Облік гуманітарної допомоги в неприбутковій організації: документи, проводки, звітність, податки

З 2022 року гуманітарна допомога стала одним з основних видів надходжень для українських благодійних фондів та громадських організацій. Разом із нею прийшли й нові ризики: неправильно оформлений вантаж або відсутність відомостей роздачі можуть призвести до втрати ознаки неприбутковості, донарахування податків, а в окремих випадках і до кримінальної відповідальності.

У цій статті фахівці «МК Аудит» пояснюють, чим гуманітарна допомога відрізняється від благодійної, які документи потрібні на кожному етапі, як відобразити операції в бухгалтерському обліку, як складати звітність і які помилки ми найчастіше бачимо під час аудиту неприбуткових організацій.

Гуманітарна чи благодійна допомога: чому це важливо

Ці два поняття часто змішують, хоча регулюються вони різними законами і потребують різних документів.

• Гуманітарна допомога регулюється Законом України «Про гуманітарну допомогу». Це цільова адресна безоплатна допомога, як правило, іноземного походження, яка визнається гуманітарною у встановленому порядку. Отримувачем може бути лише організація, внесена до Єдиного реєстру отримувачів гуманітарної допомоги, а вантажі реєструються через автоматизовану систему реєстрації гуманітарної допомоги.
• Благодійна допомога регулюється Законом України «Про благодійну діяльність та благодійні організації». Це пожертви від українських чи іноземних благодійників, які не проходять процедуру визнання гуманітарною: кошти на рахунок, товари від місцевого бізнесу, речі від громадян.

У ланцюжку гуманітарної допомоги є три ролі: донор (той, хто надає), отримувач (організація, яка ввозить і розподіляє) та набувач (той, хто отримує допомогу для споживання або використання). Саме отримувач несе відповідальність за облік і звітність, і саме його перевіряють.

Документи на отримання допомоги

Гуманітарна допомога з-за кордону

• лист або договір донора із зазначенням, що допомога надається безоплатно, з переліком товарів та їх призначенням;
• інвойс або проформа-інвойс і пакувальний лист із кількістю, вагою та орієнтовною вартістю;
• товаротранспортні документи (CMR, авіанакладна, коносамент);
• підтвердження визнання вантажу гуманітарною допомогою: декларація або повідомлення в автоматизованій системі, залежно від чинного порядку;
• митна декларація або інший документ митного оформлення;
• наказ керівника про створення комісії з приймання та акт приймання, у якому фіксуються фактична кількість, стан товарів, розбіжності з документами донора;
• документ про оцінку: якщо донор не зазначив вартості, комісія визначає справедливу вартість відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси» та фіксує це в акті.

Благодійна допомога від резидентів

• лист благодійника або договір пожертви із зазначенням цілі;
• видаткова накладна або акт приймання-передачі;
• для коштів: банківська виписка з призначенням платежу.

Порада: заведіть окрему справу на кожен вантаж, де зберігаються всі документи від листа донора до останньої відомості видачі. Перевіряють саме ланцюжок «отримано, оприбутковано, видано» за кожною партією.

Документи на розподіл і видачу

Нецільове використання або відсутність підтвердження видачі є найпоширенішою претензією до організацій. Мінімальний набір документів:

1. План розподілу (може бути частиною наказу керівника): кому, скільки, за якими критеріями. Критерії мають відповідати меті, зазначеній донором: наприклад, внутрішньо переміщені особи, мешканці конкретної громади, пацієнти лікарні.
2. Відомість видачі фізичним особам з прізвищем, ім’ям, по батькові, документом, що підтверджує належність до категорії набувачів, датою, найменуванням і кількістю виданого та особистим підписом. Персональні дані обробляються за згодою набувачів або на іншій законній підставі.
3. Акт приймання-передачі, якщо допомога передається іншій організації, комунальному закладу, лікарні або військовій частині. Акт підписує уповноважена особа набувача, для установ додається лист-запит.
4. Акт списання, який складає комісія на підставі відомостей та актів передачі. Саме він є підставою для проводки на вибуття запасів.

Фотофіксація та звіти волонтерів не є обов’язковими за законом, але суттєво полегшують підтвердження перед донором. Для продуктів і медикаментів окремо контролюйте терміни придатності.

