Річний звіт неприбуткової організації для донорів і громади: структура і фінансова частина

Річний звіт неприбуткової організації, це не той самий документ, що фінансова звітність до податкової. Фінансова звітність, це форми з цифрами для держави, а річний звіт, це публічний документ для донорів, партнерів, благодійників і громади: що організація зробила за рік, скільки коштів отримала, на що витратила і які результати.

Для українських НПО такий звіт довго був необов’язковим жестом доброї волі. Зараз він фактично став умовою участі в конкурсах: більшість донорів переглядають сайт організації і питання «а де ваш річний звіт» звучить на етапі оцінки спроможності. Нижче, робоча структура і фінансова частина, яку читають уважніше за все решта.

Що входить до річного звіту

• звернення керівника або голови правління, коротко про рік;
• про організацію: місія, напрями, географія, команда, органи управління;
• що зроблено за рік за напрямами, з конкретними показниками і прикладами;
• фінансова частина: доходи за джерелами, витрати за напрямами і за статтями;
• партнери і донори за рік;
• підзвітність: аудит, політики, механізм скарг, контакти;
• плани на наступний рік.

Обсяг не має значення сам собою: корисніший звіт на 12 сторінок з реальними цифрами, ніж 40 сторінок фотографій без фінансової частини.

Фінансова частина: як показати доходи

Донори дивляться на структуру доходів, щоб оцінити стійкість організації. Показуйте джерела за категоріями, а не одним рядком:

Джерело	Що включати
Гранти інституційних донорів	Міжнародні організації, агенції розвитку, посольства, фонди, з переліком проєктів
Благодійні внески	Юридичні особи, приватні особи, збори і кампанії
Членські внески	Для організацій з членством
Власна діяльність	Послуги, дозволені статутом, у межах неприбуткового статусу
Інше	Курсові різниці, відсотки банку, гуманітарна допомога в натуральній формі

Гуманітарну допомогу і послуги, отримані безоплатно, варто показувати окремо і з поясненням оцінки: інакше загальна сума доходів виглядає незрозуміло у порівнянні з рухом коштів. Порядок обліку описано у статті про облік гуманітарної допомоги в НПО.

Фінансова частина: як показати витрати

Найкорисніший для читача розріз, це витрати за напрямами діяльності плюс окремо адміністративні витрати і фандрейзинг. Саме співвідношення програмних і адміністративних витрат донори порівнюють між організаціями.

Другий корисний розріз, це витрати за статтями: персонал, послуги підрядників, обладнання, поїздки, заходи, гранти партнерам. Разом ці дві таблиці відповідають на більшість запитань без додаткових пояснень.

Важливо, щоб цифри звіту зводилися з бухгалтерським обліком. Якщо в публічному звіті витрати за рік одні, а у фінансовій звітності інші, і різниця не пояснена, це гірше, ніж відсутність звіту. Тому фінансову частину складають з даних обліку з проєктною аналітикою, як описано у статті про облік грантів по проєктах.

Роль аудиту в річному звіті

Аудиторський звіт, це те, що перетворює цифри зі слів на підтверджену інформацію. У річному звіті достатньо короткого блоку: хто проводив аудит, за який період, який тип думки і посилання на повний звіт або згадка, що він надається за запитом.

Для організацій, які претендують на великі гранти, аудит за останній рік практично обов’язковий: він скорочує процедуру due diligence і знімає частину питань оцінювача. Зміст перевірки описано у статті про аудит річної фінансової звітності НПО, а сама процедура оцінки, у статті про оцінку спроможності організації донором.

Типові помилки річних звітів

• немає фінансової частини взагалі або є лише загальна сума бюджету;
• цифри звіту не збігаються з фінансовою звітністю без пояснень;
• витрати показані лише за проєктами, і неможливо побачити частку адміністративних;
• не вказані донори, хоча угоди не забороняють згадку;
• звіт опублікований у форматі, який не читається з телефона;
• звіт за рік вийшов у грудні наступного року, коли він уже нікому не потрібен;
• у звіті є фотографії людей без згоди на публікацію.

Коли публікувати

Робочий графік такий: січень і лютий, це збір даних і закриття року в обліку, березень, це фінансова звітність і аудит, квітень або травень, це публікація річного звіту. Такий ритм дозволяє мати актуальний звіт на сайті на початок сезону подання заявок.

Публікувати варто на власному сайті окремою сторінкою з посиланням у меню, а не лише файлом у соціальній мережі: донор і пошукові системи мають знаходити звіт за назвою організації.

МК Аудит працює з неприбутковими організаціями з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Ми проводимо аудит річної звітності, перевіряємо витрати проєктів і допомагаємо привести фінансову частину річного звіту у відповідність до обліку. Якщо ви готуєте річний звіт або аудит за минулий рік, залиште заявку: комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.