Прямі і непрямі витрати гранту: як НПО обґрунтувати їх перед донором
Прямі витрати НПО обґрунтовує документами, які прямо пов’язують витрату з проєктом, а непрямі (адміністративні) витрати в грантах ЄС зазвичай покриваються фіксованою ставкою, яка за Фінансовим регламентом ЄС не перевищує 7% прийнятних прямих витрат, якщо вищу ставку не дозволено окремим обґрунтованим рішенням Комісії. Спільні витрати, які обслуговують кілька проєктів, розподіляють за методом, закріпленим в обліковій політиці, і застосовують його однаково.
Саме на межі між прямими і непрямими витратами аудитори найчастіше знаходять подвійне фінансування: одна й та сама оренда офісу або частка бухгалтера потрапляє і в ставку непрямих витрат, і в бюджет як пряма витрата. Нижче пояснюємо, як цього уникнути і що показати донору.
Що кажуть правила ЄС
Регламент (ЄС, Євратом) 2024/2509 від 23 вересня 2024 року встановлює фінансові правила для бюджету ЄС, зокрема для грантів. Текст: EUR-Lex.
- Стаття 184(6). Непрямі витрати бенефіціара можна фінансувати фіксованою ставкою до 7% від загальної суми прийнятних прямих витрат проєкту. Вища ставка можлива на підставі обґрунтованого рішення Комісії.
- Стаття 186(3). Умови виплати фіксованих сум, одиничних витрат і фіксованих ставок не вимагають звітувати про фактично понесені витрати. Але за статтею 186(4) це не скасовує права доступу до облікових записів бенефіціара для перевірок.
- Стаття 184(4). Методи визначення фіксованих сум і ставок мають забезпечувати дотримання принципів співфінансування і відсутності подвійного фінансування.
- Стаття 189(3). Фактичні витрати прийнятні, якщо вони понесені в строк проєкту, передбачені бюджетом, потрібні для проєкту, ідентифіковані і перевірювані (зокрема відображені в обліку за застосовними стандартами і звичайною практикою обліку витрат бенефіціара), відповідають податковому і соціальному законодавству, розумні та обґрунтовані.
Конкретна ставка непрямих витрат у вашому проєкті записана в грантовій угоді. Аудитор перевіряє саме її, а не максимум із Регламенту.
Кого стосується
- громадських організацій і фондів, які виконують кілька грантів одночасно і мають спільний офіс, бухгалтерію і керівництво;
- організацій, у бюджеті яких є і стаття непрямих витрат, і прямі адміністративні статті (оренда, зв’язок, бухгалтерія);
- бухгалтерів, які розподіляють зарплату, оренду і комунальні витрати між проєктами;
- керівників, які готують заявку на грант і закладають бюджет.
Що зробити
- Випишіть з кожної грантової угоди: ставку непрямих витрат, базу для її розрахунку і перелік того, що донор вважає прямими витратами.
- Складіть таблицю «витрата організації / куди відноситься» по всіх проєктах. Кожна витрата має бути або прямою в одному проєкті, або розподіленою між кількома, або покритою ставкою непрямих витрат, і лише одним із цих способів.
- Закріпіть в обліковій політиці метод розподілу спільних витрат. За статтею 8 Закону про бухоблік (zakon.rada.gov.ua) організація визначає облікову політику сама, а стаття 4 вимагає застосовувати її послідовно.
- Для персоналу, який працює на кілька проєктів, ведіть таймшити. Без них частку зарплати в проєкті підтвердити нічим.
- Для розподілу оренди і комунальних витрат оберіть зрозумілу базу: площа, кількість працівників проєкту, години. Розрахунок робіть щомісяця і зберігайте.
- У звіті донору показуйте прямі витрати за документами, а непрямі за ставкою з угоди. Не додавайте до прямих витрати, які вже покриває ставка.
Перед подачею нової заявки перевірте, як новий бюджет ляже на вже чинні гранти. Якщо координатор уже на 100% розподілений між двома проєктами, третій донор не може оплачувати його час. Простий зведений план зайнятості на рік вперед знімає більшість таких питань ще до підписання угоди і дає аргументи в розмові з донором про бюджет.
Прямі, спільні і непрямі витрати: порівняння
| Вид витрат | Приклад | Чим обґрунтувати |
|---|---|---|
| Прямі витрати проєкту | Тренер, оренда залу для заходу, друк матеріалів проєкту | Договір, акт, докази діяльності, закупівельне досьє, рядок бюджету |
| Спільні витрати, розподілені між проєктами як прямі | Частка бухгалтера або координатора, частка оренди офісу, якщо донор дозволяє | Метод в обліковій політиці, таймшити, щомісячний розрахунок розподілу |
| Непрямі витрати за фіксованою ставкою | Загальне управління, адміністративні витрати організації | Ставка з грантової угоди, база розрахунку; звітувати про фактичні суми не потрібно, але облік має бути доступним для перевірки |
Типові помилки
- Подвійне фінансування. Оренда офісу покривається ставкою непрямих витрат і водночас частково списується на проєкт як пряма витрата. Це перша річ, яку аудитор шукає на стику статей.
- Сума часток понад 100%. Бухгалтер віднесений на три проєкти по 50%. Коли аудитор складає частки з усіх грантів, помилка стає очевидною.
- Метод розподілу змінюється щокварталу. Стаття 4 Закону про бухоблік вимагає послідовності, і донору важко повірити методу, який змінюється разом з потребою закрити бюджет.
- Розподіл «на око» без розрахунку. Відсоток у бюджеті є, але немає таблиці, з якої він випливає.
- Ставку рахують не від тієї бази. Непрямі витрати рахують від усього бюджету, хоча угода визначає базою прийнятні прямі витрати. Після зняття частини прямих витрат автоматично зменшується і сума непрямих.
Детальніше про облікову політику ГО і фонду ми писали в статті облікова політика неприбуткової організації, а про зарплату в проєктах у матеріалі витрати на персонал у донорському проєкті.
Часті запитання
Чи потрібно підтверджувати непрямі витрати документами в гранті ЄС?
Якщо непрямі витрати фінансуються фіксованою ставкою, стаття 186(3) Регламенту 2024/2509 не вимагає звітувати про фактично понесені суми. Але донор зберігає право доступу до облікових записів, тому облік організації має бути в порядку.
Який максимальний відсоток непрямих витрат у гранті ЄС?
Стаття 184(6) Регламенту встановлює максимум 7% загальної суми прийнятних прямих витрат, а вищу ставку може дозволити обґрунтоване рішення Комісії. Ставка вашого проєкту зазначена в грантовій угоді.
Як розподілити зарплату бухгалтера між кількома грантами?
Найнадійніше за таймшитами або іншим методом, закріпленим в обліковій політиці і погодженим з донорами. Сума часток по всіх проєктах і власних коштах організації має дорівнювати 100%, а частина, покрита ставкою непрямих витрат, не має дублюватися як пряма.
Як ми допомагаємо
Ми допомагаємо НПО налаштувати облікову політику і метод розподілу спільних витрат, а під час аудиту гранту перевіряємо, чи немає подвійного фінансування між проєктами. Дивіться облік НПО, аудит гранту і аудит НПО. Для бухгалтерів НПО ми проводимо безкоштовні вебінари для НПО. Напишіть нам через контакти.
Підготувала Команда МК Аудит