ФЛП, ГПХ или трудовой договор в НКО: как ошибка в форме всплывает на аудите

Форму договора определяет содержание работы, а не название документа: если человек каждый день выполняет обязанности по должности и получает зарплату, это трудовой договор по ст. 21 КЗоТ; если сдаёт результат или оказывает услугу, это ГПХ или договор с ФЛП; если работает безвозмездно, это волонтёр. Ошибка в форме на аудите превращается в переквалификацию, доначисленные налоги и снятые расходы.

Общественные организации и фонды чаще всего ошибаются в трёх местах: консультант-ФЛП фактически работает как штатный работник, нерезидент работает без понимания, как облагается его доход, а волонтёрам компенсируют расходы без договора. Ниже разбираем нормы, которые аудитор и налоговая применяют к каждой форме, и что из этого должно быть в документах.

Что изменилось и какие нормы действуют

Здесь важны не новости, а базовые нормы в действующих редакциях кодексов, которые мы сверили на zakon.rada.gov.ua. На аудите гранта кадровые документы проверяют вместе с финансовыми, поэтому нормы стоит знать обеим службам. Трудовой договор по ст. 21 КЗоТ: работник выполняет работу, определённую соглашением, а работодатель выплачивает заработную плату и обеспечивает условия труда. По ст. 24 КЗоТ работника нельзя допустить к работе без трудового договора, оформленного приказом, и уведомления налоговой о приёме на работу. Текст кодекса: zakon.rada.gov.ua.

Гражданский кодекс различает договор об оказании услуг (ст. 901: услуга потребляется в процессе действия, исполнитель оказывает её лично, ст. 902) и договор подряда (ст. 837: работа выполняется на риск подрядчика, а результат передаётся заказчику). Налоговый кодекс в п. 177.8 прямо предусматривает проверку сути: освобождение от удержания НДФЛ при выплате ФЛП не применяется, если отношения по договору фактически являются трудовыми. Текст НКУ: zakon.rada.gov.ua.

Кого касается

• общественных организаций, благотворительных фондов, ассоциаций, которые привлекают консультантов, тренеров, бухгалтеров, координаторов проектов;
• организаций, работающих с иностранными экспертами: по п. 170.10.1 НКУ доходы нерезидентов с источником происхождения в Украине облагаются по правилам и ставкам для резидентов, с учётом особенностей для нерезидентов;
• организаций, в которых работают волонтёры, особенно если им компенсируют проезд, питание или проживание;
• компаний, массово работающих с ФЛП: правило п. 177.8 НКУ и ст. 265 КЗоТ касаются любого работодателя.

Что сделать и в какой срок

Проверку стоит провести до закрытия года и, если есть грант, до финального аудита проекта.

1. Составить реестр всех людей, которые работали на организацию в 2026 году, с формой договора, суммой и периодом.
2. Для каждого ФЛП проверить: есть ли копия документа о регистрации, соответствуют ли услуги видам деятельности, описан ли в договоре и актах конкретный результат, а не «выполнение обязанностей».
3. Для каждого ГПХ проверить, что удержаны НДФЛ и военный сбор, начислен ЕСВ, а акт подписан за каждый этап.
4. Если признаки трудовых отношений очевидны (ежедневная работа по графику, одинаковая сумма каждый месяц, подчинение руководителю), обсудить с юристом и бухгалтером переоформление на трудовой договор. Не допускать человека к работе без приказа и уведомления.
5. Для нерезидентов определить, является ли доход доходом с источником в Украине, и хранить расчёт налогов и документы, на которые он опирается.
6. Для волонтёров, которым возмещаете расходы, заключить письменный договор: по ст. 9 Закона «О волонтёрской деятельности» он в таком случае обязателен и должен содержать задание, период, права и обязанности, ответственность, условия расторжения и порядок возмещения расходов.

Типичные ошибки и риски

• Консультант-ФЛП с графиком и должностью. Если налоговая установит, что отношения фактически трудовые, освобождение из п. 177.8 НКУ не работает, и с выплат нужно было удержать НДФЛ. Отдельно ст. 265 КЗоТ предусматривает штраф за фактический допуск к работе без трудового договора: 10 минимальных зарплат за каждого работника, повторно в течение двух лет 30.
• ГПХ «на зарплату». Договор оказания услуг с ежемесячной фиксированной оплатой без описания услуг и актов выглядит как скрытый трудовой договор.
• Акты без содержания. «Консультационные услуги за март» не подтверждают, что именно получила организация. Донор снимает такие расходы даже при правильных налогах.
• Волонтёр, который получает «компенсацию» каждый месяц. Волонтёрская помощь по закону безвозмездна. Фиксированные выплаты без документов на расходы и без договора не являются возмещением по ст. 11 и создают налоговые вопросы.
• Возмещение сверх норм. Расходы на командировки волонтёров возмещаются в пределах норм для государственных служащих и работников бюджетных учреждений.
• Нерезидент без расчёта. Организация выплатила гонорар иностранцу и не определила, является ли это доходом с источником в Украине. На аудите этот вопрос вернётся.

Подробный перечень документов на ФЛП в грантовом проекте мы собрали отдельно: ФЛП в грантовом проекте: когда донор снимет расход. О подтверждении зарплаты и таймшитах читайте в материале расходы на персонал в донорском проекте.

Частые вопросы

Как мы помогаем

На аудите НКО мы проверяем договоры, акты и налоги по каждому исполнителю, а в учёте помогаем выбрать форму договора ещё до начала работы. Смотрите аудит НКО, учёт НКО и кадровый учёт. Кадровые вопросы грантовых проектов мы разбираем на бесплатных вебинарах для НКО.

Подготовила Команда МК Аудит