Закрытие грантового проекта: 7 вещей, которые сделать до прихода аудитора
До прихода аудитора при закрытии грантового проекта нужно сделать семь вещей: отсечь расходы по сроку проекта, закрыть обязательства, сверить финальный отчёт с учётом и бюджетом, определить остаток средств, провести инвентаризацию оборудования, завершить расчёты с персоналом и упорядочить архив. Каждая из них закрывает отдельный вопрос, который аудитор задаст на финальной проверке.
Как готовиться к финальному аудиту за три месяца, мы рассказывали в статье финальный аудит проекта. Здесь более короткий практический список на последние недели проекта и пояснение, почему каждый пункт важен с точки зрения правил донора.
Что говорят правила
Для грантов из бюджета ЕС общие правила устанавливает Регламент (ЕС, Евратом) 2024/2509 от 23 сентября 2024 года. Текст: EUR-Lex. Для закрытия проекта важны такие нормы.
- Статья 189(3)(a). Фактические расходы приемлемы, если понесены в течение срока действия проекта. Исключение сделано для расходов на финальные отчёты и аудиторские заключения.
- Статья 189(4)(b). Расходы на заключения по финансовым отчётам и отчёты о проверке могут быть приемлемыми, если донор их требует и объявил приемлемыми в условиях конкурса.
- Статья 205(1). Сумма гранта становится окончательной только после утверждения финальных отчётов, и последующие аудиты, проверки и расследования после этого всё равно возможны.
- Статья 129. Получатель средств ЕС предоставляет права доступа для проверок Комиссии, OLAF, Счётной палате ЕС и, где уместно, национальным органам.
Украинское законодательство добавляет требование к архиву: по статье 8 Закона о бухучёте (zakon.rada.gov.ua) документы, регистры и отчётность хранятся в течение установленного срока, но не менее трёх лет. У других доноров свои правила, но логика одинакова: расходы в пределах срока, отчёт совпадает с учётом, документы доступны после закрытия.
Кого касается
- общественных организаций и фондов, у которых грантовый проект завершается в ближайшие месяцы;
- партнёров консорциума и субгрантёров, которые отчитываются главному бенефициару;
- бухгалтеров, которые готовят финальный финансовый отчёт и пакет для аудитора;
- руководителей, которые подписывают финальный отчёт и согласовывают с донором передачу имущества и возврат остатка.
7 вещей до прихода аудитора
- Отсечка расходов по датам. Просмотрите все расходы последних недель и первые платежи после завершения. Услуга, оказанная после даты окончания, обычно неприемлема, даже если договор подписан раньше. Исключения ищите в соглашении, в частности для финального отчёта и аудита.
- Закрытие обязательств. Составьте перечень неоплаченных счетов и выданных авансов. Аванс поставщику без акта на дату закрытия не подтверждает расход проекта.
- Сверка финального отчёта с учётом и бюджетом. Каждая статья отчёта должна совпадать с аналитикой по проекту. Отклонения сверх допустимых соглашением пределов должны быть согласованы с донором письменно.
- Остаток средств. Определите остаток на счёте проекта, полученные проценты и курсовые разницы, если они есть, и выясните по соглашению, что с ними делать. Подробнее в статье остаток средств гранта.
- Инвентаризация оборудования. Проведите инвентаризацию купленного за грант имущества. Статья 10 Закона о бухучёте обязывает проводить инвентаризацию, а донор обычно определяет в соглашении, кому переходит имущество после проекта. Оформите передачу документально.
- Расчёты с персоналом и исполнителями. Закройте таймшиты за последний месяц, окончательные начисления, договоры с консультантами. Проверьте, что процент занятости в проекте совпадает с таймшитами.
- Архив проекта. Соберите в одном месте соглашение и изменения, бюджеты, отчёты, первичку, закупочные досье, переписку с донором. Определите срок хранения: не менее трёх лет по закону, а если соглашение требует дольше, то по соглашению.
| Пункт | Вопрос аудитора | Документ-ответ |
|---|---|---|
| Отсечка расходов | Все ли расходы понесены в срок проекта? | Реестр расходов с датами актов и платежей |
| Обязательства | Нет ли авансов без подтверждения? | Акты сверки, перечень открытых позиций |
| Финальный отчёт | Совпадает ли отчёт с учётом и бюджетом? | Сверка отчёта с аналитикой, согласование отклонений |
| Остаток | Сколько средств не использовано и что с ними сделано? | Банковская выписка, письмо донору, платёж возврата |
| Оборудование | Где имущество, купленное за грант? | Акт инвентаризации, акт передачи |
| Персонал | Подтверждено ли время работы над проектом? | Таймшиты, приказы, расчётные ведомости |
| Архив | Доступны ли документы для последующих проверок? | Опись архива, приказ о сроке хранения |
Типичные риски при закрытии
- Покупка «чтобы не возвращать». Массовые закупки в последние недели без связи с деятельностью проекта аудитор проверяет с особым вниманием: расход должен быть нужен проекту, а не для освоения остатка.
- Платёж после окончания за услугу, оказанную после окончания. Дата акта весит больше, чем дата договора.
- Финальный отчёт составлен из сметы, а не из учёта. Тогда суммы отчёта не подтверждаются регистрами.
- Имущество осталось без решения. Оборудование стоит в офисе, но нет ни передачи, ни согласия донора оставить его организации.
- Документы разошлись по людям. После окончания проекта менеджер увольняется, и часть переписки с донором исчезает вместе с его почтой.
Начните этот список минимум за месяц до конечной даты проекта. Тогда отсечку расходов и закрытие обязательств можно сделать ещё в пределах срока, а не объяснять аудитору, почему услугу получили на неделю позже. Пункты 4 и 5 требуют переписки с донором, поэтому запрос об остатке средств и имуществе лучше отправить заранее и сохранить ответ в архиве проекта.
Частые вопросы
Можно ли оплатить расход гранта после окончания проекта?
Правила ЕС требуют, чтобы расход был понесён в течение срока проекта, с исключением для финальных отчётов и аудиторских заключений. Разрешает ли ваше соглашение оплату уже понесённых расходов после конечной даты и в какой срок, проверьте в его условиях.
Сколько хранить документы грантового проекта?
Закон о бухучёте устанавливает минимум три года. Грантовое соглашение может требовать дольше, а по статье 205(1) Регламента ЕС после утверждения финальных отчётов возможны последующие аудиты, поэтому ориентируйтесь на самый длинный срок.
Входит ли стоимость финального аудита в бюджет гранта?
По статье 189(4)(b) Регламента 2024/2509 такие расходы могут быть приемлемыми, если донор требует заключение или отчёт и объявил эти расходы приемлемыми. Проверьте, есть ли отдельная статья на аудит в вашем бюджете.
Как мы помогаем
Мы проводим финальные аудиты и проверки расходов грантовых проектов, а до них помогаем пройти закрытие: сверить отчёт с учётом, проверить отсечку расходов и архив. Смотрите аудит гранта, аудит НКО и учёт НКО. Для бухгалтеров и менеджеров проектов мы проводим бесплатные вебинары для НКО. Напишите нам через контакты.
Подготовила Команда МК Аудит