Які політики НПО донор перевіряє першими: точки внутрішнього контролю
Донор і аудитор першими перевіряють ті політики НПО, від яких залежить, чи можна довіряти цифрам у звіті: облікову політику, положення про закупівлі, політику щодо конфлікту інтересів, розподіл повноважень і право підпису, порядок оплати праці з таймшитами, облік майна та зберігання документів. Якщо ці документи є і реально працюють, перевірка витрат іде спокійніше; якщо їх немає, аудитор розширює вибірку.
Як донор оцінює спроможність організації ще до підписання гранту, ми розповідали в статті оцінка спроможності НПО донором. Тут дивимося з іншого боку: які точки контролю аудитор тестує під час проєкту і що показує, що політика не лише написана, а й виконується.
На що спираються вимоги
В українському законі обов’язок мати внутрішній контроль прямо записано в статті 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (zakon.rada.gov.ua). Організація самостійно визначає облікову політику, розробляє систему і форми внутрішньогосподарського обліку, звітності і контролю, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів і затверджує правила документообороту. Керівник зобов’язаний створити умови для правильного ведення обліку і забезпечити виконання всіма підрозділами правомірних вимог бухгалтера щодо оформлення первинних документів.
У грантах ЄС до цього додаються норми Регламенту (ЄС, Євратом) 2024/2509 (EUR-Lex): стаття 61 вимагає вживати заходів, щоб запобігти конфлікту інтересів; стаття 208 дозволяє закуповувати за звичайними практиками бенефіціара за умови найкращого співвідношення ціни і якості та уникнення конфлікту інтересів; стаття 189(3) вимагає, щоб витрати були відображені в обліку за звичайною практикою обліку витрат бенефіціара; стаття 129 зобов’язує надати доступ для перевірок. Тобто донор спирається саме на ваші внутрішні правила, і тому перевіряє їх першими.
Кого стосується
- громадських організацій і фондів, які готуються до першого великого гранту або аудиту;
- організацій, що виросли з волонтерської ініціативи і досі працюють без письмових процедур;
- керівників, які відповідають за організацію обліку за статтею 8 закону;
- бухгалтерів, яким потрібна опора, щоб вимагати від менеджерів правильних документів.
Що зробити
- Складіть перелік чинних політик і перевірте, чи кожна затверджена наказом або рішенням органу управління, з датою і підписом.
- Звірте політики з грантовими угодами. Якщо угода вимагає суворіших правил, ніж ваше положення, допишіть їх або затвердіть додаток для конкретного проєкту.
- Для кожної політики визначте, хто відповідає за її виконання, і який документ це підтверджує: протокол, декларація, таймшит, акт інвентаризації.
- Проведіть внутрішню перевірку на кількох операціях: візьміть закупівлю, виплату зарплати і авансовий звіт і пройдіть їх від запиту до оплати.
- Ознайомте працівників з політиками під підпис і повторюйте це для нових людей.
- Переглядайте політики щороку і після кожного аудиту, враховуючи зауваження аудитора.
Для невеликої організації, де працює кілька людей, повний розподіл функцій буває неможливим. Тоді компенсуйте це іншими контролями: другий підпис члена правління на великих платежах, щомісячний перегляд банківської виписки керівником, звірка з бухгалтером на аутсорсингу. Донору важливо бачити, що ризик помічено і для нього є відповідь.
Точки внутрішнього контролю, які тестують першими
| Політика або процедура | Що перевіряє аудитор | Доказ, що вона працює |
|---|---|---|
| Облікова політика | Чи є методи визнання грантів і розподілу спільних витрат, чи застосовуються однаково | Наказ, розрахунки розподілу, однакові проведення за періоди |
| Положення про закупівлі | Чи обирають постачальника за процедурою і з обґрунтуванням | Досьє закупівель з пропозиціями і протоколами |
| Конфлікт інтересів | Чи декларують зв’язки і чи виходять з рішень за наявності конфлікту | Підписані декларації, записи в протоколах |
| Розподіл повноважень і право підпису | Чи не одна людина ініціює, погоджує, оплачує і обліковує | Наказ про право підпису, ліміти, два підписи в банку |
| Оплата праці і таймшити | Чи підтверджено час роботи на проєкт і чи збігається він з нарахуваннями | Таймшити з підписами, накази, розрахункові відомості |
| Аванси і відрядження | Чи звітують вчасно і чи підтверджені витрати | Авансові звіти з документами, контроль строків |
| Облік майна | Чи є обладнання, куплене за гранти, і чи воно використовується за призначенням | Інвентарні картки, акти інвентаризації, маркування |
| Документообіг і архів | Чи можна знайти документ за будь-яку операцію | Правила документообороту, опис архіву, резервні копії |
Типові слабкі місця
- Політика скопійована з шаблону. У положенні про закупівлі пороги і комісія, яких в організації ніколи не було. Аудитор бачить розрив між текстом і практикою, і це гірше, ніж простіша, але виконувана процедура.
- Усе робить одна людина. Директор обирає постачальника, підписує договір, акт і платіжку. Без розподілу функцій помилку або зловживання ніхто не помітить.
- Декларації про конфлікт інтересів підписують раз на рік «про всяк випадок». Декларація має стосуватися конкретного рішення, інакше вона нічого не доводить.
- Політики є, але працівники про них не знають. Аудитор питає менеджера, як обирають підрядника, і відповідь не збігається з положенням.
- Після аудиту нічого не змінюється. Ті самі зауваження в листі керівництву з року в рік донор сприймає як ознаку слабкого управління.
Почніть з трьох документів, без яких аудит гранту майже завжди розширюється: облікова політика, положення про закупівлі з політикою конфлікту інтересів і наказ про розподіл повноважень та право підпису.
Часті запитання
Які політики обов’язково мати громадській організації для гранту?
Закон про бухоблік вимагає облікову політику, систему внутрішнього контролю, права на підписання документів і правила документообороту. Решту визначає донор у грантовій угоді, найчастіше це закупівлі, конфлікт інтересів, оплата праці і облік майна.
Що таке внутрішній контроль у НПО простими словами?
Це правила і перевірки, які не дають одній людині самостійно провести операцію від початку до кінця і забезпечують, що кожна витрата погоджена, задокументована і правильно відображена в обліку.
Чи можна використати шаблон політики від донора?
Можна як основу, але адаптуйте його до реальної структури і процесів організації. Аудитор перевіряє не наявність документа, а те, чи виконується написане.
Як ми допомагаємо
Ми допомагаємо НПО розробити або переглянути облікову політику і внутрішні процедури під вимоги донорів, а під час аудиту тестуємо точки контролю на реальних операціях. Дивіться аудит НПО, підготовку НПО до аудиту і облік НПО. Для керівників і бухгалтерів ми проводимо безкоштовні вебінари для НПО. Напишіть нам через контакти.
Підготувала Команда МК Аудит