Факсиміле на первинних документах з 30.10.2026: що змінив наказ Мінфіну № 514
З 30 жовтня 2026 року бухгалтерське Положення № 88 більше не містить норми про факсиміле на первинних документах. Це не заборона: ставити факсимільний підпис на актах і накладних далі можна, але лише на умовах статті 207 Цивільного кодексу, тобто за письмовою згодою сторін зі зразками підпису.
Для більшості компаній це означає ревізію договорів з контрагентами і власних форм первинки. Нижче пояснюємо, що саме змінив наказ Мінфіну № 514, кого це стосується і що зробити, щоб податкова та аудитор не поставили під сумнів ваші документи.
Що змінилося
Мінфін наказом від 02.10.2026 № 514 вніс зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (Положення № 88). Наказ зареєстровано в Мін’юсті 15.10.2026 за № 1386/46780 і опубліковано в «Офіційному віснику України» № 88 від 30.10.2026. За пунктом 3 наказу він набирає чинності з дня офіційного опублікування, тобто з 30 жовтня 2026 року. Текст документа: zakon.rada.gov.ua.
Змін дві.
Факсиміле. З пункту 2.4 Положення № 88 виключено абзац другий, який описував використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів. Раніше бухгалтери посилалися на цей абзац як на самостійну підставу для факсиміле. Тепер такої підстави в бухгалтерському положенні немає, і єдиною нормою залишається частина 3 статті 207 Цивільного кодексу: факсиміле допускається у випадках, встановлених законом або іншими актами цивільного законодавства, або «за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручного підпису».
Власні форми первинки. У пункті 2.6 уточнено: коли підприємство розробляє власні форми первинних документів (бо типових чи спеціалізованих форм немає), воно має враховувати особливості документального оформлення окремих господарських операцій, визначені статтею 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Практичний приклад: закон дозволяє, щоб акт про надані послуги, виконані роботи або оренду склав і підписав лише виконавець, якщо це передбачено письмовим договором і виконані інші умови закону. Власна форма акта може прямо передбачати такий односторонній порядок.
| Норма Положення № 88 | Було | Стало з 30.10.2026 |
|---|---|---|
| Факсиміле на первинних документах (п. 2.4) | Окремий абзац описував використання факсиміле при оформленні первинки | Абзац виключено. Умови факсиміле визначає лише ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу: письмова згода сторін зі зразками підпису |
| Власні форми первинних документів (п. 2.6) | Підприємство розробляє власні форми, якщо типових чи спеціалізованих немає | Те саме, але з урахуванням особливостей оформлення окремих операцій за ст. 9 Закону про бухоблік, зокрема односторонніх актів |
Кого стосується
- компаній, де директор не підписує кожен документ власноруч, а менеджери ставлять факсиміле на актах, накладних, рахунках і довіреностях;
- бухгалтерій, які приймають від постачальників акти з факсиміле: ризик тут на стороні покупця, бо саме його витрати і податковий кредит залежать від належного підпису;
- підприємств із власними формами первинки, зокрема тих, хто працює за договорами з односторонніми актами;
- організацій, чию звітність перевіряє аудитор або донор: акт із сумнівним підписом не підтвердить операцію під час перевірки.
Що зробити і до якого строку
Наказ уже чинний, окремого перехідного строку в ньому немає, тому відкладати не варто.
- Інвентаризувати документи, які у вас підписуються факсиміле: акти, накладні, рахунки, довіреності. Скласти перелік контрагентів, з якими так працюєте.
- По кожному контрагенту перевірити, чи є письмова згода на факсиміле зі зразками підписів: у самому договорі або в окремій угоді.
- Де згоди немає або в ній нема зразків підпису, підписати додаткову угоду або перейти на кваліфікований електронний підпис (КЕП).
- Оновити положення про документооборот і наказ про облікову політику: власні форми первинних документів, порядок їх підписання, випадки односторонніх актів за ст. 9 Закону про бухоблік.
- Навчити менеджерів, які виставляють документи клієнтам: що можна підписувати факсиміле, що лише власноруч або КЕП.
- Для вхідних документів додати в чек-лист бухгалтера перевірку: якщо акт постачальника з факсиміле, чи є з ним письмова згода зі зразком підпису.
Типові помилки і ризики
- «Факсиміле заборонили». Ні. Змінилася лише підстава: тепер це Цивільний кодекс, а не бухгалтерське положення.
- «Нічого не змінилося». Теж ні. Якщо факсиміле трималося тільки на Положенні № 88 і згоди зі зразками підпису немає, документ під питанням.
- Згода без зразків. Фраза в договорі «сторони допускають факсиміле» без зразків підпису не відповідає ст. 207 Цивільного кодексу.
- Односторонній акт без договору. Акт, підписаний лише виконавцем, працює тільки тоді, коли це прямо передбачено письмовим договором і виконані інші умови закону.
Ціна помилки: документ без належного підпису податкова може не визнати первинним. Тоді під загрозою витрати в податку на прибуток і податковий кредит з ПДВ. Під час аудиту такий акт не підтверджує господарську операцію, і аудитор шукатиме інші докази або робить застереження.
Часті запитання
Чи заборонили факсиміле на первинних документах з 2026 року?
Ні. Наказ Мінфіну № 514 лише вилучив з Положення № 88 абзац про факсиміле. Використовувати його можна у випадках, встановлених законом, або за письмовою згодою сторін зі зразками підпису (ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу).
Чи потрібна додаткова угода з контрагентом для факсиміле?
Якщо в договорі вже є письмова згода на факсиміле і зразки підписів, додаткова угода не потрібна. Якщо такої умови або зразків немає, треба підписати додаткову угоду або перейти на КЕП.
Чи можна підписати акт виконаних робіт лише виконавцем?
Так, стаття 9 Закону про бухоблік дозволяє односторонній акт про послуги, роботи або оренду, якщо це передбачено письмовим договором і виконані інші умови закону. Оновлений п. 2.6 Положення № 88 вимагає враховувати це у власних формах документів.
Як ми допомагаємо
Ми ведемо облік ТОВ і перевіряємо первинні документи до того, як їх побачить податкова: згоди на факсиміле, власні форми актів, облікову політику. Якщо документи за минулі періоди підписані з порушеннями, допомагаємо їх упорядкувати. Дивіться бухгалтерський аутсорсинг для ТОВ, відновлення обліку і аудиторську перевірку. Напишіть нам через контакти.
Підготувала Команда МК Аудит