Прямые и косвенные расходы гранта: как НКО обосновать их перед донором
Прямые расходы НКО обосновывает документами, которые прямо связывают расход с проектом, а косвенные (административные) расходы в грантах ЕС обычно покрываются фиксированной ставкой, которая по Финансовому регламенту ЕС не превышает 7% приемлемых прямых расходов, если более высокую ставку не разрешило отдельное обоснованное решение Комиссии. Общие расходы, обслуживающие несколько проектов, распределяют по методу, закреплённому в учётной политике, и применяют его одинаково.
Именно на границе между прямыми и косвенными расходами аудиторы чаще всего находят двойное финансирование: одна и та же аренда офиса или доля бухгалтера попадает и в ставку косвенных расходов, и в бюджет как прямой расход. Ниже объясняем, как этого избежать и что показать донору.
Что говорят правила ЕС
Регламент (ЕС, Евратом) 2024/2509 от 23 сентября 2024 года устанавливает финансовые правила для бюджета ЕС, в том числе для грантов. Текст: EUR-Lex.
- Статья 184(6). Косвенные расходы бенефициара можно финансировать фиксированной ставкой до 7% от общей суммы приемлемых прямых расходов проекта. Более высокая ставка возможна на основании обоснованного решения Комиссии.
- Статья 186(3). Условия выплаты фиксированных сумм, единичных расходов и фиксированных ставок не требуют отчитываться о фактически понесённых расходах. Но по статье 186(4) это не отменяет права доступа к учётным записям бенефициара для проверок.
- Статья 184(4). Методы определения фиксированных сумм и ставок должны обеспечивать соблюдение принципов софинансирования и отсутствия двойного финансирования.
- Статья 189(3). Фактические расходы приемлемы, если они понесены в срок проекта, предусмотрены бюджетом, нужны для проекта, идентифицируемы и проверяемы (в частности отражены в учёте по применимым стандартам и обычной практике учёта расходов бенефициара), соответствуют налоговому и социальному законодательству, разумны и обоснованы.
Конкретная ставка косвенных расходов в вашем проекте записана в грантовом соглашении. Аудитор проверяет именно её, а не максимум из Регламента.
Кого касается
- общественных организаций и фондов, которые выполняют несколько грантов одновременно и имеют общий офис, бухгалтерию и руководство;
- организаций, в бюджете которых есть и статья косвенных расходов, и прямые административные статьи (аренда, связь, бухгалтерия);
- бухгалтеров, которые распределяют зарплату, аренду и коммунальные расходы между проектами;
- руководителей, которые готовят заявку на грант и закладывают бюджет.
Что сделать
- Выпишите из каждого грантового соглашения: ставку косвенных расходов, базу для её расчёта и перечень того, что донор считает прямыми расходами.
- Составьте таблицу «расход организации / куда относится» по всем проектам. Каждый расход должен быть либо прямым в одном проекте, либо распределённым между несколькими, либо покрытым ставкой косвенных расходов, и только одним из этих способов.
- Закрепите в учётной политике метод распределения общих расходов. По статье 8 Закона о бухучёте (zakon.rada.gov.ua) организация определяет учётную политику сама, а статья 4 требует применять её последовательно.
- Для персонала, который работает на несколько проектов, ведите таймшиты. Без них долю зарплаты в проекте подтвердить нечем.
- Для распределения аренды и коммунальных расходов выберите понятную базу: площадь, количество работников проекта, часы. Расчёт делайте ежемесячно и сохраняйте.
- В отчёте донору показывайте прямые расходы по документам, а косвенные по ставке из соглашения. Не добавляйте к прямым расходы, которые уже покрывает ставка.
Перед подачей новой заявки проверьте, как новый бюджет ляжет на уже действующие гранты. Если координатор уже на 100% распределён между двумя проектами, третий донор не может оплачивать его время. Простой сводный план занятости на год вперёд снимает большинство таких вопросов ещё до подписания соглашения и даёт аргументы в разговоре с донором о бюджете.
Прямые, общие и косвенные расходы: сравнение
| Вид расходов | Пример | Чем обосновать |
|---|---|---|
| Прямые расходы проекта | Тренер, аренда зала для мероприятия, печать материалов проекта | Договор, акт, доказательства деятельности, закупочное досье, строка бюджета |
| Общие расходы, распределённые между проектами как прямые | Доля бухгалтера или координатора, доля аренды офиса, если донор разрешает | Метод в учётной политике, таймшиты, ежемесячный расчёт распределения |
| Косвенные расходы по фиксированной ставке | Общее управление, административные расходы организации | Ставка из грантового соглашения, база расчёта; отчитываться о фактических суммах не нужно, но учёт должен быть доступен для проверки |
Типичные ошибки
- Двойное финансирование. Аренда офиса покрывается ставкой косвенных расходов и одновременно частично списывается на проект как прямой расход. Это первое, что аудитор ищет на стыке статей.
- Сумма долей больше 100%. Бухгалтер отнесён на три проекта по 50%. Когда аудитор складывает доли из всех грантов, ошибка становится очевидной.
- Метод распределения меняется каждый квартал. Статья 4 Закона о бухучёте требует последовательности, и донору трудно поверить методу, который меняется вместе с потребностью закрыть бюджет.
- Распределение «на глаз» без расчёта. Процент в бюджете есть, но нет таблицы, из которой он следует.
- Ставку считают не от той базы. Косвенные расходы считают от всего бюджета, хотя соглашение определяет базой приемлемые прямые расходы. После снятия части прямых расходов автоматически уменьшается и сумма косвенных.
Подробнее об учётной политике ОО и фонда мы писали в статье учётная политика неприбыльной организации, а о зарплате в проектах в материале расходы на персонал в донорском проекте.
Частые вопросы
Нужно ли подтверждать косвенные расходы документами в гранте ЕС?
Если косвенные расходы финансируются фиксированной ставкой, статья 186(3) Регламента 2024/2509 не требует отчитываться о фактически понесённых суммах. Но донор сохраняет право доступа к учётным записям, поэтому учёт организации должен быть в порядке.
Какой максимальный процент косвенных расходов в гранте ЕС?
Статья 184(6) Регламента устанавливает максимум 7% общей суммы приемлемых прямых расходов, а более высокую ставку может разрешить обоснованное решение Комиссии. Ставка вашего проекта указана в грантовом соглашении.
Как распределить зарплату бухгалтера между несколькими грантами?
Надёжнее всего по таймшитам или другому методу, закреплённому в учётной политике и согласованному с донорами. Сумма долей по всем проектам и собственным средствам организации должна равняться 100%, а часть, покрытая ставкой косвенных расходов, не должна дублироваться как прямая.
Как мы помогаем
Мы помогаем НКО настроить учётную политику и метод распределения общих расходов, а при аудите гранта проверяем, нет ли двойного финансирования между проектами. Смотрите учёт НКО, аудит гранта и аудит НКО. Для бухгалтеров НКО мы проводим бесплатные вебинары для НКО. Напишите нам через контакты.
Подготовила Команда МК Аудит