Годовой отчёт неприбыльной организации для доноров и сообщества: структура и финансовая часть

Годовой отчёт неприбыльной организации, это не тот же документ, что финансовая отчётность в налоговую. Финансовая отчётность, это формы с цифрами для государства, а годовой отчёт, это публичный документ для доноров, партнёров, благотворителей и сообщества: что организация сделала за год, сколько средств получила, на что потратила и какие результаты.

Для украинских НКО такой отчёт долго был необязательным жестом доброй воли. Сейчас он фактически стал условием участия в конкурсах: большинство доноров просматривают сайт организации, и вопрос «а где ваш годовой отчёт» звучит на этапе оценки способности. Ниже, рабочая структура и финансовая часть, которую читают внимательнее всего остального.

Что входит в годовой отчёт

• обращение руководителя или главы правления, коротко о годе;
• об организации: миссия, направления, география, команда, органы управления;
• что сделано за год по направлениям, с конкретными показателями и примерами;
• финансовая часть: доходы по источникам, расходы по направлениям и по статьям;
• партнёры и доноры за год;
• подотчётность: аудит, политики, механизм жалоб, контакты;
• планы на следующий год.

Объём сам по себе не имеет значения: полезнее отчёт на 12 страниц с реальными цифрами, чем 40 страниц фотографий без финансовой части.

Финансовая часть: как показать доходы

Доноры смотрят на структуру доходов, чтобы оценить устойчивость организации. Показывайте источники по категориям, а не одной строкой:

Источник	Что включать
Гранты институциональных доноров	Международные организации, агентства развития, посольства, фонды, с перечнем проектов
Благотворительные взносы	Юридические лица, частные лица, сборы и кампании
Членские взносы	Для организаций с членством
Собственная деятельность	Услуги, разрешённые уставом, в пределах неприбыльного статуса
Прочее	Курсовые разницы, проценты банка, гуманитарная помощь в натуральной форме

Гуманитарную помощь и услуги, полученные безвозмездно, стоит показывать отдельно и с пояснением оценки: иначе общая сумма доходов выглядит непонятно в сравнении с движением средств. Порядок учёта описан в статье об учёте гуманитарной помощи в НКО.

Финансовая часть: как показать расходы

Самый полезный для читателя разрез, это расходы по направлениям деятельности плюс отдельно административные расходы и фандрейзинг. Именно соотношение программных и административных расходов доноры сравнивают между организациями.

Второй полезный разрез, это расходы по статьям: персонал, услуги подрядчиков, оборудование, поездки, мероприятия, гранты партнёрам. Вместе эти две таблицы отвечают на большинство вопросов без дополнительных пояснений.

Важно, чтобы цифры отчёта сводились с бухгалтерским учётом. Если в публичном отчёте расходы за год одни, а в финансовой отчётности другие, и разница не объяснена, это хуже, чем отсутствие отчёта. Поэтому финансовую часть составляют из данных учёта с проектной аналитикой, как описано в статье об учёте грантов по проектам.

Роль аудита в годовом отчёте

Аудиторский отчёт, это то, что превращает цифры из слов в подтверждённую информацию. В годовом отчёте достаточно короткого блока: кто проводил аудит, за какой период, какой тип мнения и ссылка на полный отчёт или упоминание, что он предоставляется по запросу.

Для организаций, претендующих на крупные гранты, аудит за последний год практически обязателен: он сокращает процедуру due diligence и снимает часть вопросов оценщика. Содержание проверки описано в статье об аудите годовой финансовой отчётности НКО, а сама процедура оценки, в статье об оценке способности организации донором.

Типичные ошибки годовых отчётов

• нет финансовой части вообще или есть только общая сумма бюджета;
• цифры отчёта не совпадают с финансовой отчётностью без объяснений;
• расходы показаны только по проектам, и невозможно увидеть долю административных;
• не указаны доноры, хотя соглашения не запрещают упоминание;
• отчёт опубликован в формате, который не читается с телефона;
• отчёт за год вышел в декабре следующего года, когда он уже никому не нужен;
• в отчёте есть фотографии людей без согласия на публикацию.

Когда публиковать

Рабочий график такой: январь и февраль, это сбор данных и закрытие года в учёте, март, это финансовая отчётность и аудит, апрель или май, это публикация годового отчёта. Такой ритм позволяет иметь актуальный отчёт на сайте к началу сезона подачи заявок.

Публиковать стоит на собственном сайте отдельной страницей со ссылкой в меню, а не только файлом в социальной сети: донор и поисковые системы должны находить отчёт по названию организации.

МК Аудит работает с неприбыльными организациями с 2000 года, входит в реестр аудиторов ОСНАД (№4624) и в сеть DFK International. Мы проводим аудит годовой отчётности, проверяем расходы проектов и помогаем привести финансовую часть годового отчёта в соответствие с учётом. Если вы готовите годовой отчёт или аудит за прошлый год, оставьте заявку: коммерческое предложение после ознакомления с заданием, ответ в течение 1 дня.