Закупки в грантах ЕС: что на самом деле проверяет донорский аудит
Донорский аудит закупок в гранте ЕС проверяет не только то, что товар куплен и оплачен, но и то, как выбрали поставщика: действовала ли организация по своим обычным процедурам, выбрала ли предложение с лучшим соотношением цены и качества или с самой низкой ценой, и не было ли конфликта интересов. Если этого не видно из документов, расход могут признать неприемлемым или уменьшить грант.
Мы уже писали о закупках в грантовом проекте в целом. Здесь другой угол: что именно записано в финансовых правилах ЕС и как эти нормы превращаются в вопросы аудитора к вашей папке с закупками.
На что опираются правила ЕС
Общие правила для грантов из бюджета ЕС устанавливает Регламент (ЕС, Евратом) 2024/2509 от 23 сентября 2024 года о финансовых правилах, применимых к общему бюджету Союза (пересмотренная редакция). Текст на английском: EUR-Lex. Для закупок бенефициара ключевые четыре нормы.
- Статья 208(1). Если для проекта нужно заключить контракт, бенефициар может закупать по своим обычным практикам, но контракт должно получить предложение с лучшим соотношением цены и качества (best value for money) или, где уместно, с самой низкой ценой, и при этом нужно избегать любого конфликта интересов.
- Статья 208(2). Для контрактов стоимостью более 60 000 евро донор может, если это обосновано, требовать от бенефициара дополнительных специальных правил. Они должны быть пропорциональными и включаются в грантовое соглашение.
- Статья 61. Конфликт интересов существует, когда беспристрастное и объективное выполнение функций под угрозой из-за семейных, эмоциональных, политических или национальных связей, экономического интереса или другого прямого или косвенного личного интереса.
- Статья 132(4). При нарушениях или невыполнении обязательств грант могут уменьшить пропорционально серьёзности нарушения.
Отдельно статья 189(3) требует, чтобы расходы были разумными, обоснованными и соответствовали принципу надлежащего финансового управления, в частности в части экономии и эффективности. Конкретные процедуры, пороги и формы документов записаны в вашем грантовом соглашении и его приложениях, поэтому читайте их первыми: именно по ним работает аудитор.
Кого касается
- общественных организаций и фондов, получивших грант ЕС напрямую или как партнёр консорциума;
- субгрантёров, которым главный бенефициар передал часть средств: статья 129 требует, чтобы третьи лица, привлечённые к использованию средств ЕС, предоставляли равноценные права доступа для проверок;
- менеджеров, которые сами выбирают поставщиков тренинговых залов, оборудования, печати, консультантов;
- бухгалтеров, которые оплачивают счета и должны видеть, что закупка оформлена до оплаты.
Что сделать и когда
- В начале проекта выпишите из грантового соглашения и приложений правила закупок, пороги и требования к документам. Сравните с вашей внутренней процедурой.
- Если собственной процедуры закупок нет, утвердите её приказом. Статья 208(1) разрешает работать по обычным практикам, но аудитору нужно показать, что эти практики существуют на бумаге и применялись одинаково.
- По каждой закупке ведите досье: потребность и техническое задание, запрос предложений, полученные предложения, критерии, протокол выбора с пояснением, договор, документы приёмки.
- Перед каждым выбором получите от членов комиссии и менеджера декларацию об отсутствии конфликта интересов. Если конфликт есть, человек выходит из процесса, и это фиксируется в протоколе.
- Если закупка превышает 60 000 евро, проверьте, не предусмотрело ли ваше соглашение специальных правил для таких контрактов.
- Отклонения от процедуры (срочная потребность, единственный поставщик) согласовывайте с донором письменно до закупки, а не после.
Что аудитор проверяет на самом деле
| Вопрос аудитора | Норма, из которой он следует | Что показать |
|---|---|---|
| Есть ли у вас внутренняя процедура закупок и применяли ли её одинаково? | Ст. 208(1): обычные практики бенефициара | Утверждённое положение, одинаковые досье по всем закупкам |
| Почему выбрали именно этого поставщика? | Ст. 208(1): лучшее соотношение цены и качества или самая низкая цена | Сравнение предложений, критерии, протокол с обоснованием |
| Нет ли связи между поставщиком и вашими людьми? | Ст. 61 и ст. 208(1): избегать конфликта интересов | Декларации, проверка учредителей поставщика, протокол |
| Соблюдены ли специальные правила для крупных контрактов? | Ст. 208(2): более 60 000 евро, если правила есть в соглашении | Документы процедуры по требованиям соглашения |
| Разумна ли цена? | Ст. 189(3): экономия и эффективность | Рыночные предложения, пояснение, если выбрали не самое дешёвое |
Типичные ошибки и чем они заканчиваются
- Три предложения, собранные после оплаты. Даты предложений позже договора видны сразу. Аудитор расценит это как отсутствие процедуры.
- Протокол без пояснения. «Выбрано ООО Х» без критериев не показывает, что предложение лучшее по цене и качеству.
- Родственник в комиссии. Семейная связь прямо названа в статье 61. Даже если цена была рыночной, риск конфликта интересов аудитор запишет.
- Дробление закупки. Одну потребность делят на несколько мелких договоров, чтобы не проходить более сложную процедуру. Аудитор складывает договоры с одним поставщиком за период и видит общую сумму.
- Процедура есть, но другая, чем в соглашении. Если грантовое соглашение установило специальные правила, внутреннее положение их не заменяет.
Последствие по статье 132(4): уменьшение гранта пропорционально серьёзности нарушения. По статье 205(1) сумма гранта становится окончательной только после утверждения финальных отчётов, а последующие аудиты и проверки всё равно возможны. Если проблемы системные, статья 205(2) позволяет распространить выводы на другие гранты того же бенефициара на схожих условиях.
Частые вопросы
Обязательно ли собирать три коммерческих предложения в гранте ЕС?
Регламент 2024/2509 количество предложений не задаёт: он требует выбрать лучшее предложение по цене и качеству или самую низкую цену и избегать конфликта интересов. Количество предложений и пороги ищите в своём грантовом соглашении и приложениях к нему.
Что такое конфликт интересов в закупках по гранту?
По статье 61 Регламента это ситуация, когда объективность человека, принимающего решение, под угрозой из-за семейных, эмоциональных, политических или национальных связей, экономического или иного личного интереса. Такого человека исключают из процесса и фиксируют это документально.
Могут ли снять весь расход из-за нарушения процедуры закупки?
Статья 132(4) позволяет уменьшить грант пропорционально серьёзности нарушения. Размер корректировки определяет донор по своему соглашению и правилам, поэтому заранее предсказать его нельзя.
Как мы помогаем
Мы проводим аудит и проверку расходов грантовых проектов и до прихода донора просматриваем закупочные досье: процедуру, протоколы, декларации, соответствие соглашению. Смотрите аудит гранта, аудит НКО и наш материал об аудите гранта ЕС. Для команд проектов мы проводим бесплатные вебинары для НКО. Связаться с нами можно через контакты.
Подготовила Команда МК Аудит