Річний звіт неприбуткової організації для донорів і громади: структура і фінансова частина
Річний звіт неприбуткової організації, це не той самий документ, що фінансова звітність до податкової. Фінансова звітність, це форми з цифрами для держави, а річний звіт, це публічний документ для донорів, партнерів, благодійників і громади: що організація зробила за рік, скільки коштів отримала, на що витратила і які результати.
Для українських НПО такий звіт довго був необов’язковим жестом доброї волі. Зараз він фактично став умовою участі в конкурсах: більшість донорів переглядають сайт організації і питання «а де ваш річний звіт» звучить на етапі оцінки спроможності. Нижче, робоча структура і фінансова частина, яку читають уважніше за все решта.
Що входить до річного звіту
- звернення керівника або голови правління, коротко про рік;
- про організацію: місія, напрями, географія, команда, органи управління;
- що зроблено за рік за напрямами, з конкретними показниками і прикладами;
- фінансова частина: доходи за джерелами, витрати за напрямами і за статтями;
- партнери і донори за рік;
- підзвітність: аудит, політики, механізм скарг, контакти;
- плани на наступний рік.
Обсяг не має значення сам собою: корисніший звіт на 12 сторінок з реальними цифрами, ніж 40 сторінок фотографій без фінансової частини.
Фінансова частина: як показати доходи
Донори дивляться на структуру доходів, щоб оцінити стійкість організації. Показуйте джерела за категоріями, а не одним рядком:
| Джерело | Що включати |
|---|---|
| Гранти інституційних донорів | Міжнародні організації, агенції розвитку, посольства, фонди, з переліком проєктів |
| Благодійні внески | Юридичні особи, приватні особи, збори і кампанії |
| Членські внески | Для організацій з членством |
| Власна діяльність | Послуги, дозволені статутом, у межах неприбуткового статусу |
| Інше | Курсові різниці, відсотки банку, гуманітарна допомога в натуральній формі |
Гуманітарну допомогу і послуги, отримані безоплатно, варто показувати окремо і з поясненням оцінки: інакше загальна сума доходів виглядає незрозуміло у порівнянні з рухом коштів. Порядок обліку описано у статті про облік гуманітарної допомоги в НПО.
Фінансова частина: як показати витрати
Найкорисніший для читача розріз, це витрати за напрямами діяльності плюс окремо адміністративні витрати і фандрейзинг. Саме співвідношення програмних і адміністративних витрат донори порівнюють між організаціями.
Другий корисний розріз, це витрати за статтями: персонал, послуги підрядників, обладнання, поїздки, заходи, гранти партнерам. Разом ці дві таблиці відповідають на більшість запитань без додаткових пояснень.
Важливо, щоб цифри звіту зводилися з бухгалтерським обліком. Якщо в публічному звіті витрати за рік одні, а у фінансовій звітності інші, і різниця не пояснена, це гірше, ніж відсутність звіту. Тому фінансову частину складають з даних обліку з проєктною аналітикою, як описано у статті про облік грантів по проєктах.
Роль аудиту в річному звіті
Аудиторський звіт, це те, що перетворює цифри зі слів на підтверджену інформацію. У річному звіті достатньо короткого блоку: хто проводив аудит, за який період, який тип думки і посилання на повний звіт або згадка, що він надається за запитом.
Для організацій, які претендують на великі гранти, аудит за останній рік практично обов’язковий: він скорочує процедуру due diligence і знімає частину питань оцінювача. Зміст перевірки описано у статті про аудит річної фінансової звітності НПО, а сама процедура оцінки, у статті про оцінку спроможності організації донором.
Типові помилки річних звітів
- немає фінансової частини взагалі або є лише загальна сума бюджету;
- цифри звіту не збігаються з фінансовою звітністю без пояснень;
- витрати показані лише за проєктами, і неможливо побачити частку адміністративних;
- не вказані донори, хоча угоди не забороняють згадку;
- звіт опублікований у форматі, який не читається з телефона;
- звіт за рік вийшов у грудні наступного року, коли він уже нікому не потрібен;
- у звіті є фотографії людей без згоди на публікацію.
Коли публікувати
Робочий графік такий: січень і лютий, це збір даних і закриття року в обліку, березень, це фінансова звітність і аудит, квітень або травень, це публікація річного звіту. Такий ритм дозволяє мати актуальний звіт на сайті на початок сезону подання заявок.
Публікувати варто на власному сайті окремою сторінкою з посиланням у меню, а не лише файлом у соціальній мережі: донор і пошукові системи мають знаходити звіт за назвою організації.
МК Аудит працює з неприбутковими організаціями з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Ми проводимо аудит річної звітності, перевіряємо витрати проєктів і допомагаємо привести фінансову частину річного звіту у відповідність до обліку. Якщо ви готуєте річний звіт або аудит за минулий рік, залиште заявку: комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.
Чи зобов’язана громадська організація публікувати річний звіт?
Загального обов’язку для всіх немає, окремі вимоги встановлені для благодійних організацій і для отримувачів окремих видів фінансування. На практиці звіт публікують, бо його очікують донори і партнери.
Чи можна публікувати річний звіт без аудиту?
Так, аудит не є умовою публікації. Проте звіт з аудиторським висновком сприймається донорами як значно надійніший, особливо якщо організація претендує на великі гранти.
Як показати гуманітарну допомогу в натуральній формі?
Окремим рядком доходів і витрат з поясненням методу оцінки. Змішувати її з грошовими надходженнями не варто: це спотворює структуру доходів і викликає питання при звірці з обліком.
Чи потрібно вказувати суми за кожним донором?
Не обов’язково, але корисно: перелік донорів із сумами підвищує довіру. Перед публікацією перевірте угоди, окремі донори обмежують розкриття умов фінансування.