Закупівлі у грантовому проєкті: правила донорів, документи і що перевіряє аудитор

Закупівлі, це блок, у якому аудитори донорських проєктів знаходять найбільше зауважень. Витрата може бути реальною, документально підтвердженою і потрібною проєкту, але якщо організація не змогла показати, як обирала постачальника, донор має право визнати її неприйнятною і вимагати повернення.

Причина проста: гроші донора мають витрачатися ощадливо і без конфлікту інтересів, а єдиний спосіб це довести, це процедура, зафіксована в документах. Нижче розбираємо, які правила діють, які документи потрібні і на що дивиться аудитор.

Чиї правила застосовуються

Українське законодавство про публічні закупівлі на грантові кошти неприбуткової організації зазвичай не поширюється: організація не є замовником у розумінні закону. Натомість діють правила донора, зафіксовані в грантовій угоді або в загальних умовах, на які вона посилається.

Тому перше, що варто зробити після підписання угоди, це виписати з неї закупівельні вимоги окремим документом: пороги, кількість пропозицій, формат обґрунтування, вимоги до країни походження товару, правила щодо пов’язаних осіб. Якщо організація працює з кількома донорами, у кожного проєкту буде своя таблиця порогів, і плутанина між ними, це типова причина зауважень.

Пороги і процедури

Більшість донорів будують правила за однаковою логікою: чим більша сума договору, тим складніша процедура. Типова схема виглядає так.

Рівень суми	Процедура	Що зберігати
Дрібні витрати	Пряма закупівля без збору пропозицій	Рахунок, акт або накладна, платіжний документ
Середні суми	Порівняння щонайменше трьох пропозицій	Запити, отримані пропозиції, порівняльна таблиця, обґрунтування вибору
Великі суми	Тендер з оголошенням і тендерною документацією	Оголошення, документація, протокол комісії, повідомлення учасникам, договір

Конкретні межі встановлює донор, і вони суттєво різняться. Головне правило: пороги перевіряються за загальною сумою предмета закупівлі в межах проєкту, а не за окремим платежем. Розбиття однієї потреби на кілька дрібних договорів, щоб уникнути конкурентної процедури, донори кваліфікують як порушення навіть тоді, коли ціна ринкова.

Обґрунтування вибору

Найдешевша пропозиція не завжди має бути обраною, але вибір іншої потребує пояснення. Прийнятні критерії, це співвідношення ціни та якості, строки постачання, технічна відповідність, досвід виконавця. Ці критерії мають бути описані до збору пропозицій, а не після.

Практично достатньо однієї сторінки: перелік запрошених постачальників, отримані ціни, критерії, підсумкова оцінка і підпис відповідальної особи або протокол комісії. Такий документ закриває більшість запитань аудитора.

Конфлікт інтересів

Донори вимагають, щоб закупівля не проводилася у пов’язаних осіб: членів правління, працівників, їхніх родичів, компаній, де ті мають частку. Якщо такий постачальник об’єктивно єдиний можливий, це погоджується з донором письмово до укладення договору.

Практика, яка допомагає: декларація про відсутність конфлікту інтересів, підписана членами комісії з відбору за кожною закупівлею вище порогу. Це один аркуш, який знімає окремий блок питань під час перевірки.

Що перевіряє аудитор

• чи відповідає фактична процедура порогу, встановленому донором для цієї суми;
• чи є докази конкурентності: запити, пропозиції з датами, порівняння;
• чи обґрунтовано вибір, якщо обрано не найдешевшу пропозицію;
• чи договір відповідає обраній пропозиції за ціною, обсягом і строками;
• чи товар або послуга фактично отримані: акт, накладна, для обладнання, наявність і маркування;
• чи немає ознак пов’язаності між організацією і постачальником;
• чи закупівля передбачена бюджетом проєкту і, для проєктів технічної допомоги, планом закупівлі.

Для проєктів МТД останній пункт критичний: відхилення від зареєстрованого плану створює ще й податковий ризик, про що ми пишемо у статті про аудит бенефіціара міжнародної технічної допомоги.

Типові зауваження

• договір укладено без збору пропозицій, хоча сума перевищує поріг;
• пропозиції зібрані «заднім числом», дати листів пізніші за дату договору;
• три пропозиції отримані від пов’язаних між собою компаній;
• обрано не найдешевшу пропозицію без письмового обґрунтування;
• потребу розбито на кілька договорів, щоб залишитися нижче порогу;
• договір є, але акта виконаних робіт немає, послуга підтверджена лише рахунком;
• обладнання оплачено, але не знайдено під час огляду і не оприбутковано.

Як організувати роботу, щоб не було зауважень

Робочий підхід, це папка на кожну закупівлю вище порогу з повним комплектом: запит, пропозиції, порівняння, декларація про конфлікт інтересів, договір, акт, платіж. Папка формується під час закупівлі, а не перед аудитом. У бухгалтерії витрата отримує аналітику проєкту і статті бюджету одразу при проведенні, як описано у статті про облік грантів по проєктах.

Другий елемент, це внутрішнє положення про закупівлі, затверджене правлінням, з порогами і процедурами. Донори сприймають його як ознаку зрілості організації, а під час capacity assessment його наявність часто є окремим питанням анкети.

МК Аудит перевіряє закупівлі донорських проєктів з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Ми готуємо звіти українською та англійською і за потреби у шаблоні донора. Якщо ви хочете перевірити закупівлі проєкту до того, як це зробить донор, залиште заявку: комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.