ФОП, ЦПХ чи трудовий договір у НПО: як помилка у формі вибухає на аудиті

Форму договору визначає зміст роботи, а не назва документа: якщо людина щодня виконує обов’язки за посадою і отримує зарплату, це трудовий договір за ст. 21 КЗпП; якщо здає результат або надає послугу, це ЦПХ або договір з ФОП; якщо працює безоплатно, це волонтер. Помилка у формі на аудиті перетворюється на перекваліфікацію, донараховані податки і зняті витрати.

Громадські організації і фонди найчастіше помиляються в трьох місцях: консультант-ФОП фактично працює як штатний працівник, нерезидент працює без розуміння, як оподатковується його дохід, а волонтерам компенсують витрати без договору. Нижче розбираємо норми, які аудитор і податкова застосовують до кожної форми, і що з цього має бути в документах.

Що змінилося і які норми діють

Тут важливі не новини, а базові норми в чинних редакціях кодексів, які ми звірили на zakon.rada.gov.ua. Під час аудиту гранту кадрові документи перевіряють разом з фінансовими, тому норми варто знати обом службам. Трудовий договір за ст. 21 КЗпП: працівник виконує роботу, визначену угодою, а роботодавець виплачує заробітну плату і забезпечує умови праці. За ст. 24 КЗпП працівника не можна допустити до роботи без трудового договору, оформленого наказом, і повідомлення податкової про прийняття на роботу. Текст кодексу: zakon.rada.gov.ua.

Цивільний кодекс розрізняє договір про надання послуг (ст. 901: послуга споживається в процесі дії, виконавець надає її особисто, ст. 902) і договір підряду (ст. 837: робота виконується на ризик підрядника, а результат передається замовнику). Податковий кодекс у п. 177.8 прямо передбачає перевірку суті: звільнення від утримання ПДФО при виплаті ФОП не застосовується, якщо відносини за договором фактично є трудовими. Текст ПКУ: zakon.rada.gov.ua.

Кого стосується

• громадських організацій, благодійних фондів, асоціацій, що залучають консультантів, тренерів, бухгалтерів, координаторів проєктів;
• організацій, які працюють з іноземними експертами: за п. 170.10.1 ПКУ доходи нерезидентів з джерелом походження в Україні оподатковуються за правилами і ставками для резидентів, з урахуванням особливостей для нерезидентів;
• організацій, у яких працюють волонтери, особливо якщо їм компенсують проїзд, харчування чи проживання;
• компаній, що масово працюють з ФОП: правило п. 177.8 ПКУ і ст. 265 КЗпП стосуються будь-якого роботодавця.

Що зробити і до якого строку

Перевірку варто провести до закриття року і, якщо є грант, до фінального аудиту проєкту.

1. Скласти реєстр усіх людей, які працювали на організацію у 2026 році, з формою договору, сумою і періодом.
2. Для кожного ФОП перевірити: чи є копія документа про реєстрацію, чи відповідають послуги видам діяльності, чи описано в договорі і актах конкретний результат, а не «виконання обов’язків».
3. Для кожного ЦПХ перевірити, що утримано ПДФО і військовий збір, нараховано ЄСВ, а акт підписано за кожний етап.
4. Якщо ознаки трудових відносин очевидні (щоденна робота за графіком, однакова сума щомісяця, підпорядкування керівнику), обговорити з юристом і бухгалтером переоформлення на трудовий договір. Не допускати людину до роботи без наказу і повідомлення.
5. Для нерезидентів визначити, чи є дохід доходом з джерелом в Україні, і зберігати розрахунок податків та документи, на які він спирається.
6. Для волонтерів, яким відшкодовуєте витрати, укласти письмовий договір: за ст. 9 Закону «Про волонтерську діяльність» він у такому разі обов’язковий і має містити завдання, період, права й обов’язки, відповідальність, умови розірвання та порядок відшкодування витрат.

Типові помилки і ризики

• Консультант-ФОП з графіком і посадою. Якщо податкова встановить, що відносини фактично трудові, звільнення з п. 177.8 ПКУ не працює, і з виплат треба було утримати ПДФО. Окремо ст. 265 КЗпП передбачає штраф за фактичний допуск до роботи без трудового договору: 10 мінімальних зарплат за кожного працівника, повторно протягом двох років 30.
• ЦПХ «на зарплату». Договір надання послуг з щомісячною фіксованою оплатою без опису послуг і актів виглядає як прихований трудовий договір.
• Акти без змісту. «Консультаційні послуги за березень» не підтверджують, що саме отримала організація. Донор знімає такі витрати навіть при правильних податках.
• Волонтер, який отримує «компенсацію» щомісяця. Волонтерська допомога за законом безоплатна. Фіксовані виплати без документів на витрати і без договору не є відшкодуванням за ст. 11 і створюють податкові питання.
• Відшкодування понад норми. Витрати на відрядження волонтерів відшкодовуються в межах норм для державних службовців і працівників бюджетних установ.
• Нерезидент без розрахунку. Організація виплатила гонорар іноземцю і не визначила, чи це дохід з джерелом в Україні. На аудиті це питання повернеться.

Детальний перелік документів на ФОП у грантовому проєкті ми зібрали окремо: ФОП у грантовому проєкті: коли донор зніме витрату. Про підтвердження зарплати і таймшити читайте в матеріалі витрати на персонал у донорському проєкті.

Часті запитання

Як ми допомагаємо

Під час аудиту НПО ми перевіряємо договори, акти і податки по кожному виконавцю, а в обліку допомагаємо обрати форму договору ще до початку роботи. Дивіться аудит НПО, облік НПО і кадровий облік. Кадрові питання грантових проєктів ми розбираємо на безкоштовних вебінарах для НПО.

Підготувала Команда МК Аудит