Утрата первичных документов: 5 дней на сообщение в ГНС и 90 дней на восстановление

Если первичные документы утеряны, повреждены или уничтожены раньше срока, организация должна письменно сообщить в налоговую по месту учёта в течение 5 дней со дня события и восстановить документы в течение 90 календарных дней. Для тех, кто работал на территориях активных боевых действий или на временно оккупированных территориях, действует отдельный порядок: сообщение в произвольной форме и возможное освобождение от проверок за соответствующие периоды.

ГНС в Днепропетровской области 6 июля 2026 года напомнила оба порядка. Для НПО тема двойная: кроме налоговой, документы будет искать донор и аудитор проекта. Ниже объясняем, что действует по Налоговому кодексу, что подать и как не потерять подтверждение расходов перед донором.

Что изменилось

Нормы не новые, ГНС собрала их в одном разъяснении: ГУ ГНС в Днепропетровской области. Мы сверили его с действующей редакцией Налогового кодекса на zakon.rada.gov.ua.

Общий порядок (п. 44.5 НКУ). В случае утраты, повреждения или досрочного уничтожения документов плательщик в течение пяти дней со дня события письменно сообщает контролирующему органу по месту учёта. Сообщение подаётся в порядке, установленном для налоговой отчётности, вместе с документами, подтверждающими событие. Восстановить утерянные документы нужно в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днём поступления сообщения. Если сообщение подано вовремя и проверку невозможно провести из-за утраты документов, её сроки переносятся до даты восстановления, но не более чем на 120 дней. Исключение составляют проверки по ст. 200 НКУ.

Если не восстановили. Если документы не восстановлены или повторно утеряны после использования права на восстановление, считается, что их не было на момент составления отчётности. То же правило действует, когда документы не предоставлены проверяющим во время проверки (п. 44.6 НКУ), кроме случаев выемки правоохранительными органами.

Зоны боевых действий и оккупированные территории (пп. 69.28 подраздела 10 раздела XX НКУ). Плательщик, который вёл деятельность на территориях активных боевых действий или на временно оккупированных территориях и не может предъявить первичные документы, подаёт сообщение в произвольной форме, подписанное руководителем и главным бухгалтером. В нём указывают обстоятельства, налоговые периоды и общий перечень документов, по возможности с реквизитами. Данные отчётности за эти периоды не могут быть поставлены под сомнение только из-за отсутствия первички. Если подано сообщение об утрате документов, организация не подлежит проверке за указанные периоды, в том числе после завершения военного положения.

Кого касается

• НПО и компаний, у которых документы пострадали от обстрела, пожара, затопления или другого события;
• организаций, у которых офис, склад или архив находились на территориях боевых действий или на временно оккупированных территориях;
• грантовых НПО, у которых оригиналы актов, накладных и ведомостей хранились в одном месте;
• организаций, у которых документы пропали вместе с бухгалтером или предыдущим руководителем.

Что сделать и до какого срока

1. В день события составить акт: что произошло, какие документы пострадали, за какие периоды. Сохранить доказательства события: справки ГСЧС, полиции, органа местной власти, фото.
2. В течение 5 дней подать письменное сообщение в налоговую по месту учёта с копиями документов о событии. Если деятельность велась в зоне боевых действий или на оккупированной территории, оценить, подходит ли порядок пп. 69.28, и подать сообщение в произвольной форме.
3. В течение 90 календарных дней восстановить документы: запросить копии у контрагентов, банка, донора, восстановить регистры из бухгалтерской программы и электронных кабинетов.
4. Юридическим лицам провести инвентаризацию по состоянию на 1 число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия доступа к активам, первичным документам и регистрам, и отразить её результаты в учёте этого периода. Об этом отдельно напоминает ГНС.
5. Письменно сообщить донору, если пострадали документы грантового проекта, и согласовать, какими доказательствами можно подтвердить расходы.

Типичные ошибки и риски

• Пропустили 5 дней. Перенос проверки на срок до 120 дней работает только тогда, когда сообщение подано в порядке и сроки п. 44.5 НКУ.
• Сообщили, но не восстановили. После 90 дней без восстановления документы считаются отсутствующими. Под угрозой расходы и показатели отчётности.
• Применили пп. 69.28 без связи с боевыми действиями. Утрата, не связанная с боевыми действиями или оккупацией, такого права не даёт. Кто применил порядок безосновательно, считается уклоняющимся от уплаты налогов.
• Забыли о доноре. Налоговая норма не обязывает донора признать расходы без документов. Условия подтверждения расходов определяет грантовое соглашение.
• Единственный экземпляр без копий. Отсутствие электронных копий или сканов делает восстановление долгим и не всегда возможным.

Что проверит аудитор и донор

Аудитор проекта проверяет, подтверждён ли каждый расход документами. Если оригиналов нет, мы смотрим на сообщение в налоговую, акт о событии, восстановленные копии, банковские выписки и подтверждения от контрагентов. Без достаточных доказательств аудитор не может подтвердить расход, и донор может признать его неприемлемым. Поэтому восстановление документов и переписку с донором нужно вести параллельно с налоговыми шагами.

Частые вопросы

Как мы помогаем

Мы восстанавливаем учёт за периоды, когда документы утеряны, помогаем составить сообщение в налоговую и собрать альтернативные доказательства для донора. Смотрите восстановление учёта общественной организации, восстановление учёта и аудит гранта. Для бухгалтеров НПО мы проводим бесплатные вебинары для НПО.

Подготовила Команда МК Аудит