Учёт гуманитарной помощи в некоммерческой организации: документы, проводки, отчётность, налоги

С 2022 года гуманитарная помощь стала одним из основных видов поступлений для украинских благотворительных фондов и общественных организаций. Вместе с ней пришли и новые риски: неправильно оформленный груз, отсутствие ведомостей раздачи или несвоевременно поданный отчёт могут привести к потере признака неприбыльности, доначислению налогов, а в отдельных случаях и к уголовной ответственности.

В этой статье специалисты «МК Аудит» объясняют, чем гуманитарная помощь отличается от благотворительной, какие документы нужны на каждом этапе, как отразить операции в бухгалтерском учёте, как составлять отчётность и какие ошибки мы чаще всего видим при аудите некоммерческих организаций.

Гуманитарная или благотворительная помощь: почему это важно

Эти два понятия часто смешивают, хотя регулируются они разными законами и требуют разных документов.

• Гуманитарная помощь регулируется Законом Украины «О гуманитарной помощи». Это целевая адресная безвозмездная помощь, как правило, иностранного происхождения, которая признаётся гуманитарной в установленном порядке. Получателем может быть только организация, внесённая в Единый реестр получателей гуманитарной помощи, а грузы регистрируются через автоматизированную систему регистрации гуманитарной помощи.
• Благотворительная помощь регулируется Законом Украины «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях». Это пожертвования от украинских или иностранных благотворителей, которые не проходят процедуру признания гуманитарной: средства на счёт, товары от местного бизнеса, вещи от граждан.

В цепочке гуманитарной помощи три роли: донор (тот, кто предоставляет), получатель (организация, которая ввозит и распределяет) и приобретатель (тот, кто получает помощь для потребления или использования). Именно получатель несёт ответственность за учёт и отчётность, и именно его проверяют.

Документы на получение помощи

Гуманитарная помощь из-за рубежа

• письмо или договор донора с указанием, что помощь предоставляется безвозмездно, с перечнем товаров и их назначением;
• инвойс или проформа-инвойс и упаковочный лист с количеством, весом и ориентировочной стоимостью;
• товаротранспортные документы (CMR, авианакладная, коносамент);
• подтверждение признания груза гуманитарной помощью: декларация или уведомление в автоматизированной системе, в зависимости от действующего порядка;
• таможенная декларация или другой документ таможенного оформления;
• приказ руководителя о создании комиссии по приёмке и акт приёмки, в котором фиксируются фактическое количество, состояние товаров, расхождения с документами донора;
• документ об оценке: если донор не указал стоимость, комиссия определяет справедливую стоимость в соответствии с НП(С)БУ 9 «Запасы» и фиксирует это в акте.

Благотворительная помощь от резидентов

• письмо благотворителя или договор пожертвования с указанием цели;
• расходная накладная или акт приёма-передачи;
• для денежных средств: банковская выписка с назначением платежа.

Совет: заведите отдельное дело на каждый груз, где хранятся все документы от письма донора до последней ведомости выдачи. Аудитор и налоговый инспектор проверяют именно цепочку «получено, оприходовано, выдано» по каждой партии.

Документы на распределение и выдачу

Нецелевое использование или отсутствие подтверждения выдачи является самой распространённой претензией к организациям. Минимальный набор документов:

1. План распределения (может быть частью приказа руководителя): кому, сколько, по каким критериям. Критерии должны соответствовать цели, указанной донором: например, внутренне перемещённые лица, жители конкретной общины, пациенты больницы.
2. Ведомость выдачи физическим лицам с фамилией, именем, отчеством, документом, подтверждающим принадлежность к категории приобретателей, датой, наименованием и количеством выданного и личной подписью. Персональные данные обрабатываются с согласия приобретателей или на другом законном основании.
3. Акт приёма-передачи, если помощь передаётся другой организации, коммунальному учреждению, больнице или воинской части. Акт подписывает уполномоченное лицо приобретателя, для учреждений прилагается письмо-запрос.
4. Акт списания, который составляет комиссия на основании ведомостей и актов передачи. Именно он является основанием для бухгалтерской проводки на выбытие запасов.
5. Фотофиксация и отчёты волонтёров для больших раздач: не обязательны по закону, но существенно облегчают подтверждение перед донором.

Для продуктов питания и медикаментов отдельно контролируйте сроки годности: списание просроченного товара требует отдельного акта и объяснения, почему его не распределили вовремя.

