Витрати на персонал у донорському проєкті: таймшити, розподіл ставок, що перевіряє аудитор

Оплата праці, це найбільша стаття бюджету в більшості донорських проєктів і одночасно та, за якою аудитори ставлять найбільше запитань. Причина не в сумнівах щодо реальності виплат, а в тому, що донор оплачує не працівника взагалі, а конкретний внесок людини в конкретний проєкт. Довести цей внесок можна лише документами.

Нижче розбираємо, як оформити персонал у проєкті, як розподілити витрати між кількома джерелами фінансування і що саме перевіряє аудитор.

Трудовий договір чи договір ЦПХ

Проєктна команда зазвичай складається з двох груп. Перша, це працівники за трудовими договорами: координатор, бухгалтер, менеджер напряму. Друга, це виконавці за договорами цивільно-правового характеру: тренери, експерти, перекладачі, розробники, залучені на окремі завдання.

Помилка, яку аудитори бачать регулярно, це оформлення постійної роботи через ЦПХ. Якщо людина працює щодня, підпорядковується правилам внутрішнього розпорядку і виконує трудову функцію, а не разовий результат, це трудові відносини. Ризик тут подвійний: перекваліфікація з боку контролюючих органів і зауваження донора, який побачить, що організація уникає податків за рахунок проєкту.

З іншого боку, для короткого завдання з чітким результатом договір ЦПХ, це нормальний інструмент. Ключове, це акт із описом виконаної роботи, а не формулювання «послуги за договором».

Таймшити: навіщо і як

Таймшит, це документ, у якому працівник фіксує, скільки часу і на які проєкти витрачено протягом місяця. Донори вимагають таймшити майже завжди, коли людина зайнята більш ніж в одному проєкті або частково фінансується з власних коштів організації.

Робочий таймшит містить: місяць, прізвище, посаду, перелік проєктів з кодами, кількість годин або відсоток за кожним, загальний підсумок, підпис працівника і підпис керівника. Заповнюється щомісяця, а не наприкінці проєкту. Ретроспективно складені таймшити, підписані одним днем за півтора року, аудитор ідентифікує одразу.

Часті вимоги донорів: підсумок за місяць не має перевищувати норму робочого часу, а сума відсотків за всіма проєктами однієї людини не має перевищувати 100. Якщо працівник у двох проєктах на повну ставку, це автоматичне зауваження в обох.

Розподіл витрат між проєктами

Заробітна плата працівника, зайнятого в кількох напрямах, розподіляється за фактично відпрацьованим часом. Схема така:

• нарахування за місяць береться в повній сумі, разом з єдиним внеском;
• частка кожного проєкту визначається за таймшитом;
• сума розподіляється і відображається в обліку з аналітикою проєкту і статті бюджету;
• розрахунок зберігається як окремий документ до відомості.

Адміністративний персонал, бухгалтер чи офіс-менеджер, часто фінансується з кількох проєктів у фіксованих частках, погоджених у бюджетах. Тоді підтвердженням є не таймшит, а затверджена методика розподілу, послідовно застосована протягом року. Загальні принципи такого обліку описані у статті про облік грантів по проєктах.

Що входить до витрат на персонал

Донори по-різному ставляться до премій і бонусів: частина дозволяє їх лише за наявності затвердженого положення, частина не визнає взагалі. Це варто з’ясувати до нарахування, а не після зауваження аудитора.

Податки і звітність

Кошти гранту не звільняють організацію від обов’язків податкового агента. З виплат утримується податок на доходи фізичних осіб і військовий збір, нараховується єдиний внесок, подається відповідна звітність. Аудитор звіряє суми в проєктному звіті з розрахунковими відомостями і з поданою звітністю: розбіжність між ними, це сигнал, що частина виплат не проведена офіційно.

Типові зауваження аудиторів

• таймшитів немає, хоча працівник зайнятий у кількох проєктах;
• таймшити складені заднім числом, усі підписи однією датою;
• сума ставок однієї людини за проєктами перевищує повну зайнятість;
• у проєкт списано 100 відсотків зарплати бухгалтера, який обслуговує всю організацію;
• договір ЦПХ без акта або з актом без опису результату;
• премія виплачена без наказу і без погодження донора;
• суми у звіті донору не збігаються з розрахунковими відомостями;
• виплати проведені після завершення періоду прийнятності.

Як підготуватися

Мінімальний комплект, який варто мати за кожен місяць проєкту: розрахункова відомість, таймшити всіх залучених працівників, розрахунок розподілу, платіжні документи, витяг з обліку з аналітикою проєкту. Якщо цей комплект формується щомісяця, аудит витрат на персонал проходить швидко і без коригувань.

Організаціям, які ведуть кілька проєктів одночасно, зручніше передати розрахунок зарплати і кадровий облік на аутсорсинг разом з проєктною аналітикою: тоді таймшити, розподіл і звітність узгоджені між собою за визначенням. Про такий формат ми пишемо на сторінці бухгалтерія для НПО і бізнесу.

МК Аудит перевіряє витрати донорських проєктів з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Звіти готуємо українською та англійською, за потреби у шаблоні донора. Якщо потрібно перевірити оформлення персоналу в проєкті до звіту донору, залиште заявку: комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.