факт, відхилення» за кожною статтею з початку проєкту. На цьому етапі стають видимими проблеми, які ще можна вирішити:

• статті, за якими витрачено більше, ніж передбачено бюджетом, і потрібне письмове погодження донора на перерозподіл;
• статті з великим невитраченим залишком: залишається час, щоб використати кошти за призначенням або узгодити зміну;
• витрати, які фактично належать до іншого проєкту або до загальної діяльності і мають бути перенесені;
• витрати після дати завершення періоду прийнятності.

Донори майже завжди дозволяють перерозподіл у межах узгодженого відсотка, але тільки за попереднім письмовим зверненням. Лист, надісланий за тиждень до закриття, зазвичай уже не рятує.

За два місяці: документи і закупівлі

Другий крок, це суцільна перевірка папки проєкту. За кожною суттєвою витратою мають бути договір, рахунок, акт або накладна, платіжний документ і банківська виписка. Окремо перевіряються закупівлі: чи зібрано цінові пропозиції, чи є протокол вибору, чи немає конфлікту інтересів. Деталі, це тема статті про перевірку закупівель у грантовому проєкті.

Одночасно перевіряються документи з персоналу: договори, накази, табелі, таймшити, розрахункові відомості, звітність з ПДФО і єдиного внеску. Якщо працівник зайнятий у кількох проєктах, потрібне підтвердження розподілу часу за кожен місяць, а не одна довідка наприкінці.

За один місяць: активи, залишки, зобов’язання

Обладнання і майно

Складається перелік усього, що придбано за кошти проєкту, з інвентарними номерами і місцем знаходження. Угода визначає, що робиться далі: передача бенефіціару, партнеру, цільовій групі або залишення в організації. Кожна дія оформлюється актом. Проведіть інвентаризацію до закриття, а не після.

Невикористані кошти

Залишок на рахунку проєкту звіряється з розрахунком у фінальному звіті. Якщо кошти підлягають поверненню, платіж робиться до подання звіту, а платіжне доручення додається до пакета. Відсотки, нараховані банком на залишок, у більшості угод також підлягають поверненню або відображенню як дохід проєкту.

Зобов’язання

Закриваються розрахунки з підрядниками, виплачуються компенсації за невикористані відпустки, завершуються договори оренди. Кредиторська заборгованість на дату закриття, це питання, яке аудитор поставить обов’язково.

Пакет документів для аудитора

Блок	Що подається
Угода	Договір з донором, бюджет, усі додатки і письмові зміни
Звітність	Проміжні звіти, фінальний фінансовий і наративний звіт
Облік	Оборотно-сальдова відомість за проєктом, аналітика за статтями бюджету, банківські виписки
Витрати	Первинні документи за вибіркою аудитора або суцільно
Закупівлі	Пропозиції, протоколи, договори, акти
Персонал	Договори, таймшити, відомості, податкова звітність
Активи	Інвентаризація, акти передачі
Закриття	Розрахунок залишку, платіжне доручення на повернення, довідка банку

Скільки часу закладати

Сам аудит проєкту середнього розміру займає від двох до чотирьох тижнів після отримання повного пакета. До цього варто додати час на підготовку документів усередині організації і на відповіді за запитами аудитора. Якщо донор встановив дедлайн подання фінального звіту, аудитора запрошують не пізніше ніж за півтора місяця до цієї дати.

Ще одна практична деталь: аудитор, який робив проміжну перевірку цього ж проєкту, виконує фінальний аудит швидше, бо вже знає систему обліку і документообіг організації.

Типові зауваження у фінальних звітах

• витрати, здійснені після завершення періоду прийнятності, або оплачені після закриття рахунку;
• перевищення за статтею бюджету без письмового погодження донора;
• закупівля без конкурентної процедури там, де сума перевищує поріг, встановлений донором;
• заробітна плата без таймшитів або з розподілом, що не підтверджений документально;
• обладнання не інвентаризоване, доля активів після проєкту не задокументована;
• невикористаний залишок не повернуто або повернуто без підтвердження;
• фінальний звіт не звіряється з даними бухгалтерського обліку.

Більшість цих пунктів виправляються, якщо їх знайти за два-три місяці до кінця. Саме тому проміжна перевірка коштує дешевше, ніж повернення коштів донору.

МК Аудит проводить проміжні та фінальні аудити донорських проєктів з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Звіти готуємо українською та англійською, за потреби у шаблоні донора. Якщо ваш проєкт завершується найближчими місяцями, залиште заявку: подивимось технічне завдання донора і складемо графік підготовки. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.