Первичные документы НКО: 10 ошибок, из-за которых аудитор снимает расходы
Аудитор снимает расход НКО тогда, когда первичный документ не доказывает, что операция действительно прошла именно так и именно для проекта: в нём нет обязательных реквизитов из статьи 9 Закона о бухучёте, подписи нужной стороны, связи с договором и бюджетом или доказательств, что услугу фактически оказали. Деньги при этом могли быть потрачены честно, но без документа аудитор не может это подтвердить.
Ниже десять ошибок, которые чаще всего приводят к неприемлемым расходам в грантовых проектах: от акта без описания услуги до неполного закупочного досье. Для каждой пишем, почему аудитор её не пропустит и что исправить, пока проект ещё идёт.
Что изменилось и на что опирается аудитор
Базовые требования к первичке устанавливает статья 9 Закона «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине». Обязательных реквизитов шесть: название документа, дата составления, название организации, от имени которой он составлен, содержание и объём операции с единицей измерения, должности и фамилии ответственных лиц, личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо. Текст закона: zakon.rada.gov.ua.
В редакции закона от 01.04.2026 (изменения внесены Законом № 4791-IX от 24.02.2026) появился новый абзац. Если документ содержит дату или период оказания услуг, выполнения работ или аренды, отсутствие должности, фамилии и подписи со стороны заказчика не считается нарушением. Условий два: такой порядок прямо предусмотрен письменным договором, а операции отражены в учёте в периоде их осуществления.
Для НКО главное в этом абзаце исключение. Упрощение не распространяется, в частности, на операции, оплаченные за счёт публичных средств, на строительный подряд и на договоры о пожертвовании, благотворительной или гуманитарной помощи. Поэтому если ваша организация оформляет благотворительную или гуманитарную помощь, односторонний документ не подходит.
Закон также говорит, что несущественные недостатки не являются основанием не признавать операцию, если по документу можно идентифицировать лицо, дату, организацию, содержание и объём операции. Но донор оценивает расход ещё и по грантовому соглашению, поэтому «несущественный» для налоговой недостаток аудитор проекта всё равно запишет.
Кого касается
- общественных организаций и благотворительных фондов, которые выполняют грантовые проекты и проходят аудит или проверку расходов по требованию донора;
- бухгалтеров НКО, которые принимают акты от ФЛП, консультантов, тренеров и нерезидентов;
- руководителей программ, которые согласовывают услуги и подписывают акты, не всегда глядя на реквизиты;
- организаций, оформляющих благотворительную или гуманитарную помощь: на них распространяется исключение из нового абзаца статьи 9.
Что сделать, пока проект идёт
- Возьмите десять самых крупных расходов проекта и проверьте каждый по таблице ниже. Крупные суммы аудитор почти всегда берёт в выборку.
- Сверьте каждый акт с договором: предмет, цена, срок, стороны. Расхождения исправляйте дополнительным соглашением или корректирующим документом, а не новым актом «задним числом».
- К каждой услуге приложите подтверждение результата: отчёт исполнителя, материалы, списки участников, переписку.
- Для договоров о благотворительной или гуманитарной помощи проверьте, что документы подписаны обеими сторонами.
- Закрепите в приказе или положении о документообороте, кто вправе подписывать первичные документы: статья 8 закона относит это к решениям самой организации.
- Соберите закупочное досье по каждой закупке в одну папку, бумажную или электронную.
10 ошибок, из-за которых аудитор снимает расходы
| Ошибка | Почему аудитор не принимает | Что сделать |
|---|---|---|
| 1. Акт без даты или с датой вне срока проекта | Дата является обязательным реквизитом, а донор оплачивает только расходы периода проекта | Ставить дату составления и период услуги, сверять с датами грантового соглашения |
| 2. «Консультационные услуги» без описания | Нет содержания и объёма операции, невозможно связать расход с деятельностью проекта | Описывать, что именно сделано, количество часов или дней, результат |
| 3. Нет фамилий и подписей ответственных лиц | Нельзя идентифицировать, кто осуществил и кто принял операцию | Должности, фамилии и подписи или КЭП обеих сторон |
| 4. Односторонний акт по договору благотворительной или гуманитарной помощи | Упрощение из нового абзаца статьи 9 на такие договоры не распространяется | Подпись получателя и предоставителя на каждом документе |
| 5. Договор подписан после акта или суммы не совпадают | Документы противоречат друг другу, и непонятно, на каком основании платили | Сначала договор, потом услуга и акт; изменения только дополнительным соглашением |
| 6. Нет доказательств, что услуга оказана | Сам акт не доказывает факт тренинга или исследования | Отчёт, программа, списки участников, фото, файлы результата |
| 7. Данные ФЛП в договоре, акте и платёжке различаются | Аудитор не может подтвердить, что деньги получило именно то лицо, которое оказало услугу | Одинаковые ФИО, реквизиты и счёт во всех документах |
| 8. Инвойс нерезидента без описания услуги и подписи | Нет содержания операции и данных для идентификации исполнителя | Договор, инвойс с описанием, подтверждение результата, перевод ключевых документов для бухгалтерии |
| 9. Неполное закупочное досье | Не видно, как выбрали поставщика и не было ли конфликта интересов | Запрос, предложения, протокол выбора с обоснованием, декларации об отсутствии конфликта интересов |
| 10. Исправления в документах и записи не в том периоде | Закон требует предотвращать незаметные исправления и отражать операцию в периоде её осуществления | Исправления оформлять документально, операции проводить вовремя |
Самые дорогие из этих ошибок шестая и девятая. Акт можно переоформить, а вот доказательство того, что тренинг прошёл год назад, или сравнение предложений, которое никто не сохранил, восстановить уже не получится. Подробнее об исполнителях ФЛП в проектах мы писали в статье ФЛП в грантовом проекте, а о подписях на документах в материале о факсимиле на первичке.
Частые вопросы
Может ли акт выполненных работ в проекте НКО подписать только исполнитель?
Закон позволяет не иметь подписи заказчика, если документ содержит дату или период услуги, такой порядок предусмотрен письменным договором и операция отражена в периоде её осуществления. Но это не действует для договоров о пожертвовании, благотворительной или гуманитарной помощи и для операций, оплаченных из публичных средств. Кроме того, проверьте, что позволяет ваше грантовое соглашение.
Признает ли аудитор документ с мелкой ошибкой?
Закон о бухучёте не считает несущественные недостатки основанием не признавать операцию, если лицо, дату, организацию, содержание и объём можно установить. Аудитор гранта учитывает ещё и условия донора, поэтому описку лучше исправить до аудита.
Сколько хранить первичные документы НКО?
Статья 8 Закона о бухучёте устанавливает срок не менее трёх лет. Грантовое соглашение и другие нормы могут требовать дольше, поэтому ориентируйтесь на самый длинный срок, который к вам применяется.
Как мы помогаем
Перед аудитом мы просматриваем первичные документы проекта так, как это сделает аудитор донора, и говорим, что стоит дооформить, пока есть время. Смотрите аудит гранта, учёт НКО и восстановление учёта. Для команд НКО мы проводим бесплатные вебинары для НКО. Напишите нам через контакты.
Подготовила Команда МК Аудит