Зарплата в Україні для іноземної компанії: що треба знати

Іноземні компанії, які тримають команду в Україні, зазвичай знайомляться із зарплатою болісно: материнська компанія вважає це щомісячним переказом, а українське законодавство вважає це регульованим процесом із фіксованими датами, трьома окремими податками і квартальною звітністю. Нижче те, що справді діє, у порядку впливу на гроші і на ризик.

Три складові української зарплати

Відправна точка це нарахована зарплата в трудовому договорі. До неї чіпляються три речі:

• Податок на доходи фізичних осіб, 18 %, утримується із нарахованої суми працівника.
• Військовий збір, 5 %, теж утримується з працівника. Ставка діє з 1 грудня 2024 року і триває протягом воєнного стану і три роки після його завершення.
• Єдиний соціальний внесок, 22 %, сплачує роботодавець зверху, а не утримує з працівника.

Отже, нарахування 100 означає приблизно 77 на картці працівника і приблизно 122, які виходять із компанії. Планувати бюджет треба від 122, а не від 100: це найпоширеніша помилка в кошторисі першого року.

Дати виплати це не питання внутрішньої політики

Зарплата виплачується не рідше двох разів на місяць, із проміжком не більше шістнадцяти календарних днів, і не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який нарахована. Щомісячна виплата, звична в багатьох країнах, в Україні є порушенням незалежно від того, чи згодні на це працівники.

Податки і внесок перераховуються в день виплати зарплати, а не наприкінці місяця. Якщо виплата йде двома частинами, зобов’язання виникають щодо кожної.

Звітність

Роботодавець подає об’єднану звітність з єдиного внеску, податку на доходи і військового збору з додатком, у якому доходи і податки розписані по кожній особі. Подається щоквартально, і персональні дані в ній мають збігатися з фактично виплаченим. Розбіжності між звітом і банківськими виписками це перше, що звіряє перевірка.

Що підряднику потрібно від вас щомісяця

Зарплата ніколи не передається повністю, бо половина вхідних даних народжується всередині компанії:

• Хто працював і скільки: табель, відсутності, відрядження.
• Зміни: прийоми, звільнення, зміни окладів, нові посади, з датами набрання чинності.
• Змінна частина: премії, понаднормові, надбавки і хто їх затвердив.
• Лікарняні і заяви на відпустку в міру надходження, а не в останній день місяця.

Робочий ритм це коротка дата відсічення в кожному періоді. Усе, що прийшло після неї, іде в наступний розрахунок.

Три помилки, які іноземні власники роблять найчастіше

Виплата раз на місяць. Описано вище, і це найлегше порушення для доведення: воно видно з банківської виписки.

Робота з ФОПами як зі штатом. Залучати фізичних осіб-підприємців законно, але якщо відносини за суттю схожі на трудові (фіксований графік, робоче місце, підпорядкування, щомісячна однакова сума), їх можуть перекваліфікувати з донарахуванням податків і штрафів за весь період. Це варто перевірити з юристом до масштабування моделі, а не після.

Ігнорування військового обліку. Роботодавець веде військовий облік працівників і повідомляє ТЦК про зміни. Компанії з іноземним капіталом часто дізнаються про цей обов’язок лише тоді, коли перевірка просить показати справи.

Персональні дані

Передаючи зарплату підряднику, ви передаєте персональні дані працівників. Це оформлюється письмово: умови обробки, перелік осіб з доступом і що відбувається з даними після завершення співпраці. Груповий аудитор про це запитає, тому дешевше мати це з першого дня.

Як це влаштовано в нас

Ми ведемо аутсорсинг розрахунку заробітної плати для представництв, компаній з іноземним капіталом і НПО, зі звітністю і листуванням англійською. Якщо разом із цим треба вести кадрові документи, це кадрове адміністрування, і його зазвичай беруть разом із зарплатою, бо табель потрібен обом ділянкам. Якщо документи давно не перевіряли, почніть із кадрового аудиту.