Бухгалтерский учёт гуманитарной помощи

Для некоммерческой организации гуманитарная и благотворительная помощь в натуральной форме является целевым финансированием. Полученные товары приходуются на счетах запасов по справедливой стоимости, а доход признаётся в момент, когда помощь использована по назначению, то есть передана приобретателям. Базовые проводки:

Операция	Дебет	Кредит
Оприходованы товары гуманитарной помощи	20, 22, 28	48
Получены основные средства (генератор, автомобиль)	15, затем 10	48
Поступили средства как целевое финансирование	311, 312	48
Переданы товары приобретателям	949	20, 22, 28
Одновременно признан доход от целевого финансирования	48	718
Начислена амортизация на полученные основные средства	949	131
Признан доход в сумме амортизации	48	745

Аналитический учёт целесообразно вести в разрезе каждого донора и груза, а для запасов ещё и по номенклатуре. Остатки гуманитарной помощи подлежат инвентаризации на общих основаниях, как минимум раз в год перед составлением годовой отчётности. Если организация применяет НП(С)БУ 25, упрощённые формы отчётности не освобождают от ведения полноценного аналитического учёта.

Отчётность получателя гуманитарной помощи

• Отчёт об использовании гуманитарной помощи подаётся в уполномоченный орган, сейчас через автоматизированную систему регистрации гуманитарной помощи. Периодичность и форма отчёта в период военного положения несколько раз менялись, поэтому проверяйте действующую редакцию порядка. Отчёт должен содержать данные о получении, распределении и остатках по каждому грузу.
• Отчёт об использовании доходов (прибыли) неприбыльной организации: стоимость гуманитарной и благотворительной помощи отражается в составе доходов, а её распределение в составе расходов на уставную деятельность.
• Финансовая отчётность: остатки нераспределённой помощи показываются в активе баланса как запасы, а незакрытое целевое финансирование в пассиве.
• Отчёт по НДФЛ и ЕСВ: в случаях, когда выдача помощи физическим лицам подлежит отражению как необлагаемый доход.

НДС и налог на прибыль

НДС. Ввоз товаров на таможенную территорию Украины в качестве гуманитарной помощи освобождается от НДС на основании п. 197.11 НКУ, а также от ввозной пошлины. Для организации, не являющейся плательщиком НДС, безвозмездная раздача помощи налоговых последствий не имеет. Если организация зарегистрирована плательщиком НДС, безвозмездная передача товаров в рамках благотворительной деятельности освобождается согласно пп. 197.1.15 НКУ при соблюдении требований к маркировке и документальному оформлению. Продажа гуманитарной помощи запрещена, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом.

Налог на прибыль. Для организации с признаком неприбыльности стоимость полученной помощи не облагается налогом, если она использована в соответствии с целевым назначением и уставом. Нецелевое использование, в частности продажа, передача связанным лицам или использование для собственных нужд вне уставной деятельности, является нарушением п. 133.4 НКУ. Последствие: обязанность уплатить налог с суммы нецелевого использования и исключение из Реестра неприбыльных организаций.

НДФЛ для приобретателей. Гуманитарная и благотворительная помощь, которую получают физические лица, по общему правилу не включается в их налогооблагаемый доход при условиях, определённых статьями 165 и 170 НКУ, в частности для лиц, пострадавших вследствие вооружённой агрессии. Однако в определённых случаях организация обязана отразить такие выплаты в отчётности как налоговый агент, поэтому ведомости выдачи должны содержать достаточные идентификационные данные.

Ответственность. С 2022 года Уголовный кодекс Украины содержит статью 201-2, предусматривающую ответственность за незаконное использование гуманитарной помощи, благотворительных пожертвований или безвозмездной помощи с целью получения прибыли, в частности за продажу в значительных размерах. Это ещё один аргумент в пользу тщательного документирования каждой партии.

Типичные ошибки, которые мы видим при аудите

• груз оприходован по данным инвойса без акта приёмки, хотя фактическое количество отличалось;
• товары оприходованы без стоимости или по символической цене, что искажает отчётность;
• ведомости выдачи без подписей приобретателей или без данных, подтверждающих принадлежность к целевой категории;
• помощь передана другой организации без акта и без подтверждения, что та является получателем или приобретателем;
• гуманитарная помощь смешана с благотворительной в одном учёте, из-за чего невозможно составить отчёт по конкретному грузу;
• доход признан в момент получения, а не в момент распределения, что создаёт фиктивную «прибыль» на конец года;
• не проведена инвентаризация остатков, есть расхождения между складом и учётом;
• отчёт в уполномоченный орган подан с опозданием или не подан вообще;
• часть гуманитарной помощи использована на нужды самой организации (топливо, техника) без обоснования, что это предусмотрено назначением донора.

Каждая из этих ошибок исправима, если выявить её вовремя. При аудите грантов и донорских проектов мы проверяем цепочку документов по каждому грузу и даём рекомендации по их доработке. Организациям, которые получают помощь регулярно, мы предлагаем бухгалтерское сопровождение некоммерческих организаций с настроенным учётом гуманитарной помощи.

Нужно навести порядок в учёте гуманитарной помощи или подготовиться к проверке? Оставьте заявку: после ознакомления с задачей мы направим коммерческое предложение и ответим в течение 1 дня.