Бухгалтерський облік гуманітарної допомоги

Для неприбуткової організації гуманітарна та благодійна допомога в натуральній формі є цільовим фінансуванням. Отримані товари оприбутковуються на рахунках запасів за справедливою вартістю, а дохід визнається в момент, коли допомога використана за призначенням, тобто передана набувачам. Базові проводки:

Операція	Дебет	Кредит
Оприбутковано товари гуманітарної допомоги	20, 22, 28	48
Отримано основні засоби (генератор, автомобіль)	15, далі 10	48
Надійшли кошти як цільове фінансування	311, 312	48
Передано товари набувачам	949	20, 22, 28
Одночасно визнано дохід від цільового фінансування	48	718
Нараховано амортизацію на отримані основні засоби	949	131
Визнано дохід у сумі амортизації	48	745

Аналітичний облік доцільно вести у розрізі кожного донора та вантажу, а для запасів ще й за номенклатурою. Залишки гуманітарної допомоги підлягають інвентаризації на загальних підставах, щонайменше раз на рік перед складанням річної звітності. Якщо організація застосовує НП(С)БО 25, спрощені форми звітності не звільняють від ведення повноцінного аналітичного обліку.

Звітність отримувача гуманітарної допомоги

• Звіт про використання гуманітарної допомоги подається до уповноваженого органу, нині через автоматизовану систему реєстрації гуманітарної допомоги. Періодичність і форма звіту протягом воєнного стану кілька разів змінювалися, тому перевіряйте чинну редакцію порядку. Звіт має містити дані про отримання, розподіл та залишки за кожним вантажем.
• Звіт про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації: вартість гуманітарної та благодійної допомоги відображається у складі доходів, а її розподіл у складі видатків на статутну діяльність.
• Фінансова звітність: залишки нерозподіленої допомоги показуються в активі балансу як запаси, а незакрите цільове фінансування у пасиві.

ПДВ і податок на прибуток

ПДВ. Ввезення товарів на митну територію України як гуманітарної допомоги звільняється від оподаткування ПДВ на підставі п. 197.11 ПКУ, а також від ввізного мита. Для організації, яка не є платником ПДВ, безоплатна роздача допомоги податкових наслідків не має. Якщо організація зареєстрована платником ПДВ, безоплатна передача товарів у межах благодійної діяльності звільняється відповідно до пп. 197.1.15 ПКУ за умови дотримання вимог до маркування та документального оформлення. Продаж гуманітарної допомоги заборонений, за винятком випадків, прямо передбачених законом.

Податок на прибуток. Для організації з ознакою неприбутковості вартість отриманої допомоги не оподатковується, якщо вона використана відповідно до цільового призначення та статуту. Нецільове використання, зокрема продаж, передача пов’язаним особам чи використання для власних потреб поза статутною діяльністю, є порушенням п. 133.4 ПКУ. Наслідок: обов’язок сплатити податок із суми нецільового використання та виключення з Реєстру неприбуткових організацій.

ПДФО для набувачів. Допомога, яку отримують фізичні особи, за загальним правилом не включається до їхнього оподатковуваного доходу за умов, визначених статтями 165 та 170 ПКУ. Проте у певних випадках організація відображає такі виплати у звітності як податковий агент, тому відомості видачі мають містити достатні ідентифікаційні дані.

Відповідальність. Із 2022 року Кримінальний кодекс України містить статтю 201-2, яка передбачає відповідальність за незаконне використання гуманітарної допомоги, благодійних пожертв або безоплатної допомоги з метою отримання прибутку, зокрема за продаж у значних розмірах. Це ще один аргумент на користь ретельного документування кожної партії.

Типові помилки, які ми бачимо під час аудиту

• вантаж оприбутковано за даними інвойсу без акта приймання, хоча фактична кількість відрізнялася;
• товари оприбутковано без вартості або за символічною ціною, що спотворює звітність;
• відомості видачі без підписів набувачів або без даних, що підтверджують належність до цільової категорії;
• допомога передана іншій організації без акта приймання-передачі;
• гуманітарну допомогу змішано з благодійною в одному обліку, через що неможливо скласти звіт за конкретним вантажем;
• дохід визнано в момент отримання, а не в момент розподілу, що створює фіктивний «прибуток» на кінець року;
• не проведено інвентаризацію залишків, звіт до уповноваженого органу подано із запізненням;
• частину гуманітарної допомоги використано на потреби самої організації (пальне, техніка) без обґрунтування, що це передбачено призначенням донора.

Кожна з цих помилок виправна, якщо її виявити вчасно. Під час аудиту грантів і донорських проєктів ми перевіряємо ланцюжок документів за кожним вантажем і надаємо рекомендації щодо їх доопрацювання. Організаціям, які отримують допомогу регулярно, ми пропонуємо бухгалтерський супровід неприбуткових організацій з налаштованим обліком гуманітарної допомоги.

Потрібно навести лад в обліку гуманітарної допомоги або підготуватися до перевірки? Залиште заявку: після ознайомлення із завданням ми надішлемо комерційну пропозицію та відповімо протягом 1 дня.