ФОП у грантовому проєкті: коли донор приймає, коли знімає

Чи можна залучати ФОП у грантовому проєкті

Можна, і більшість донорів це приймає. Але саме ця форма дає найбільше знятих витрат на аудиті, бо організації оформлюють через ФОП те, що за змістом є трудовими відносинами. Нижче межа, за якою донор або податкова перекваліфіковують договір, і перелік документів, який цю межу тримає.

Коли донор приймає ФОП без питань

Робота має результат, а не процес. Розроблений сайт, проведене дослідження, навчальний модуль, переклад. Є що описати в акті.
Виконавець не залежить від організації. Працює своїм обладнанням, сам обирає час, має інших замовників.
Оплата прив’язана до результату. За етап або за обсяг, а не однакова сума двічі на місяць.
Виконавця обрали за процедурою. Три пропозиції або тендер, залежно від суми і правил донора.

Коли донор знімає витрату

Проблема майже завжди одна: під виглядом ФОП у проєкті працює фактичний працівник. Ознаки трудових відносин перелічені у статті 21 Кодексу законів про працю, і аудитор дивиться саме на них:

виконавець особисто виконує роботу і не може залучити заміну;
працює за графіком організації і на її робочому місці;
підпорядковується керівнику проєкту, отримує щоденні вказівки;
отримує однакову суму з однаковою періодичністю незалежно від обсягу;
інтегрований у структуру: має корпоративну пошту, посаду, числиться в команді;
організація забезпечує його обладнанням і матеріалами.

Якщо ознак кілька, договір вважається трудовим за змістом незалежно від назви. Для донора це неприйнятна витрата, для податкової це донарахування ПДФО, військового збору і ЄСВ, для організації ще й штраф за неоформленого працівника.

Що ще дивиться донор

Конфлікт інтересів. ФОП, зареєстрований на члена правління, керівника або їхнього родича, знімається майже завжди. Якщо такий договір об’єктивно потрібен, його погоджують з донором письмово до підписання.
Група і види діяльності. КВЕД у реєстрі має відповідати тому, що написано в договорі. Розбіжність це формальний привід зняти витрату.
Ліміт доходу. Якщо ФОП перевищив річний ліміт своєї групи, частина платежів може виявитися проблемною. Ліміти переглядають щороку, перевіряти треба на дату договору.
Ринковість ціни. Донор порівнює ставку з ринком. Обґрунтування це або процедура відбору, або письмове порівняння з кількома пропозиціями.

Документи, які мають бути на кожного ФОП

Договір про надання послуг з описом результату, строків і порядку приймання.
Технічне завдання або опис робіт, якщо договір рамковий.
Акти приймання за кожен період оплати з конкретним переліком зробленого. Формулювання «послуги надано в повному обсязі» без деталізації аудитор не приймає.
Платіжні документи з призначенням, яке посилається на договір і акт.
Витяг з реєстру платників єдиного податку на дату договору.
Документи процедури відбору, якщо сума перевищує поріг донора.
Результат роботи в матеріальній формі: файл, звіт, презентація, фото заходу.

Що перевіряє аудитор

Чи є всі сім документів зі списку вище і чи узгоджуються дати між ними.
Чи описує акт конкретний результат, а не загальні слова.
Чи немає ознак трудових відносин у змісті договору і в графіку платежів.
Чи не збігається ФОП з пов’язаними з організацією особами.
Чи дотримано процедуру відбору і чи є обґрунтування ціни.
Чи є результат роботи у матеріальній формі. Його відсутність перетворює витрату на непідтверджену.

П’ять помилок, через які знімають гроші

Однакова сума щомісяця за «консультаційні послуги». Виглядає як зарплата і перевіряється як зарплата.
Акт без переліку робіт. Найчастіша причина зняття, і найлегше виправна до аудиту.
ФОП зареєстрований після дати початку робіт. Дати в договорі і у витязі з реєстру мають збігатися або договір має починатися пізніше.
Немає жодного файлу з результатом. Дослідження оплачене, тексту дослідження немає.
Процедура відбору проведена після підписання договору. Донор дивиться на дати, і заднім числом це видно.

Коли краще оформити трудовий договір

Якщо людина потрібна постійно, працює за графіком організації і виконує процес, а не разовий результат, дешевше оформити трудовий договір одразу. У бюджеті це стаття витрат на персонал, донори її приймають, а ризик донарахувань і знятих витрат зникає. Спроба зекономити на податках через ФОП у таких випадках коштує дорожче за саму економію.

Чи можна платити ФОП, який є членом правління організації

Формальної заборони немає, але це прямий конфлікт інтересів, і донори знімають такі витрати майже завжди. Якщо робота справді потрібна саме цій людині, рішення приймає правління без її участі, а договір погоджується з донором письмово до підписання.

Що написати в акті, щоб його прийняли

Конкретний перелік: що саме зроблено, у якому обсязі, за який період, з посиланням на пункти технічного завдання. Якщо є матеріальний результат, назвати його і додати до акта. Фраза «послуги надано в повному обсязі, сторони претензій не мають» без деталізації аудитором не приймається.

Скільки пропозицій потрібно зібрати перед вибором ФОП

Залежить від порогу в правилах донора, зазвичай від трьох пропозицій для сум вище певної межі. Пропозиції мають бути зібрані до підписання договору і зберігатися разом з рішенням про вибір і його обґрунтуванням.

Чи вважається ФОП адміністративною витратою проєкту

Залежить від того, що він робить. Бухгалтер або офіс-менеджер проєкту це адміністративна витрата і входить у ліміт адмінвитрат. Тренер, дослідник, розробник це прямі витрати заходу. Неправильна класифікація призводить до перевищення ліміту адмінвитрат і зняття різниці.

Якщо потрібна перевірка

Ми з 2000 року перевіряємо проєкти міжнародної технічної допомоги і бачимо договори з ФОП у кожному проєкті. Напишіть, якого донора і який період треба перевірити, і ми скажемо, які договори подивитися першими і яких документів бракує. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.