Какие политики НКО донор проверяет первыми: точки внутреннего контроля
Донор и аудитор первыми проверяют те политики НКО, от которых зависит, можно ли доверять цифрам в отчёте: учётную политику, положение о закупках, политику в отношении конфликта интересов, распределение полномочий и право подписи, порядок оплаты труда с таймшитами, учёт имущества и хранение документов. Если эти документы есть и реально работают, проверка расходов идёт спокойнее; если их нет, аудитор расширяет выборку.
Как донор оценивает потенциал организации ещё до подписания гранта, мы рассказывали в статье оценка потенциала НКО донором. Здесь смотрим с другой стороны: какие точки контроля аудитор тестирует во время проекта и что показывает, что политика не только написана, но и выполняется.
На что опираются требования
В украинском законе обязанность иметь внутренний контроль прямо записана в статье 8 Закона «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» (zakon.rada.gov.ua). Организация самостоятельно определяет учётную политику, разрабатывает систему и формы внутрихозяйственного учёта, отчётности и контроля, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов и утверждает правила документооборота. Руководитель обязан создать условия для правильного ведения учёта и обеспечить выполнение всеми подразделениями правомерных требований бухгалтера по оформлению первичных документов.
В грантах ЕС к этому добавляются нормы Регламента (ЕС, Евратом) 2024/2509 (EUR-Lex): статья 61 требует принимать меры, чтобы предотвратить конфликт интересов; статья 208 разрешает закупать по обычным практикам бенефициара при условии лучшего соотношения цены и качества и избежания конфликта интересов; статья 189(3) требует, чтобы расходы были отражены в учёте по обычной практике учёта расходов бенефициара; статья 129 обязывает предоставить доступ для проверок. То есть донор опирается именно на ваши внутренние правила и поэтому проверяет их первыми.
Кого касается
- общественных организаций и фондов, которые готовятся к первому крупному гранту или аудиту;
- организаций, выросших из волонтёрской инициативы и до сих пор работающих без письменных процедур;
- руководителей, которые отвечают за организацию учёта по статье 8 закона;
- бухгалтеров, которым нужна опора, чтобы требовать от менеджеров правильных документов.
Что сделать
- Составьте перечень действующих политик и проверьте, утверждена ли каждая приказом или решением органа управления, с датой и подписью.
- Сверьте политики с грантовыми соглашениями. Если соглашение требует более строгих правил, чем ваше положение, допишите их или утвердите приложение для конкретного проекта.
- Для каждой политики определите, кто отвечает за её выполнение и какой документ это подтверждает: протокол, декларация, таймшит, акт инвентаризации.
- Проведите внутреннюю проверку на нескольких операциях: возьмите закупку, выплату зарплаты и авансовый отчёт и пройдите их от запроса до оплаты.
- Ознакомьте работников с политиками под подпись и повторяйте это для новых людей.
- Пересматривайте политики ежегодно и после каждого аудита, учитывая замечания аудитора.
Для небольшой организации, где работает несколько человек, полное распределение функций бывает невозможным. Тогда компенсируйте это другими контролями: вторая подпись члена правления на крупных платежах, ежемесячный просмотр банковской выписки руководителем, сверка с бухгалтером на аутсорсинге. Донору важно видеть, что риск замечен и на него есть ответ.
Точки внутреннего контроля, которые тестируют первыми
| Политика или процедура | Что проверяет аудитор | Доказательство, что она работает |
|---|---|---|
| Учётная политика | Есть ли методы признания грантов и распределения общих расходов, применяются ли одинаково | Приказ, расчёты распределения, одинаковые проводки за периоды |
| Положение о закупках | Выбирают ли поставщика по процедуре и с обоснованием | Досье закупок с предложениями и протоколами |
| Конфликт интересов | Декларируют ли связи и выходят ли из решений при наличии конфликта | Подписанные декларации, записи в протоколах |
| Распределение полномочий и право подписи | Не один ли человек инициирует, согласовывает, оплачивает и учитывает | Приказ о праве подписи, лимиты, две подписи в банке |
| Оплата труда и таймшиты | Подтверждено ли время работы на проект и совпадает ли оно с начислениями | Таймшиты с подписями, приказы, расчётные ведомости |
| Авансы и командировки | Отчитываются ли вовремя и подтверждены ли расходы | Авансовые отчёты с документами, контроль сроков |
| Учёт имущества | Есть ли оборудование, купленное за гранты, и используется ли по назначению | Инвентарные карточки, акты инвентаризации, маркировка |
| Документооборот и архив | Можно ли найти документ по любой операции | Правила документооборота, опись архива, резервные копии |
Типичные слабые места
- Политика скопирована из шаблона. В положении о закупках пороги и комиссия, которых в организации никогда не было. Аудитор видит разрыв между текстом и практикой, и это хуже, чем более простая, но выполнимая процедура.
- Всё делает один человек. Директор выбирает поставщика, подписывает договор, акт и платёжку. Без распределения функций ошибку или злоупотребление никто не заметит.
- Декларации о конфликте интересов подписывают раз в год «на всякий случай». Декларация должна касаться конкретного решения, иначе она ничего не доказывает.
- Политики есть, но работники о них не знают. Аудитор спрашивает менеджера, как выбирают подрядчика, и ответ не совпадает с положением.
- После аудита ничего не меняется. Одни и те же замечания в письме руководству из года в год донор воспринимает как признак слабого управления.
Начните с трёх документов, без которых аудит гранта почти всегда расширяется: учётная политика, положение о закупках с политикой конфликта интересов и приказ о распределении полномочий и праве подписи.
Частые вопросы
Какие политики обязательно иметь общественной организации для гранта?
Закон о бухучёте требует учётную политику, систему внутреннего контроля, права на подписание документов и правила документооборота. Остальное определяет донор в грантовом соглашении, чаще всего это закупки, конфликт интересов, оплата труда и учёт имущества.
Что такое внутренний контроль в НКО простыми словами?
Это правила и проверки, которые не дают одному человеку самостоятельно провести операцию от начала до конца и обеспечивают, что каждый расход согласован, задокументирован и правильно отражён в учёте.
Можно ли использовать шаблон политики от донора?
Можно как основу, но адаптируйте его к реальной структуре и процессам организации. Аудитор проверяет не наличие документа, а то, выполняется ли написанное.
Как мы помогаем
Мы помогаем НКО разработать или пересмотреть учётную политику и внутренние процедуры под требования доноров, а во время аудита тестируем точки контроля на реальных операциях. Смотрите аудит НКО, подготовку НКО к аудиту и учёт НКО. Для руководителей и бухгалтеров мы проводим бесплатные вебинары для НКО. Напишите нам через контакты.
Подготовила Команда МК Аудит