Первинні документи НПО: 10 помилок, через які аудитор знімає витрати
Аудитор знімає витрату НПО тоді, коли первинний документ не доводить, що операція справді відбулася саме так і саме для проєкту: у ньому бракує обов’язкових реквізитів зі статті 9 Закону про бухоблік, підпису потрібної сторони, зв’язку з договором і бюджетом або доказів, що послугу фактично надано. Гроші при цьому могли бути витрачені чесно, але без документа аудитор не може це підтвердити.
Нижче десять помилок, які найчастіше призводять до неприйнятних витрат у грантових проєктах: від акта без опису послуги до неповного закупівельного досьє. Для кожної пишемо, чому аудитор її не пропустить і що виправити, поки проєкт ще триває.
Що змінилося і на що спирається аудитор
Базові вимоги до первинки встановлює стаття 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Обов’язкових реквізитів шість: назва документа, дата складання, назва організації, від імені якої його складено, зміст і обсяг операції з одиницею виміру, посади і прізвища відповідальних осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу. Текст закону: zakon.rada.gov.ua.
У редакції закону від 01.04.2026 (зміни внесено Законом № 4791-IX від 24.02.2026) з’явився новий абзац. Якщо документ містить дату або період надання послуг, виконання робіт чи оренди, відсутність посади, прізвища і підпису з боку замовника не вважається порушенням. Умови дві: такий порядок прямо передбачено письмовим договором, а операції відображено в обліку в періоді їх здійснення.
Для НПО головне в цьому абзаці виключення. Спрощення не поширюється, зокрема, на операції, оплачені за рахунок публічних коштів, на будівельний підряд і на договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу. Тож якщо ваша організація оформлює благодійну чи гуманітарну допомогу, односторонній документ не підходить.
Закон також каже, що неістотні недоліки не є підставою не визнавати операцію, якщо за документом можна ідентифікувати особу, дату, організацію, зміст і обсяг операції. Але донор оцінює витрату ще й за грантовою угодою, тому «неістотний» для податкової недолік аудитор проєкту все одно запише.
Кого стосується
- громадських організацій і благодійних фондів, які виконують грантові проєкти і проходять аудит або перевірку витрат на вимогу донора;
- бухгалтерів НПО, які приймають акти від ФОП, консультантів, тренерів і нерезидентів;
- керівників програм, які погоджують послуги і підписують акти, не завжди дивлячись на реквізити;
- організацій, що оформлюють благодійну або гуманітарну допомогу: на них поширюється виключення з нового абзацу статті 9.
Що зробити, поки проєкт триває
- Візьміть десять найбільших витрат проєкту і перевірте кожну за таблицею нижче. Великі суми аудитор майже завжди бере у вибірку.
- Звірте кожен акт із договором: предмет, ціна, строк, сторони. Розбіжності виправляйте додатковою угодою або коригувальним документом, а не новим актом «заднім числом».
- До кожної послуги додайте підтвердження результату: звіт виконавця, матеріали, списки учасників, листування.
- Для договорів про благодійну або гуманітарну допомогу перевірте, що документи підписані обома сторонами.
- Закріпіть у наказі або положенні про документообіг, хто має право підписувати первинні документи: стаття 8 закону відносить це до рішень самої організації.
- Зберіть закупівельне досьє по кожній закупівлі в одну папку, паперову або електронну.
10 помилок, через які аудитор знімає витрати
| Помилка | Чому аудитор не приймає | Що зробити |
|---|---|---|
| 1. Акт без дати або з датою поза строком проєкту | Дата є обов’язковим реквізитом, а донор оплачує лише витрати періоду проєкту | Ставити дату складання і період послуги, звіряти з датами грантової угоди |
| 2. «Консультаційні послуги» без опису | Немає змісту і обсягу операції, неможливо пов’язати витрату з діяльністю проєкту | Описувати, що саме зроблено, кількість годин або днів, результат |
| 3. Немає прізвищ і підписів відповідальних осіб | Не можна ідентифікувати, хто здійснив і хто прийняв операцію | Посади, прізвища і підписи або КЕП обох сторін |
| 4. Односторонній акт за договором благодійної або гуманітарної допомоги | Спрощення з нового абзацу статті 9 на такі договори не поширюється | Підпис отримувача і надавача на кожному документі |
| 5. Договір підписано після акта або суми не збігаються | Документи суперечать один одному, і незрозуміло, на якій підставі платили | Спершу договір, потім послуга і акт; зміни лише додатковою угодою |
| 6. Немає доказів, що послугу надано | Сам акт не доводить факт тренінгу чи дослідження | Звіт, програма, списки учасників, фото, файли результату |
| 7. Дані ФОП у договорі, акті і платіжці різняться | Аудитор не може підтвердити, що гроші отримала саме та особа, яка надала послугу | Однакові ПІБ, реквізити і рахунок у всіх документах |
| 8. Інвойс нерезидента без опису послуги і підпису | Немає змісту операції і даних для ідентифікації виконавця | Договір, інвойс з описом, підтвердження результату, переклад ключових документів для бухгалтерії |
| 9. Неповне закупівельне досьє | Не видно, як обрали постачальника і чи не було конфлікту інтересів | Запит, пропозиції, протокол вибору з обґрунтуванням, декларації про відсутність конфлікту інтересів |
| 10. Виправлення в документах і записи не в тому періоді | Закон вимагає запобігати непомітним виправленням і відображати операцію в періоді її здійснення | Виправлення оформлювати документально, операції проводити вчасно |
Найдорожчі з цих помилок шоста і дев’ята. Акт можна переоформити, а от доказ того, що тренінг відбувся рік тому, або порівняння пропозицій, яке ніхто не зберіг, відновити вже не вийде. Детальніше про виконавців ФОП у проєктах ми писали в статті ФОП у грантовому проєкті, а про підписи на документах у матеріалі про факсиміле на первинці.
Часті запитання
Чи може акт виконаних робіт у проєкті НПО підписати лише виконавець?
Закон дозволяє не мати підпису замовника, якщо документ містить дату або період послуги, такий порядок передбачено письмовим договором і операцію відображено в періоді її здійснення. Але це не діє для договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу та для операцій, оплачених з публічних коштів. Крім того, перевірте, що дозволяє ваша грантова угода.
Чи визнає аудитор документ із дрібною помилкою?
Закон про бухоблік не вважає неістотні недоліки підставою не визнавати операцію, якщо особу, дату, організацію, зміст і обсяг можна встановити. Аудитор гранту зважає ще й на умови донора, тому описку краще виправити до аудиту.
Скільки зберігати первинні документи НПО?
Стаття 8 Закону про бухоблік встановлює строк не менше трьох років. Грантова угода та інші норми можуть вимагати довше, тому орієнтуйтеся на найдовший строк, який до вас застосовується.
Як ми допомагаємо
Перед аудитом ми переглядаємо первинні документи проєкту так, як це зробить аудитор донора, і кажемо, що варто дооформити, поки є час. Дивіться аудит гранту, облік НПО і відновлення обліку. Для команд НПО ми проводимо безкоштовні вебінари для НПО. Напишіть нам через контакти.
Підготувала Команда МК Аудит