Втрата первинних документів: 5 днів на повідомлення ДПС і 90 днів на відновлення
Якщо первинні документи втрачено, пошкоджено або знищено раніше строку, організація має письмово повідомити податкову за місцем обліку протягом 5 днів з дня події і відновити документи протягом 90 календарних днів. Для тих, хто працював на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях, діє окремий порядок: повідомлення в довільній формі і можливе звільнення від перевірок за відповідні періоди.
ДПС у Дніпропетровській області 6 липня 2026 року нагадала обидва порядки. Для НПО тема подвійна: крім податкової, документи шукатиме донор і аудитор проєкту. Нижче пояснюємо, що діє за Податковим кодексом, що подати і як не втратити підтвердження витрат перед донором.
Що змінилося
Норми не нові, ДПС зібрала їх в одному роз’ясненні: ГУ ДПС у Дніпропетровській області. Ми звірили його з чинною редакцією Податкового кодексу на zakon.rada.gov.ua.
Загальний порядок (п. 44.5 ПКУ). У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник протягом п’яти днів з дня події письмово повідомляє контролюючий орган за місцем обліку. Повідомлення подається в порядку, встановленому для податкової звітності, разом з документами, що підтверджують подію. Відновити втрачені документи треба протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення. Якщо повідомлення подано вчасно і перевірку неможливо провести через втрату документів, її строки переносяться до дати відновлення, але не більше ніж на 120 днів. Виняток становлять перевірки за ст. 200 ПКУ.
Якщо не відновили. Якщо документи не відновлено або їх повторно втрачено після використання права на відновлення, вважається, що їх не було на час складання звітності. Те саме правило діє, коли документи не надано перевіряючим під час перевірки (п. 44.6 ПКУ), крім випадків виїмки правоохоронними органами.
Зони бойових дій і окуповані території (пп. 69.28 підрозділу 10 розділу XX ПКУ). Платник, який провадив діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях і не може пред’явити первинні документи, подає повідомлення в довільній формі, підписане керівником і головним бухгалтером. У ньому зазначають обставини, податкові періоди і загальний перелік документів, за можливості з реквізитами. Дані звітності за ці періоди не можуть бути поставлені під сумнів лише через відсутність первинки. Якщо подано повідомлення про втрату документів, організація не підлягає перевірці за зазначені періоди, у тому числі після завершення воєнного стану.
Кого стосується
- НПО і компаній, у яких документи постраждали від обстрілу, пожежі, затоплення або іншої події;
- організацій, які мали офіс, склад чи архів на територіях бойових дій або на тимчасово окупованих територіях;
- грантових НПО, у яких оригінали актів, накладних і відомостей зберігалися в одному місці;
- організацій, у яких документи зникли разом з бухгалтером або попереднім керівником.
| Питання | Загальний порядок, п. 44.5 ПКУ | Бойові дії і окуповані території, пп. 69.28 |
|---|---|---|
| Строк повідомлення | 5 днів з дня події | Окремого строку в нормі немає |
| Форма | Письмове повідомлення в порядку подання звітності з документами про подію | Довільна, підписи керівника і головного бухгалтера |
| Відновлення | 90 календарних днів | Строку відновлення норма не встановлює |
| Перевірки | Переносяться до відновлення, не більше 120 днів | Мораторій або звільнення від перевірок за зазначені періоди |
| Якщо документів так і немає | Вважається, що їх не було | Показники звітності не можна заперечити лише через відсутність первинки |
Що зробити і до якого строку
- У день події скласти акт: що сталося, які документи постраждали, за які періоди. Зберегти докази події: довідки ДСНС, поліції, органу місцевої влади, фото.
- Протягом 5 днів подати письмове повідомлення до податкової за місцем обліку з копіями документів про подію. Якщо діяльність велася в зоні бойових дій або на окупованій території, оцінити, чи підходить порядок пп. 69.28, і подати повідомлення в довільній формі.
- Протягом 90 календарних днів відновити документи: запросити копії у контрагентів, банку, донора, відновити регістри з бухгалтерської програми і електронних кабінетів.
- Юридичним особам провести інвентаризацію станом на 1 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів, і відобразити її результати в обліку того періоду. Про це окремо нагадує ДПС.
- Письмово повідомити донора, якщо постраждали документи грантового проєкту, і погодити, якими доказами можна підтвердити витрати.
Типові помилки і ризики
- Пропустили 5 днів. Перенесення перевірки на строк до 120 днів працює лише тоді, коли повідомлення подано в порядку і строки п. 44.5 ПКУ.
- Повідомили, але не відновили. Після 90 днів без відновлення документи вважаються відсутніми. Під загрозою витрати і показники звітності.
- Застосували пп. 69.28 без зв’язку з бойовими діями. Втрата, не пов’язана з бойовими діями або окупацією, такого права не дає. Хто застосував порядок безпідставно, вважається таким, що ухиляється від сплати податків.
- Забули про донора. Податкова норма не зобов’язує донора визнати витрати без документів. Умови підтвердження витрат визначає грантова угода.
- Єдиний примірник без копій. Відсутність електронних копій або сканів робить відновлення довгим і не завжди можливим.
Що перевірить аудитор і донор
Аудитор проєкту перевіряє, чи підтверджено кожну витрату документами. Якщо оригіналів немає, ми дивимося на повідомлення до податкової, акт про подію, відновлені копії, банківські виписки і підтвердження від контрагентів. Без достатніх доказів аудитор не може підтвердити витрату, і донор може визнати її неприйнятною. Тому відновлення документів і листування з донором треба вести паралельно з податковими кроками.
Часті запитання
Скільки днів є на повідомлення податкової про втрату первинних документів?
П’ять днів з дня події за п. 44.5 ПКУ. Повідомлення подають письмово до податкової за місцем обліку разом з документами, що підтверджують подію.
Скільки часу дається на відновлення втрачених документів?
90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до податкової. Перевірку на цей час можуть перенести, але не більше ніж на 120 днів.
Що робити, якщо документи залишилися на окупованій території?
За пп. 69.28 підрозділу 10 розділу XX ПКУ подати до податкової повідомлення в довільній формі, підписане керівником і головним бухгалтером, з обставинами, періодами і переліком документів. Якщо податкова відмовить, вона має видати вмотивоване рішення не пізніше місяця з дня отримання повідомлення.
Як ми допомагаємо
Ми відновлюємо облік за періоди, коли документи втрачено, допомагаємо скласти повідомлення до податкової і зібрати альтернативні докази для донора. Дивіться відновлення обліку громадської організації, відновлення обліку і аудит гранту. Для бухгалтерів НПО ми проводимо безкоштовні вебінари для НПО.
Підготувала Команда МК Аудит