Закупівлі в грантах ЄС: що насправді перевіряє донорський аудит
Донорський аудит закупівель у гранті ЄС перевіряє не лише те, що товар куплено і оплачено, а й те, як обрали постачальника: чи діяла організація за своїми звичайними процедурами, чи обрала пропозицію з найкращим співвідношенням ціни і якості або з найнижчою ціною, і чи не було конфлікту інтересів. Якщо цього не видно з документів, витрату можуть визнати неприйнятною або зменшити грант.
Ми вже писали про закупівлі у грантовому проєкті загалом. Тут інший кут: що саме записано у фінансових правилах ЄС і як ці норми перетворюються на запитання аудитора до вашої папки із закупівлями.
На що спираються правила ЄС
Загальні правила для грантів з бюджету ЄС встановлює Регламент (ЄС, Євратом) 2024/2509 від 23 вересня 2024 року про фінансові правила, що застосовуються до загального бюджету Союзу (переглянута редакція). Текст англійською: EUR-Lex. Для закупівель бенефіціара ключові чотири норми.
- Стаття 208(1). Якщо для проєкту потрібно укласти контракт, бенефіціар може закуповувати за своїми звичайними практиками, але контракт має отримати пропозиція з найкращим співвідношенням ціни і якості (best value for money) або, де доречно, з найнижчою ціною, і при цьому треба уникати будь-якого конфлікту інтересів.
- Стаття 208(2). Для контрактів вартістю понад 60 000 євро донор може, якщо це обґрунтовано, вимагати від бенефіціара додаткових спеціальних правил. Вони мають бути пропорційними і включаються до грантової угоди.
- Стаття 61. Конфлікт інтересів існує, коли неупереджене та об’єктивне виконання функцій під загрозою через сімейні, емоційні, політичні чи національні зв’язки, економічний інтерес або інший прямий чи непрямий особистий інтерес.
- Стаття 132(4). У разі порушень або невиконання зобов’язань грант можуть зменшити пропорційно серйозності порушення.
Окремо стаття 189(3) вимагає, щоб витрати були розумними, обґрунтованими і відповідали принципу належного фінансового управління, зокрема щодо економії та ефективності. Конкретні процедури, пороги і форми документів записані у вашій грантовій угоді та її додатках, тому читайте їх першими: саме за ними працює аудитор.
Кого стосується
- громадських організацій і фондів, які отримали грант ЄС напряму або як партнер консорціуму;
- субгрантерів, яким головний бенефіціар передав частину коштів: стаття 129 вимагає, щоб треті особи, залучені до використання коштів ЄС, надавали рівноцінні права доступу для перевірок;
- менеджерів, які самі обирають постачальників тренінгових залів, обладнання, друку, консультантів;
- бухгалтерів, які оплачують рахунки і мають бачити, що закупівлю оформлено до оплати.
Що зробити і коли
- На старті проєкту випишіть з грантової угоди та додатків правила закупівель, пороги і вимоги до документів. Порівняйте з вашою внутрішньою процедурою.
- Якщо власної процедури закупівель немає, затвердіть її наказом. Стаття 208(1) дозволяє працювати за звичайними практиками, але аудитору треба показати, що ці практики існують на папері і застосовувалися однаково.
- Для кожної закупівлі ведіть досьє: потреба і технічне завдання, запит пропозицій, отримані пропозиції, критерії, протокол вибору з поясненням, договір, документи приймання.
- Перед кожним вибором отримайте від членів комісії та менеджера декларацію про відсутність конфлікту інтересів. Якщо конфлікт є, людина виходить із процесу, і це фіксується в протоколі.
- Якщо закупівля перевищує 60 000 євро, перевірте, чи не передбачила ваша угода спеціальних правил для таких контрактів.
- Відхилення від процедури (термінова потреба, єдиний постачальник) погоджуйте з донором письмово до закупівлі, а не після.
Що аудитор перевіряє насправді
| Запитання аудитора | Норма, з якої воно випливає | Що показати |
|---|---|---|
| Чи є у вас внутрішня процедура закупівель і чи застосовували її однаково? | Ст. 208(1): звичайні практики бенефіціара | Затверджене положення, однакові досьє по всіх закупівлях |
| Чому обрали саме цього постачальника? | Ст. 208(1): найкраще співвідношення ціни і якості або найнижча ціна | Порівняння пропозицій, критерії, протокол з обґрунтуванням |
| Чи немає зв’язку між постачальником і вашими людьми? | Ст. 61 і ст. 208(1): уникати конфлікту інтересів | Декларації, перевірка засновників постачальника, протокол |
| Чи дотримано спеціальних правил для великих контрактів? | Ст. 208(2): понад 60 000 євро, якщо правила є в угоді | Документи процедури за вимогами угоди |
| Чи розумна ціна? | Ст. 189(3): економія та ефективність | Ринкові пропозиції, пояснення, якщо обрали не найдешевшу |
Типові помилки і чим вони закінчуються
- Три пропозиції, зібрані після оплати. Дати пропозицій пізніші за договір видно одразу. Аудитор розцінить це як відсутність процедури.
- Протокол без пояснення. «Обрано ТОВ Х» без критеріїв не показує, що пропозиція найкраща за ціною і якістю.
- Родич у комісії. Сімейний зв’язок прямо названо у статті 61. Навіть якщо ціна була ринковою, ризик конфлікту інтересів аудитор запише.
- Дроблення закупівлі. Одну потребу ділять на кілька дрібних договорів, щоб не проходити складнішу процедуру. Аудитор складає договори з одним постачальником за період і бачить загальну суму.
- Процедура є, але інша, ніж в угоді. Якщо грантова угода встановила спеціальні правила, внутрішнє положення їх не замінює.
Наслідок за статтею 132(4): зменшення гранту пропорційно серйозності порушення. За статтею 205(1) сума гранту стає остаточною лише після затвердження фінальних звітів, а наступні аудити і перевірки все одно можливі. Якщо проблеми системні, стаття 205(2) дозволяє поширити висновки на інші гранти того самого бенефіціара за схожих умов.
Часті запитання
Чи обов’язково збирати три комерційні пропозиції в гранті ЄС?
Регламент 2024/2509 кількість пропозицій не задає: він вимагає обрати найкращу пропозицію за ціною і якістю або найнижчу ціну та уникати конфлікту інтересів. Кількість пропозицій і пороги шукайте у своїй грантовій угоді та додатках до неї.
Що таке конфлікт інтересів у закупівлях за грантом?
За статтею 61 Регламенту це ситуація, коли об’єктивність людини, яка ухвалює рішення, під загрозою через сімейні, емоційні, політичні чи національні зв’язки, економічний або інший особистий інтерес. Таку людину виключають із процесу і фіксують це документально.
Чи можуть зняти всю витрату через порушення процедури закупівлі?
Стаття 132(4) дозволяє зменшити грант пропорційно серйозності порушення. Розмір коригування визначає донор за своєю угодою і правилами, тому заздалегідь передбачити його не можна.
Як ми допомагаємо
Ми проводимо аудит і перевірку витрат грантових проєктів і до приходу донора переглядаємо закупівельні досьє: процедуру, протоколи, декларації, відповідність угоді. Дивіться аудит гранту, аудит НПО і наш матеріал про аудит гранту ЄС. Для команд проєктів ми проводимо безкоштовні вебінари для НПО. Зв’язатися з нами можна через контакти.
Підготувала Команда МК Аудит